会計データのアーカイブおよびパージの概要
会計データをアーカイブおよびパージして、法的要件とデータ量の増加を管理します。
データ保持ポリシーでは、組織はアクティブなデータを保持し、法令およびコンプライアンスの要件を満たすために非アクティブなデータのコールド・ストレージやバックアップを維持する必要があります。会計データ・ビジネス・オブジェクトのアーカイブおよびパージ・ソリューションを使用して、データ保持ポリシーに従って非アクティブな会計データをアーカイブおよびパージできます。これにより、ユーザーは対象会計年度についてOracle Fusion Cloud ERPのアクティブなデータにのみアクセスできます。
会計データ・ビジネス・オブジェクトは、次の埋込みビジネス・オブジェクトで構成されます:
- 総勘定元帳仕訳
- 一般会計残高
- 補助元帳仕訳
- 補助元帳残高
会計データ・ビジネス・オブジェクトのアーカイブおよびパージのプロセス・フローの主なステップは、次のとおりです。
- アーカイブおよびパージ・ポリシーを管理します。
- ビジネス・オブジェクトをアーカイブ用に有効にします。
- 会計データを検証します。
- 会計データをアーカイブします。
- 会計データをパージします。
アーカイブおよびパージ・ポリシーの管理
企業は、特定の情報を一定期間保持することが法的に義務付けられています。
データに関連付けられている国の議会では、保持する必要がある情報と保持期間が義務付けられています。一般に、データは一定年数保持することが義務付けられており、これは法的保持期間と呼ばれます。企業は通常、その期間の終了時にすぐにデータをパージします。
会計データをアーカイブできるまで会計データを保持する期間(会計年度単位)と、アーカイブされた会計データをパージできるまで保持する期間(会計年度単位)を指定するポリシーを定義します。
特定の元帳、または特定の元帳とプライマリ貸借一致セグメント値の組合せのパージまで、保持期間を上書きできます。
アーカイブ用のビジネス・オブジェクトの有効化
会計データ・ビジネス・オブジェクトをアーカイブする前に、最初に次の埋込みビジネス・オブジェクトを準備して有効にする必要があります。これは1回かぎりのステップです。
- 総勘定元帳仕訳: Oracle General Ledgerの仕訳。
- 一般会計残高: 一般会計の標準、平均および予算引当残高。
- 補助元帳仕訳: Oracle Accounting Hub補助元帳の補助元帳仕訳。
- 補助元帳残高: すべての補助元帳のサポート参照および管理勘定科目残高。
このステップは、会計年度および会計カレンダのアーカイブ・プロセスを実行する直前まで待機するのではなく、アーカイブ・ステップの前に実行することをお薦めします。これにより、特にデータが移入される前にこのステップを実行した場合、ビジネス・オブジェクトの準備にかかる時間が大幅に短縮されます。
ビジネス・オブジェクトは任意の順序で準備できます。ビジネス・オブジェクトを任意の順序で有効にすることもできます。唯一の要件は、ビジネス・オブジェクトを有効にする前に、ビジネス・オブジェクトを最初に準備する必要があることです。
会計データの検証
このステップでは、選択したカレンダと会計年度の組合せ内の全期間のデータがアーカイブの対象であることを確認します。
アーカイブ・ステップに進む前に、検証に成功する必要があります。
検証内容は次のとおりです。
- 会計年度内の期間の終了日は、指定された保持期間を満たす必要があります。
- すべての前期間をアーカイブする必要があります。
- 会計年度内のすべての期間の期間ステータスは、選択したカレンダに関連付けられたすべての元帳に対して「過去未オープン」または「永久クローズ」のいずれかである必要があります。
- 一般会計に未転記の仕訳がないこと。
- 一般会計へのインポート待ちの仕訳がないこと。
- 一般会計に未計上トランザクションがないこと。
- 一般会計への転送待ちの計上済トランザクションがないこと。
- トランザクション逆仕訳が使用可能な場合、補助元帳会計仕訳の未処理の逆仕訳がないこと。
- 補助元帳会計仕訳に未完了の複数期間会計仕訳がなく、元の見越計上仕訳がアーカイブ対象の会計期間の1つに関連していること。
会計データのアーカイブ
このステップでは、メイン表から会計データが削除され、アーカイブ表に移動されます。
会計データがアーカイブされると、ユーザーはOracle Cloud ERPアプリケーションからアクセスできなくなります。
会計データのパージ
トランザクションまたは残高データがアーカイブ表に移動されると、最終的にOracle Cloud ERPから完全にパージされる必要があります。
このステップでは、指定した法的保持期間が満たされた後に、アーカイブ表から会計データが削除されます。アーカイブ表が使用しているストレージを解放するには、会計データをパージする必要があります。会計データがパージされない場合、データベースのサイズは拡大し続けます。