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自動出張経費精算書

会社は、出張の経費精算書を自動または手動のどちらで作成するかを選択できます。出張とは、従業員のビジネス旅行を構成する項目の集合です。

たとえば、出張には旅程や現金仮払金が含まれることがあります。自動出張経費精算書の内容は、従業員にコーポレート・カードが発行されたか、従業員が現金のみを使用するかに基づいて決まります。従業員が「経費プリファレンス」ページで経費精算書作成を開始するアプリケーションを選択すると、出張経費精算書が自動的に作成されます。

従業員にコーポレート・カードが発行された場合、自動出張経費精算書にはコーポレート・カード・トランザクションが含まれます。Expensesは、旅程予約とコーポレート・カード・トランザクションとの照合を試行します。

従業員がコーポレート・カードを持っていない場合、自動出張経費精算書プロセスによって、各出張予約項目に対応する現金経費項目を含む経費精算書が作成されます。従業員によって生成された出張以外のその他現金経費は、この出張経費精算書に含まれません。

一致するカード・トランザクションが使用できない場合の出張経費精算書の生成

出張のコーポレート・カード請求が「経費」作業領域にない場合でも、コーポレート・カード従業員が出張の経費精算書を作成できるようにアプリケーションを構成できます。

たとえば、従業員が集中請求カードを使用して出張を予約したとします。アプリケーションによってフィード・ファイルから経費でコーポレート・カード・トランザクションが作成されると、その出張のこれらのカード・トランザクションは従業員の「経費」作業領域で使用できなくなります。

これらの予約の出張から経費精算書作成を許可するようにアプリケーションを構成できます。「カード請求表示前のユーザー用レポート作成可能」の値を「はい」に設定すると、開始時に出張のコーポレート・カード請求を「経費」作業領域で使用できない場合でも、出張経費精算書が作成されます。デフォルト設定は「いいえ」です。

出張経費精算書は出張から使用可能なデータを使用して作成されます。出張から経費精算書を作成するとき、予約に対して一致するカード請求がアプリケーションによってチェックされます。

  • 一致するカード請求がある場合、これらのカード請求で経費精算書が作成されます。この場合、従業員は経費金額を更新できません。

  • 一致するカード請求がない場合、予約の現金経費明細が作成されて、レポートに追加されます。予約が旅程で前払としてマークされている場合、現金経費明細が前払としてマークされます。従業員は、必要に応じて前払フラグや金額などの経費データを変更できます。

出張に基づく経費精算書を自動化するには、次の担当者が次の設定タスクを実行します。

  • システム管理者が出張経費精算書を自動化するように選択します。

  • システム管理者は、コーポレート・カード・ユーザーについて「経費」作業領域で一致するカード・トランザクション・データがない場合でも、出張経費精算書を生成することを選択します。

  • 各従業員が自動出張経費精算書のタイミングを選択します。

自動出張経費精算書の許可

会社が出張の自動経費精算書を自動化するように選択した場合、実装者が「システム・オプションの管理」ページの「経費精算書の処理オプション」セクションにある「自動出張経費精算書作成の有効化」選択リストから「はい」を選択します。

「設定および保守」作業領域で、次のものを使用してシステム・オプションの管理ページにナビゲートします。

  • オファリング: 財務

  • 機能領域: 経費

  • タスク: 経費システム・オプションの管理

一致するカード・トランザクションがない場合に出張経費精算書を作成できるようにする

出張のカード請求が「経費」になくてもコーポレート・カード従業員の出張から経費精算書を作成するには、次のステップを実行します。

  1. Application Implementation Consultantとしてサインインします。

  2. 「設定および保守」作業領域で、次の項目を使用します。

    • オファリング: 財務

    • 機能領域: 経費

    • タスク: 経費システム・オプションの管理

  3. 「経費システム・オプションの管理」ページの「経費精算書の処理オプション」セクションで、「カード請求表示前のユーザー用レポート作成可能」を「はい」に設定します。

    ノート: 「カード請求表示前のユーザー用レポート作成可能」の値を「はい」に設定できるのは、「自動出張経費精算書作成の有効化」が「はい」に設定されている場合のみです。

  4. 「保存」または「保存して閉じる」をクリックします。

これは「経費システム・オプションの管理」ページの実装レベルで有効にでき、すべてのビジネス・ユニットに適用されます。または、「経費精算書の会社オプション」タブのビジネス・ユニットの作成/編集ウィンドウで、特定のビジネス・ユニットに対してこれを有効にすることもできます。

自動出張経費精算書のタイミングの選択

実装者が出張の自動経費精算書を自動化するように選択すると、従業員が自動出張経費精算書の開始を自身で行うかExpensesで行うかを選択できるようになります。従業員は、「出張から自動作成される経費精算書」セクションでオプションを選択してプリファレンスを指定します。ナビゲーション: ユーザー名の選択リスト→「プリファレンスの設定」→「経費プリファレンス」

次の表に、開始者オプションのタイミングを示します。

開始オプション

説明

従業員が開始

従業員が「経費」作業領域の「出張」ページで出張を選択し、「出張からのレポートの作成」をクリックするか、「旅程の編集」ページに移動します。

最初の支出でアプリケーションにより開始

このオプションはデフォルト値です。出張に関連する最初のコーポレート・カード・トランザクションがExpensesにアップロードされると、「出張経費精算書の処理」プロセスによって経費精算書が自動的に作成されます。

その後このプロセスが実行されると、経費精算書が、出張に関連する新しいコーポレート・カード・トランザクションで更新されます。

新しい経費精算書が必要になると、アプリケーションによって作成されます。たとえば、アプリケーションによって1つの経費精算書が生成され、それが承認のために発行されたとします。この場合、残りのすべてのトランザクションが新しい出張経費精算書に追加されます。

出張完了時にアプリケーションにより開始

出張が完了すると、「出張経費精算書の処理」プロセスによって、完了した出張に関連するコーポレート・カード・トランザクションを含む経費精算書が自動的に作成されます。

その後このプロセスが実行されると、経費精算書が、出張に関連する新しいコーポレート・カード・トランザクションで更新されます。

新しい経費精算書が必要になると、アプリケーションによって作成されます。たとえば、アプリケーションによって1つの経費精算書が生成され、それが承認のために発行されたとします。この場合、残りのすべてのトランザクションが新しい出張経費精算書に追加されます。
ヒント:

コーポレート・カード・トランザクションをダウンロードしてモバイル・デバイスから発行するモバイル・デバイス・ユーザーは、「従業員が開始」オプションを選択することをお薦めします。

出張経過期間フィルタへのフィルタの追加

「表示」フィルタを使用して、ステータスおよび出張経過時間で出張をフィルタできます。「出張経過期間」フィルタには、「すべて」、「30日未満」、「60日未満」および「90日未満」のデフォルト値が表示されます。必要に応じて、出張経過期間フィルタにフィルタを追加できます。

出張経過期間フィルタにフィルタを追加するには、次のステップを実行します。

  1. 「設定および保守」作業領域で、次の項目に移動します。

    • オファリング: 財務

    • 機能領域: 経費

    • タスク: 出張ポリシー参照タイプの管理

  2. 「出張ポリシー参照タイプの管理」ページの「検索」セクションで、「参照タイプ」フィールドにORA_EXM_TRIP_AGE_FILTERと入力し、「検索」をクリックします。

  3. ORA_EXM_TRIP_AGE_FILTER: 「参照コード」セクションで、「新規(+)」アイコンをクリックして参照コードを追加します。

  4. 「参照コード」フィールドにTRIP_AGE_LESS_THAN_xxと入力します。xxは日数を示し、たとえば次のようになります。TRIP_AGE_LESS_THAN_45、およびTRIP_AGE_LESS_THAN_120。

  5. 「内容」フィールドに、フィルタの説明を入力します。

  6. 「保存」または「保存して閉じる」をクリックします。