出張経費精算書の管理

この実例では、Oracle Expensesおよび会社のトラベル・パートナ・サイトでの出張情報の管理方法を示します。

この例では、GetThereを企業のトラベル・パートナとして使用します。この例では、出張から経費精算書を自動的に作成する方法も示します。

次のタスクを説明します。

「出張」タブの操作

「出張」タブを操作するには、次のステップを実行します。

トラベル・パートナ・サイトにサインインして出張を予約するか、前の予約をレビューします。この例では、GetThereをトラベル・パートナとして使用します。GetThereにサインインするには、次のステップを実行します。

トラベル・パートナにサインインしたら、すぐに出張を予約したり、以前の予約を確認したりできます。

予約済の出張をGetThereで確認するには、次の手順を実行します。

予約済の出張をExpensesで確認するには、次のステップを実行します。

「旅費および経費」ブラウザ・タブをクリックし、「出張」タブに戻ります。
出張管理者が企業のトラベル・パートナから登録をインポートまたは検証するプロセスを実行した後、更新された旅程がExpensesに表示されます。
Expensesで旅程を使用できるようになったら、「出張」タブで旅程を表示できます。
出張の詳細をレビューするには、出張をクリックします。
「出張の編集」ページが表示されます。旅程詳細は、トラベル・パートナ・サイトで予約された予約と同じです。出張を変更する場合は、トラベル・パートナ・サイトで行います。更新された旅程がトラベル・パートナから再度取得されます。

従業員は、航空券、宿泊、レンタカーを常に同時に予約するわけではありません。別々に予約した内容を1つに統合するには、次のステップを実行します。

出張が終了したら、出張から経費精算書を自動的に作成できます。出張経費精算書は、出張期間内に発生した、該当するすべてのコーポレート・カード・トランザクションを選択します。従業員がコーポレート・カードを使用しなかった場合、出張経費精算書は、旅程内の日付と金額について、現金経費明細を作成します。

出張から経費精算書を作成するには、次のステップを実行します。

「経費精算書の作成」ページでは、出張から作成した経費精算書を表示できます。各経費のすべての詳細情報を表示できます。

出張と経費に関するポリシーを読み、その内容に同意したことを示すには、「私は会社の出張および経費ポリシーを読みました。その内容に同意します。」チェック・ボックスをクリックします。
経費精算書を発行するには、「発行」をクリックします。
領収書が足りないことを警告するメッセージで、「はい」をクリックします。
領収書が足りなくても、ここで経費精算書を発行できます。足りない領収書は、後で添付するか、Eメールで送信できます。
確認メッセージで「OK」をクリックします。
「旅費および経費」作業領域に戻るには、「取消」をクリックします。
これで、作成した出張経費精算書を表示できます。