モバイル・デバイスからの経費精算書の発行方法

iPhoneやiPadなどのモバイル・デバイスを使用して、現金トランザクションとコーポレート・カード・トランザクションの両方を含む経費精算書を作成および発行できます。現金トランザクションには、現金、小切手または個人クレジット・カードによるビジネス経費の支払が含まれます。

ビジネス・ユニットで有効になっている場合は、モバイル・アプリケーションで経費精算書を発行する際に、「支払方法」オプションを使用して優先支払方法を選択できます。このオプションは、「精算書の発行」画面の「作成」セクションで使用できます。

モバイル・アプリケーションで経費を追加または変更する際に、経費の追加または「経費の編集」画面の「テンプレート」フィールドを使用して、経費テンプレートを選択または変更します。このフィールドには、ビジネス・ユニットで使用可能なすべてのテンプレートがリストされます。デフォルトでは、最後に使用された経費テンプレートが表示されます。ただし、経費を初めて追加する場合、デフォルト値はビジネス・ユニットに定義された経費テンプレートになります。

経費精算書を発行する際には、モバイル・デバイスからPDF形式またはイメージで領収書をアップロードできます。経費精算書を発行する前に、添付されたPDFファイルをプレビューすることもできます。たとえば、出張の航空運賃、ホテルおよびレンタカーのPDF領収書を受け取ったとします。スクリーン・ショットを撮って領収書をアップロードするかわりに、モバイル・デバイスからPDF領収書をアップロードできます。

ノート:

領収書を紛失したか、手元にない場合は、領収書なしで経費精算書を発行できます。これができるのは、会社のポリシーで領収書なしの経費精算書の発行が許可されている場合のみです。経費精算書の発行時に、「領収書なし」チェック・ボックスを選択し、「理由」フィールドに領収書を添付していない理由を入力します。欠落している領収書は後で添付するか、Eメールで送信できます。

モバイル・デバイスから経費精算書を発行すると、次のようになる場合があります。

情報が欠落しているかエラーがある経費項目が経費の発行画面に表示されない。
経費精算書を発行して検証に失敗した場合、経費精算書がWebアプリケーションのドラフトとして「保存済」になる。

モバイル・アプリケーションから経費を発行する際には、すべての検証に成功すると、経費精算書が正常に発行されます。情報が欠落しているか無効なまま経費精算書を発行すると、経費Webアプリケーションによって、「保存済」ステータスで経費精算書が保存されます。

経費モバイル・アプリケーションを使用して、以前に送信された経費精算書を取り下げ、編集して再発行できます。承認者によって否認された経費精算書または監査者によって差し戻された経費精算書を編集および再発行することもできます。詳細は、このトピックの「経費精算書の取下げ、編集および再発行」の項を参照してください。

欠落した情報がある経費項目

経費の発行画面には、エラーがなく情報が欠落していない経費項目のみが表示されます。経費の発行画面に経費が表示されない理由の例を次に示します:

該当するビジネス・ユニットで必須の摘要が入力されていない経費
事由が入力されていない経費
プロジェクト・ユーザーで必須のプロジェクトおよびタスク情報が入力されていない経費

これらのエラーをなくすには、欠落している情報を指定する必要があります。

ヒント:

エラーがあるか情報が欠落している経費を、欠落している情報を指定せずにExpenses Webアプリケーションにアップロードできます。

「保存済」ステータスの経費精算書

次の条件を満たす場合は、情報が無効か欠落している経費精算書をモバイル・デバイスから発行すると、経費Webベース・アプリケーションに「保存済」ステータスで経費精算書が保存されます。

経費精算書に許容制限を超えるポリシー違反があり、かつ会社ポリシーでポリシー違反の発生時に経費精算書の発行を禁止するよう設定されている場合。
経費タイプで項目化が必要な場合。
経費に選択された経費タイプが、選択された日付に適用できない場合。
必要な領収書をイメージ形式で添付しないと経費精算書を発行できないという会社ポリシーがある場合。
経費Webベース・アプリケーションに1つ以上の経費のコスト・センターが存在しておらず、かつコスト・センター勘定が自動作成されない場合。
Expensesに割り当てられたプロジェクトが無効な場合。
経費項目に必須の付加フレックスフィールドがない場合。
経費項目に必須の税金フィールドがない場合。
経費項目に必須のカテゴリ固有のフィールドがない場合。

経費精算書の取下げ、編集および再発行

以前に発行された経費精算書を取り下げる手順は、次のとおりです。

モバイル経費アプリケーションのホーム画面で「履歴」をクリックし、取り下げる経費精算書を選択します。
選択した経費精算書の「レポートの表示」画面で、「取下げ」をクリックします。
ノート: 「取下げ」オプションは、発行済だがステータスが「支払処理の準備完了」に達していない経費精算書(経費監査者によってまだ承認されていないことを意味します)に対してのみ表示されます。また、すでに取り下げられている経費精算書には表示されません。
取下げを確認するために表示される警告メッセージで「はい」をクリックします。
精算書が「発行済レポート」画面に「取下済」ステータスで表示されます。
取り下げられた精算書を再送信するには、それを選択して「再送信」をクリックします。

差戻しまたは否認された経費精算書を編集する手順は、次のとおりです。

モバイル経費アプリケーションのホーム画面で「履歴」をクリックし、否認または差戻しされた精算書を選択します。
「編集」をクリックします。
必要な変更を加えて、「再発行」をクリックします。