前払金を作成してトランザクションに充当する方法
自動インボイスを使用して、前払金請求書およびクレジット・メモを仮払金支払から生成し、前払金請求書を該当する最終標準請求書に充当します。
前払金トランザクションは、該当するプライマリ元帳と、このプライマリ元帳に割り当てられたすべてのビジネス・ユニットに対して作成および充当します。前払金トランザクションは元帳通貨でのみ処理できます。
プライマリ元帳のオプションの指定ページの「連番」セクションを使用して、前払金請求書およびクレジット・メモに対して文書連番を使用可能にできます。
前払金請求書の作成と最終請求書への前払金請求書の充当は、2つの異なるプロセスです。前払金請求書とそれに対応する最終請求書を同じプロセスで発行することはできません。
AutoInvoiceImportTemplateは、前払金請求書明細の準備と作成、および既存の前払金請求書明細の最終請求書への充当の両方に使用します。
前払金請求書の作成
AutoInvoiceImportTemplateを使用して、前払金請求書明細を準備し、インポート用に自動インボイス・インタフェース表にアップロードします。
前払金請求書を作成する手順は、次のとおりです:
- 『Financialsのファイルベース・データ・インポート』ガイドに移動します。
- 目次で「売掛管理」をクリックします。
- 「自動インボイス・インポート」をクリックします。
- 「ファイル・リンク」セクションで、Excelテンプレートをダウンロードするリンクをクリックします。
- 顧客の仮払金支払からの前払金請求書明細をテンプレートに移入します。
- データ準備の完了後、CSVファイルの生成ボタンをクリックして、CSVファイルを含むZIPファイルを生成します。
- 「スケジュール済プロセス」で、「インポートのためのインタフェース・ファイルのロード」プロセスを選択して発行し、請求書明細を自動インボイス・インタフェース表にロードします。
- 「インポート・プロセス」パラメータで、「自動インボイスのインポート」を選択します。
- 「データ・ファイル」パラメータで、生成したCSV ZIPファイルを選択します。
- 「スケジュール済プロセス」で、「自動インボイスを使用した売掛/未収金トランザクションのインポート」プロセスを選択して発行し、前払金請求書を作成します。
- プライマリ元帳に割り当てられたビジネス・ユニットを選択するか、「ビジネス・ユニット」パラメータを空白のままにして、該当するすべてのビジネス・ユニットに対してプロセスを実行します。
- 前払金トランザクション・ソースを選択します。
- デフォルト日付を入力します。
- 前払金トランザクション・タイプを選択します。
- 「自動インボイス・インポート」プロセスが完了したら、「トランザクションの管理」ページにナビゲートして前払金トランザクションをレビューします。
- 「トランザクションの管理」ページの「検索」セクションで「詳細」ボタンをクリックします。
- 必要な検索パラメータの1つを選択します。
- 「前払金」フィールドで「はい」を選択します。
- 「検索」ボタンをクリックします。
- 前払金トランザクションをレビューします。ノート:すべての前払金トランザクションは「完了」として作成されます。「未完了」ボタンは、前払金トランザクションでは無効です。
売掛/未収金請求書への前払金請求書の充当
AutoInvoiceImportTemplateを使用して、顧客からの最終請求書に対する充当のために既存の前払金請求書明細を準備します。
前払金請求書を最終請求書に充当する手順は、次のとおりです:
- AutoInvoiceImportTemplateをダウンロードします。
- テンプレートに次のものを移入します:
- 売上請求書明細。
- マイナスの金額の前払金明細。
- 必要に応じて、前払金充当明細の追加明細付加フレックスフィールド属性を移入します。ノート:追加明細付加フレックスフィールド属性の組合せは、前払金請求書の明細トランザクション付加フレックスフィールド属性の組合せと正確に一致する必要があります。それ以外の場合、「自動インボイス・インポート」プロセスはエラーで終了します。
- データ準備の完了後、CSVファイルの生成ボタンをクリックして、CSVファイルを含むZIPファイルを生成します。
- 「インポートのためのインタフェース・ファイルのロード」プロセスを発行して、請求書明細を自動インボイス・インタフェース表にロードします。
- 「自動インボイスを使用した売掛/未収金トランザクションのインポート」プロセスを発行して、前払金請求書を売上請求書に充当します。ノート:売上請求書トランザクション・タイプは、前払金トランザクション・タイプと異なる必要があります。
前払金充当の会計は、前払金勘定でのみ保守され、収益勘定では保守されません。この勘定科目では、顧客に対する未回収売掛/未収金の未回収残高が保守されます。