レンタカー・ポリシーの設定

会社はレンタカー経費ポリシーを設定および強制して、従業員によるレンタカーの支出を制御、管理および削減できます。

レンタカー経費ポリシーが適用されるシナリオの例としては、コンサルタントが出張中にレンタカーを借りて、レンタカーの払戻について経費精算書を発行する場合などがあります。

レンタカー・ポリシーを設定するには、次のステップを実行します:

1. レンタカー・ポリシーの設定

2. レンタカー・ポリシー違反の設定

3. レンタカー料金スプレッドシートの入力

4. レンタカー・ポリシーのアクティブ化

5. 経費タイプへのレンタカー・ポリシーの割当

レンタカー・ポリシーの設定

レンタカー・ポリシーを設定するには、次のステップを実行します:

1. 「設定と保守」作業領域で、次の項目に移動します。

   • オファリング: 財務

   • 機能領域: 経費

   • タスク: 経費カテゴリ別ポリシーの管理

2. 「経費カテゴリ別ポリシーの管理」ページで、「ポリシーの作成」選択リストから「レンタカー」を選択します。

3. 「レンタカー・ポリシーの作成」ページの「レート定義」セクションで:

   1. 「単一通貨」オプションを選択します。

   2. 「通貨」選択リストから、USD USドルを選択します。

      ノート:

      ポリシー・レート限度を検証するために通貨レート換算が必要な場合は、Oracle General Ledgerで換算レートを定義する必要があります。

4. 「レート決定要因」セクションで:

   1. 「ロール」チェック・ボックスを選択します。

   2. 「ロール・タイプ」選択リストから「ジョブ」を選択します。

前述のレンタカー・ポリシーの内容は次のとおりです: レンタカー・ポリシーはジョブ別にUSドルの日次限度付きで設定され、警告とエラーによって強制されます。

レンタカー・ポリシー違反の設定

レンタカー・ポリシー違反を設定するには、「ポリシー強制」セクションで次のステップを実行します:

1. 「ポリシー違反警告」チェック・ボックスを選択します。

2. 「警告許容パーセンテージ」フィールドに10と入力します。

3. 「警告をユーザーに表示」チェック・ボックスを選択します。

4. 「経費精算書発行の防止」チェック・ボックスを選択します。

5. 「エラー許容パーセンテージ」フィールドに20と入力します。

次の表は、警告およびエラーのポリシー違反を設定した場合に従業員に表示される内容と、ポリシー違反の導出に使用される計算について説明しています。

ポリシー違反	アプリケーションのアクション	結果	計算
警告	レンタカー経費が定義済許容範囲を超えた場合に警告ポリシー違反を生成します。	「警告をユーザーに表示」チェック・ボックスを選択した場合、警告が表示されます。 ノート: 「警告をユーザーに表示」チェック・ボックスを選択したかどうかに関係なく、承認者には常に警告が表示されます。	ポリシー・レート * (1+警告許容範囲/100)
エラー	レンタカー経費が定義済許容範囲を超えた場合にエラー・ポリシー違反を生成します。	エラーが表示され、経費精算書を発行できません。	ポリシー・レート * (1+エラー許容範囲/100)

レンタカー料金スプレッドシートの入力

レンタカー料金スプレッドシートに入力するには、次のステップを実行します:

1. 「レンタカー・ポリシーの作成」ページで、「レートの作成」をクリックします。

2. 事前定義済スプレッドシートをローカル・ドライブにダウンロードして入力します。

   ヒント:

   「レート決定要因」セクションでレート決定要因を選択した場合は、事前定義済スプレッドシートに入力します。レート決定要因を選択しない場合は、「レートの作成」ダイアログ・ボックスでレンタカー料金を作成します。

3. 「レンタカー料金の作成」スプレッドシートで、次の表に示すようにフィールドに入力します。

   ロール	日次合計限度(USD)	開始日
   ACC500.Accounting Manager	100	1/2014
   SAL600.Salesperson	120	1/2014
   SAL700.Sales Manager	150	1/2014
   その他すべて	90	1/2014

4. 「アップロード」をクリックします。

レートが正常にアップロードされると、ポリシー・ステータスが「有効」になります。

レンタカー・ポリシーのアクティブ化

レンタカー経費の計算にレンタカー料金スプレッドシートを使用するには、次の手順を実行する必要があります:

1. レンタカー・ポリシーをアクティブ化します。

   1. 「設定および保守」作業領域で、次の場所に移動します。ナビゲート: 「設定および保守」→「経費カテゴリ別ポリシーの管理」タスク→「タスクに進む」→「経費カテゴリ別ポリシーの管理」ページ。

      • オファリング: 財務

      • 機能領域: 経費

      • タスク: 経費カテゴリ別ポリシーの管理

   2. 「経費カテゴリ別ポリシーの管理」ページで、作成したレンタカー・ポリシーを選択し、「アクティブ化」をクリックします。

2. レンタカー・ポリシーを経費タイプに割り当てます。

経費タイプへのレンタカー・ポリシーの割当

レンタカー・ポリシーを経費タイプに割り当てるには、次のステップを実行します:

1. 「設定と保守」作業領域で、次の項目に移動します。

   • オファリング: 財務

   • 機能領域: 経費

   • タスク: 経費精算書テンプレートの管理

2. 「経費精算書テンプレートの管理」ページで、ビジネス・ユニットに適用可能なテンプレートを選択するか、「作成」アイコンをクリックします。

3. 「経費精算書テンプレートの作成」ページで、レンタカー経費のテンプレートを作成します。

4. 「経費タイプ」タブで、「作成」アイコンをクリックします。

5. 「経費タイプの作成」ダイアログ・ボックスで、「カテゴリ」選択リストから「レンタカー」を選択します。

6. 「経費タイプの作成」ダイアログ・ボックスの「ポリシー」タブで、作成したレンタカー・ポリシーを選択し、開始日を指定して、必要に応じて終了日を指定します。