会計データをアーカイブおよびパージする方法
会計データ・ビジネス・オブジェクトのアーカイブおよびパージのフローのステップと、その実行方法の詳細を次に示します。
- アーカイブおよびパージ・ポリシーを設定します。
- ビジネス・オブジェクトをアーカイブ用に有効にします。
- 会計データを検証します。
- 会計データをアーカイブします。
- (オプション)アーカイブされた会計データを抽出します。
- アーカイブされた会計データをパージします。
- (オプション)新規会計年度のアーカイブを有効にします。
会計データをアーカイブおよびパージする前に
アーカイブおよびパージのステップを実行するには、管理者に「財務ビジネス・オブジェクトのアーカイブ」(FUN_ARCHIVE_FINANCIALS_BUSINESS_OBJECTS_PRIV)権限が必要です。
この権限は、「財務アプリケーション管理者」(ORA_FUN_FINANCIAL_APPLICATION_ADMINISTRATOR_JOB)ジョブ・ロールに割り当てられます。
アーカイブおよびパージ・ポリシーを監査するには、財務オファリングおよび「アプリケーション拡張」機能領域の「監査ポリシーの管理」タスクを使用します。一般会計製品を選択します。アーカイブおよびパージ・オブジェクトには、ヘッダー・レベルのポリシー情報を監査するためのアーカイブおよびパージ保存ポリシー・オブジェクトと、パージ・ポリシーの上書きを監査するためのアーカイブおよびパージ保存ポリシーの詳細オブジェクトが含まれます。
アーカイブおよびパージ・ポリシーの設定
会計データをアーカイブおよびパージできるまで保持する期間を指定します。
- 「設定および保守」作業領域で、「アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理」タスクに移動します。
- オファリング: 財務
- 機能領域: 財務レポート体系
- 「アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理」ページで、「会計データ」ビジネス・オブジェクトの行を選択します。
- アーカイブまでの会計年度の保存期間フィールドに、会計データを保存する会計年度の数を入力します。会計データは、この年数後にアーカイブの対象になります。
- パージまでの会計年度の保存期間フィールドに、アーカイブされた会計データを保存する年数を入力します。アーカイブされた会計データは、この年数後にパージの対象になります。ノート: 入力する値は、アーカイブまでの会計年度の保存期間フィールドで指定した年数以上である必要があります。
- (オプション)元帳レベルのパージまでの保存期間を上書きするには:
- ポリシーのパージ: 会計データタブの「ポリシー上書き」セクションで、「行の追加」アイコンをクリックします。
- プライマリ元帳またはセカンダリ元帳を選択し、その元帳の保存期間を入力します。
- 必要に応じて、追加のプライマリ元帳またはセカンダリ元帳に対してこれらのステップを繰り返します。
ノート: このセクションで元帳を指定しない場合は、会計データ・ビジネス・オブジェクトの保存期間によって、その元帳のアーカイブ済会計データをパージするタイミングが決まります。 - (オプション)元帳とプライマリ貸借一致セグメント値の特定の組合せに対してパージまでの保存期間を指定するには:
- ポリシーのパージ: 会計データタブの「ポリシー上書き」セクションで、「行の追加」アイコンをクリックします。
- プライマリ元帳またはセカンダリ元帳を選択し、その元帳の保存期間を入力します。
- 選択した元帳の「プライマリ貸借一致セグメント値」セクションで、「行の追加」アイコンをクリックします。
- プライマリ貸借一致セグメント値を選択し、そのプライマリ貸借一致セグメント値の保存期間を入力します。
- 必要に応じて、追加のプライマリ貸借一致セグメント値に対してこれらのステップを繰り返します。
ノート: このセクションでプライマリ貸借一致セグメント値を指定しない場合は、元帳の保存期間によって、プライマリ貸借一致セグメント値のアーカイブ済データをパージするタイミングが決まります。
アーカイブ用のビジネス・オブジェクトの有効化
会計データ・ビジネス・オブジェクトに含まれる次の埋込みビジネス・オブジェクトを準備し、有効にします:
- 一般会計残高
- 総勘定元帳仕訳
- 補助元帳残高
- 補助元帳仕訳
- 「アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理」ページで、「会計データ」ビジネス・オブジェクトの行を選択します。
- 「アーカイブに使用可能」ボタンをクリックします。
- 「アーカイブに使用可能」ダイアログ・ボックスで、ステータスが「使用不可」のビジネス・オブジェクトを選択し、「準備」をクリックします。
一般会計残高ビジネス・オブジェクトが選択され、「準備」ボタンが有効になっている「アーカイブに使用可能」ダイアログ・ボックスの例を次に示します。
- 準備が完了した後、ビジネス・オブジェクトを再度選択し、「使用可能」をクリックします。プロセスが完了するまでに時間がかかることがあることを示し、続行するかどうかを確認する警告が表示されます。ノート: ビジネス・オブジェクトは任意の順序で準備できます。ビジネス・オブジェクトを任意の順序で有効にすることもできます。唯一の要件は、ビジネス・オブジェクトを有効にする前に準備する必要があることです。
- すべての埋込みビジネス・オブジェクトが準備され、有効になると、次のステップに進むことができます。
会計データの検証
会計カレンダおよび会計年度の全期間の会計データがアーカイブの対象であることを確認します。
- 「アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理」ページで、「会計データ」ビジネス・オブジェクトをクリックします。
- 「アーカイブおよびパージ: 会計データ」ページで、「検証準備完了」ステージにある会計カレンダと会計年度の組合せの行を選択します。
- 「処理」メニューから「検証」を選択します。
検証プロセスがエラーで終了した場合は、「ステータス」列の「エラー」リンクをクリックして、「例外の表示」ページを開きます。すべてのエラーをレビューして解決し、会計カレンダと会計年度の組合せを再度検証します。
プロセスが正常に完了すると、「アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理」ページのステージが「アーカイブ準備完了」に変わります。
会計データのアーカイブ
会計カレンダおよび会計年度の会計データをメイン表からアーカイブ表に移動します。
- 「アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理」ページで、「会計データ」ビジネス・オブジェクトをクリックします。
- 「アーカイブおよびパージ: 会計データ」ページで、「アーカイブ準備完了」ステージにある会計カレンダと会計年度の組合せの行を選択します。
- 「処理」メニューから「アーカイブ」を選択します。注意: このステップは元に戻すことができません。アーカイブ処理が完了すると、選択した会計カレンダと会計年度の組合せの会計データ・ビジネス・オブジェクトに属するすべてのデータがアーカイブ表に移動され、ユーザーはOracle Cloud ERPからデータを表示または編集できなくなります。
プロセスが正常に完了すると、「アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理」ページのステージが「パージ準備完了」に変わります。
(オプション)アーカイブ済会計データの抽出
オプションで、アーカイブされた会計データを財務データ・ストアから抽出します。
アーカイブされたビュー・オブジェクトの詳細は、財務のデータ・ストアの抽出ガイドを参照してください。
アーカイブされた会計データのパージ
「アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理」ページで指定した法的保存期間を満たすアーカイブ表から会計データを削除します。
- 「アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理」ページで、「会計データ」ビジネス・オブジェクトをクリックします。
- 「アーカイブおよびパージ: 会計データ」ページで、「パージ準備完了」ステージにある会計カレンダと会計年度の組合せの行を選択し、「パージ」をクリックします。
- 「パージのプレビュー: 会計データ」ダイアログ・ボックスで、パージするデータの要約をプレビューします。ノート: 特定の元帳に対してパージ・ポリシーを定義した場合は、元帳名別にパージ要約をプレビューできます。元帳とプライマリ貸借一致セグメント値の組合せに対してパージ・ポリシーを定義した場合は、その組合せのパージ要約をプレビューできます。
- 「送信」をクリックしてパージ・プロセスを開始します。
(オプション)新規会計年度のアーカイブの有効化
会計データ・ビジネス・オブジェクトをアーカイブ用に有効にすると、そのビジネス・オブジェクトの進行中のデータは、会計カレンダで新しく追加された年の最初の期間をオープンしたときに自動的に有効になります。
- 「アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理」ページで、「会計データ」ビジネス・オブジェクトをクリックします。
- 「アーカイブおよびパージ: 会計データ」ページで、新しい会計年度および会計カレンダを含む行を選択します。ノート: まだ有効になっていない行には、「使用可能準備完了」ステージが表示されます。
アーカイブ用に有効にする準備ができた会計年度と会計カレンダの組合せがある「アーカイブおよびパージ: 会計データ」ページの例を次に示します。
- 「処理」メニューから「アーカイブに使用可能」を選択します。
プロセスが正常に完了すると、会計年度と会計カレンダの組合せのステージが「検証準備完了」に変わります。