経費ポリシーの構成オプション
会社の経費ポリシーへの準拠を強制するために、次のいずれかのオプションを指定できます:
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領収書が必要
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コーポレート・カード使用法
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換算レート
領収書要ポリシーの指定
買掛管理部門で経費ごとに領収書が必要な場合は、「経費タイプの作成」ページで定義する経費タイプごとに次を指定する必要があります:
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会社の領収書ポリシーを反映する領収書要件ルール。領収書は、現金の場合のみ必要、またはコーポレート・カードと現金の場合に必要となります。
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領収書が必要な経費金額
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警告およびエラーの許容パーセンテージ。選択した場合は、領収書要ポリシー違反をユーザーに警告したり、エラーの場合は経費精算書の発行を実際に防止することができます
警告はアプリケーションによって追跡されます。警告は、「経費精算書の編集」ページの「経費項目」セクションで表示できます。エラーは、経費精算書を発行できないため、追跡されません。
コーポレート・カード使用法ポリシーの指定
コーポレート・カード使用法ポリシーを設定して、コーポレート・カードの使用を強制できます。これらのポリシーにより、使用法ポリシーへの準拠を強制することで、カードの制御が向上します。
コーポレート・カード使用法ポリシーは、「コーポレート・カード使用法ポリシーの編集」ダイアログ・ボックスで、経費カテゴリの現金限度を指定することで指定できます。現金限度とは、従業員がこの金額を超える経費の支払にはコーポレート・カードを使用する必要がある現金限度額です。経費カテゴリとは、経費タイプのグループです。たとえば、航空運賃の経費カテゴリには、国際航空と国内航空の経費タイプが含まれます。
経費カテゴリの現金限度に関連する警告またはエラーの許容パーセンテージも指定する必要があります。次の表は、コーポレート・カード使用法ポリシーに対して警告とエラーの許容パーセンテージがどのように作用するかを示しています。
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レンタカー経費カテゴリの現金限度 |
警告許容パーセンテージ |
警告金額 |
エラー許容パーセンテージ |
エラー金額 |
|---|---|---|---|---|
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$100 |
5% |
$100 + $5 = $105. 警告許容範囲は$100から$105までです。$105を超えると、警告が表示されます。 |
10% |
$100 + $10 = $110. エラー許容範囲は$105から$110までです。$110を超えると、ユーザーは経費精算書を発行できません。 |
従業員が経費精算書でレンタカーに対して$105を超える現金金額を入力した場合は、警告が表示され(選択した場合)、$100を超えるレンタカー料金に対しては現金ではなくコーポレート・カードを使用するように従業員に促します。警告はアプリケーションによって追跡されます。警告は、「経費精算書の編集」ページの「経費項目」セクションで表示できます。
従業員が経費精算書でレンタカーに対して$110を超える現金金額を入力した場合、経費精算書を発行できません。したがって、エラーはアプリケーションによって追跡されません。
現金限度が定義されていない場合は、任意の金額の現金経費を発行できます。
換算レート・ポリシーの指定
会社のビジネス・ユニットごとに換算レートの動作を定義できます。これらの定義により、換算レート・ポリシーを強制し、従業員が外貨領収書に入力した換算レートを検証できます。経費精算書に換算レート値を入力するか、デフォルト値を上書きすると、入力した値が現在の換算レート定義に対して検証されます。
換算レートの動作は現金経費にのみ適用され、コーポレート・カード経費には適用されません。
「換算レートおよびポリシーの編集」ページで、次の換算レートの動作を指定できます:
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換算レートのタイプ(「社内」、「スポット」または「ユーザー」)
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新しく作成した経費精算書に換算レートをデフォルト設定するかどうか
ノート:デフォルトの換算レートは、現金トランザクションにのみ適用されます。
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警告およびエラーの許容パーセンテージ。選択した場合は、換算レート・ポリシー違反をユーザーに警告するタイミングを認識したり、エラーの場合は経費精算書の発行を実際に防止します
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特定の通貨に対する警告およびエラーの許容パーセンテージ(選択した場合)
次の表は、換算レート・ポリシーに対して警告およびエラーの許容パーセンテージがどのように作用するかを示しています。
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換算レート |
警告許容パーセンテージ |
警告許容範囲 |
エラー許容パーセンテージ |
エラー許容範囲 |
|---|---|---|---|---|
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換算レート・タイプ = 社内(1 GBP = 1.579 USD)。 この例では、従業員が経費精算書の経費をGBPでレポートしますが、USDで払い戻されます。 |
5% |
1.579 + .07895 = 1.65795 警告許容範囲は1.579 USDから1.65795までです。ユーザーが1.65795を超える換算レートを入力すると、警告が表示されます。 |
10% |
1.579 + .1579 = 1.7369 エラー許容範囲は1.65795から1.7369までです。ユーザーが1.7369を超える換算レートを入力した場合、ユーザーは経費精算書を発行できません。 |
従業員が経費精算書で食事に対して25 GBPの現金金額を入力し、1.65795を超える換算レートを指定した場合は、警告が表示され(選択した場合)、1.65795未満の換算レートを使用するように従業員に促します。警告はアプリケーションによって追跡されます。警告は、「経費精算書の編集」ページの「経費項目」セクションで表示できます。
従業員が経費精算書で食事に対して25 GBPの現金金額を入力し、1.7369を超える換算レートを指定した場合、経費精算書を発行できません。エラーはアプリケーションによって追跡されません。
Oracle Fusion General Ledgerで適用可能な払戻通貨に換算レートが定義されていない場合は、換算レート・ポリシーを強制できません。