経費精算書テンプレートの作成オプション
経費精算書テンプレートは、特定のビジネス・ユニットに対して定義された関連する経費タイプのグループです。関連する経費タイプのグループ化の例として、出張、教育および転勤の経費精算書テンプレートがあります。
経費精算書テンプレートを使用すると、会社は各ビジネス・ユニットに表示される経費タイプを制御できます。また、会社がカード・トランザクションを処理し、カード・トランザクションの処理中に経費タイプを自動的に割り当てる場合は、デフォルト・テンプレートを設定する必要があります。
経費精算書テンプレートを作成する場合は、次のアクションを考慮することをお薦めします:
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経費精算書テンプレートの使用
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デフォルトの経費精算書テンプレートの定義
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経費精算書テンプレートの非アクティブ化
経費精算書テンプレートの使用
従業員が「経費項目の作成」ダイアログ・ボックスで経費項目を作成して、新規または既存のレポートに追加する場合は、特定の経費精算書テンプレートを選択します。
経費精算書テンプレートには、次のルールが適用されます:
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各ビジネス・ユニットに複数の経費精算書テンプレートを関連付けることができます。
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経費精算書テンプレートはビジネス・ユニット間で共有できません。
ノート:会社が複数の国で運営されている場合は、ビジネス・ユニットごとに1つの経費精算書テンプレートを作成する必要があります。ユーザーがビジネス・ユニット内で複数の言語を使用する場合は、それらの各言語で経費精算書テンプレートを実装する必要があります。
デフォルトの経費精算書テンプレートの定義
デフォルトの経費精算書テンプレートは、コーポレート・カード経費タイプ・マッピングを使用して「経費精算書テンプレートの作成」ページで作成する最初の経費精算書テンプレートです。最初のテンプレートがデフォルト・テンプレートとして自動的に設定されます。このアクションは、「経費精算書テンプレートの作成」ページで「デフォルトとして設定」チェック・ボックスを選択するかどうかに関係なく発生します。また、変更するテンプレートにコーポレート・カード経費タイプ・マッピングがある場合は、デフォルト・テンプレートを変更することもできます。
デフォルトの経費精算書テンプレートの目的は、経費タイプをクレジット・カード・トランザクションに自動的に移入することです。したがって、従業員または派遣就業者が経費精算書を作成する場合は、コーポレート・カード・トランザクションに割り当てられている経費タイプが表示されます。デフォルトの経費精算書テンプレートでは、コーポレート・カード経費タイプ・マッピングを使用して、経費タイプをコーポレート・カード・トランザクションに関連付けます。この関連付けは、コーポレート・カード請求金額を含むコーポレート・カード・フィード・ファイルがExpensesにアップロードされたときに発生します。
デフォルトの経費精算書テンプレートには、次のルールが適用されます:
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各ビジネス・ユニットに設定できるデフォルトの経費精算書テンプレートは1つのみです。
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ビジネス・ユニットごとに、デフォルトの経費精算書テンプレートと追加の経費精算書テンプレートを設定できます。
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ビジネス・ユニットごとに、デフォルトの経費精算書テンプレートを設定できますが、追加の経費精算書テンプレートは設定できません。
ビジネス・ユニットにデフォルトの経費精算書テンプレートと経費精算書テンプレートのどちらも関連付けられていない場合は、Expensesを実装できません。
経費精算書テンプレートの非アクティブ化
当該会社では、経費精算書テンプレートは終了日後に使用できないため、通常は非アクティブ化されません。したがって、経費精算書テンプレートを廃止する予定がないかぎり、「有効終了日」フィールドは空白のままにすることをお薦めします。終了日後に発生した経費は、非アクティブ化された経費精算書テンプレートを使用してレポートできません。経費精算書テンプレートを非アクティブ化するのではなく、個々の経費タイプを非アクティブ化することをお薦めします。
経費精算書テンプレートを非アクティブ化するには、「経費精算書テンプレートの作成」ページの「有効終了日」フィールドに日付を入力します。また、「経費タイプの作成」ページまたは「経費タイプの編集」ページで、個々の経費タイプを同じ方法で非アクティブ化することもできます。ただし、経費精算書テンプレートの終了日は、個々の経費タイプの終了日より優先されます。従業員は引き続き非アクティブ化されたテンプレートを使用して、経費精算書がアクティブだった期間の経費を経費精算書に入力できることに注意してください。
デフォルトの経費精算書テンプレートを非アクティブ化すると、他のデフォルトの経費精算書テンプレートが識別されなかった場合に、コーポレート・カード・マッピングは発生しません。