ワークブック電子メール・スケジュールを使用したビジュアライゼーションの共有

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ワークブック電子メール・スケジュールを使用したビジュアライゼーションの共有

スケジュールされた電子メールを使用してワークブックからデータ・ビジュアライゼーションを共有し、受信者を最新データに保ちます。

トピック:

ワークブック電子メール・スケジュールの作成について

ビジュアライゼーションのPDFまたはPNG版を電子メールで送信するスケジュールを作成することで、ビジュアライゼーションを共有できます。ワークブック電子メール・スケジュールを使用して、選択した受信者への送信を設定します。

ビジュアライゼーションの配信をスケジュールするには、組織で電子メール設定がOracle Analyticsで構成されている必要があります。「レポートを配信するための電子メール・サーバーの設定」と「電子メール配信制限」を参照してください。

BIサービス管理者アプリケーション・ロール(または「ワークブックのスケジュール」権限を持つロール)と、そのワークブックの読取り/書込みアクセス権がある場合は、ワークブックのスケジュールを作成できます。必要なアプリケーション・ロールがあるかどうかわからない場合は、管理者に問い合せてください。
ワークブックの配信スケジュールでは、ファイル名とワークブック・パスを使用します。ワークブックを移動または名前変更した場合は、既存のスケジュールを削除し、新しいスケジュールを作成します。「ワークブックEメール・スケジュールおよびジョブの管理」を参照してください。
共有フォルダでワークブックのスケジュールを作成できます。マイ・フォルダのワークブックには、他のユーザーはアクセスできません。
時間、日次、週次、月次または年次で繰り返すスケジュールを設定できます。
Eメールの件名およびメッセージでシステム変数CURRENT_TIMESTAMPおよびUSERを使用して、Eメールの送信時に現在の値を表示できます。
ワークブック電子メール・スケジュールでは、カスタム・プラグイン拡張機能、フィルタ・バー・オブジェクト、傾向線はサポートされていません。
ワークブック電子メール・スケジュールでは、ワークブック作成者が保存した元のワークブックの状態が使用されます。電子メールがコンシューマ・ユーザーに送信される場合、フィルタのパーソナライズおよび保存されたカスタム・ワークブックの状態は無視されることに注意してください。
出力では英語(米国)のみがサポートされます。

バースト・スケジュール

データ・ビジュアライゼーションに、Oracle Analyticsで構成された特定のアプリケーション・ロールおよびユーザー・グループによってアクセスされる機密データが含まれている場合に、ワークブック・データ・ビジュアライゼーションを受信者に提供するバースティング・スケジュールを作成します。各受信者は、スケジュールを作成する管理者ユーザーのデータ・アクセス構成ではなく、データ・アクセス構成に基づいてカスタマイズされたデータ・ビジュアライゼーションを受け取ります。「バースティング・ワークブックの電子メール・スケジュールの作成」を参照してください

バースティングは、共有フォルダに保存されたワークブックから作成されたスケジュールに使用できます。
デフォルトでは、新しいスケジュールの作成を開始すると、バースティングは無効になります。
バースティングでは、Oracle Analyticsにまだ構成されていない外部受信者にビジュアライゼーションを送信できません。
バースティングを使用すると、Oracle Analyticsで構成された個々のユーザーまたはアプリケーション・ロールである最大100人の受信者を追加できます。たとえば、100人以上のユーザーにこのロールが割り当てられている受信者としてアプリケーション・ロール「BIコンシューマ」を追加した場合、スケジュールでは、100人の受信者の後にすべての受信者にビジュアライゼーションを送信できません。

スケジュールの管理

既存のワークブック電子メール・スケジュールを管理し、スケジュールされたジョブのステータスを確認したり、スケジュールを表示、編集または削除できます。「ワークブックEメール・スケジュールおよびジョブの管理」を参照してください。

ワークブック電子メール・スケジュールを編集できるのは、スケジュールの作成者か、そのワークブックに対して同じアクセス権限および編集権限を持つユーザーです。受信者と共有されるデータ・ビジュアライゼーションは、スケジュールの変更を編集および保存する管理者ユーザーのデータ・アクセス構成に基づきます。
ワークブックからワークブック電子メール・スケジュールを作成した後で、ワークブックのデータ・ビジュアライゼーションを編集した場合、そのワークブックのデータ・ビジュアライゼーションに対する保存済の変更は、スケジュールを保存した管理者ユーザーのデータ・アクセス構成に基づいて、スケジュール済の電子メールに反映されます。
ワークブック電子メール・スケジュールをバースティングする際に、受信者が個々のユーザーかアプリケーション・ロールの一部かに関係なく、スケジュール内の各受信者に対して複数の受信者トリガー・ジョブが設定されます。各受信者は、Oracle Analyticsのデータ・アクセス構成に基づいて、カスタマイズされたデータ・ビジュアライゼーションのバージョンを受け取ります。

システム変数の参照

ワークブック電子メール・スケジュールを作成するときに、件名およびメッセージでシステム変数を使用できます。

CURRENT_TIMESTAMP - フォーマットに応じて、電子メール配信の日時が表示されます。
USER - バーストしないスケジュールの場合は、スケジュールを実行しているユーザーのユーザー名を表示します。バースティング・スケジュールの場合、電子メール受信者のユーザー名が表示されます。

USER変数の場合、Oracle Analyticsでは{{USER}}の形式がサポートされます。 CURRENT_TIMESTAMP変数の場合、Oracle AnalyticsではOracle Javaの日時書式がサポートされます。

サポートされるフォーマット	出力
{{CURRENT_TIMESTAMP}}	2025-03-19
{{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm}}	2025-03-19 14:30
{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, MMM dd, yyyy HH:mm:ss}}	Monday, May 5, 2025 14:30:15

たとえば、ユーザー名がTom Bで、非バースティング電子メール・スケジュールを作成するとします:

「件名」フィールドに、「Sales Dashboard for {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}} from {{USER}}」と入力します。

受信者には次が表示されます:

Sales Dashboard for 2025-03-19 13:35:09 from Tom B

「メッセージ」フィールドに、{{USER}}の{{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}}にある営業ダッシュボードの週次更新を入力します。

受信者には次が表示されます:

This is the weekly update for the Sales Dashboard on Wednesday, Mar 19, 2025 from Tom B.

ワークブック電子メール・スケジュールの作成

ワークブック内の選択したキャンバスのデータ・ビジュアライゼーションを目的の受信者と共有するようにスケジュールを設定できます。データ・ビジュアライゼーションは、スケジュールされたEメールに添付されたPDFファイル、XLSXファイルまたはPNG形式のイメージ・ファイルとして送信できます。

「ホーム」ページで、ワークブックにマウス・ポインタを重ねて、「アクション」をクリックし、「スケジュール」を選択します。
スケジュール・タブで、「新規」をクリックします。
「フォーマット」タブで、「名前」フィールドを使用して、必要に応じてスケジュールのデフォルト名を変更します。
フォーマットフィールドを使用して、コンテンツを共有する形式を選択します:
- Acrobat (pdf) - Acrobat (PDF)ファイルの場合は、「キャンバス」フィールドを使用して共有するキャンバスを最大5つまで選択し、「サイズ」フィールドを使用してデフォルトのページ・サイズを変更します。
- イメージ(png) - イメージ(PNG)ファイルの場合は、「キャンバス」フィールドを使用して、共有するキャンバスを5つまで選択します。
- Excel (xlsx) - Excel (XLSX)ファイルの場合は、「キャンバス」フィールドを使用して表またはピボット表のビジュアライゼーションを含むキャンバスを1つ選択し、「ビジュアル」フィールドを使用して共有するビジュアライゼーションを選択します。
「スケジュール」タブで、開始日時を選択します。
オプショナル: 繰返しスケジュールを作成するには、繰返しを選択。
「メール送信」タブで、受信者を入力します。
外部受信者のOracle Analyticsユーザー、アプリケーション・ロールおよび電子メール・アドレスを追加できます。複数の電子メール・アドレスをカンマで区切ります(たとえば、jane.white@abc.com、steve.brown@abc.com)。すべての受信者は、スケジュールを作成した管理者ユーザーのデータ・アクセス構成に基づいてビジュアライゼーションを受信します。
オプショナル: データ・ビジュアライゼーションがバースティング用に構成されており、ビジュアライゼーションに特定のアプリケーション・ロールおよびユーザー・グループによってアクセスされる機密データが含まれている場合は、バースティングを有効にします。
件名とメッセージを入力します。電子メール・メッセージで、「リンク」をクリックして次を選択します:
- ワークブックへのURLリンクの追加
- ダウンロード出力へのURLリンクの追加
ノート:

組織がOracle Analytics CloudのバニティURLを設定している場合、管理者はシステム設定を介して(標準URLではなく)ビジュアライゼーションへのリンクでバニティURLを使用することを選択できます。「システム設定 - バニティURLを使用したEメールでのコンテンツの共有」を参照してください。

また、「出力イメージ」をクリックすると、データ・ビジュアライゼーションのPNGイメージを、電子メール・メッセージの本文に追加することも可能です。

追加したイメージのサイズを変更して表示を最適化するには、カーソルをイメージの上に置いてから右隅をクリックしてドラッグし、サイズを拡大または縮小します。
オプショナル: システム変数を使用して、件名またはメッセージに現在の日付、時間および送信者を表示します。「件名」または「メッセージ」ラベルにカーソルを合せると、電子メールに表示されるテキストのプレビューが表示されます。
「保存」をクリックします。

バースティング・ワークブックの電子メール・スケジュールの作成

データ・ビジュアライゼーションに、Oracle Analyticsで構成されている特定のアプリケーション・ロールおよびユーザー・グループによってアクセスされる機密データが含まれている場合に、データ・ビジュアライゼーションを受信者に配信するためのバースティング・ワークブック電子メール・スケジュールを作成します。各受信者は、スケジュールを作成する管理者ユーザーのデータ・アクセス構成ではなく、データ・アクセス構成に基づいてカスタマイズされたデータ・ビジュアライゼーションを受け取ります。

「ホーム」ページで、共有するキャンバスおよびビジュアライゼーションを含むワークブックにマウス・ポインタを重ねて、「アクション」をクリックし、「スケジュール」を選択します。
スケジュールを作成するか、既存のスケジュールを編集します。
Eメール・タブで、「バースティング」を有効にし、受信者を入力します。
オプショナル: 件名およびメッセージを入力してください。
「保存」をクリックします。

ワークブックEメール・スケジュールおよびジョブの管理

スケジュール済ジョブのステータスの確認や、ワークブック電子メールのスケジュールの表示、編集または削除を行えます。

「ホーム」ページで、共有するキャンバスおよびビジュアライゼーションを含むワークブックにマウス・ポインタを重ねて、「アクション」をクリックし、「スケジュール」を選択します。
名前をクリックしてスケジュールを編集します。
オプショナル: アクションをクリックし、実行を選択して、現在スケジュールを手動で実行。
スケジュールを削除するには、スケジュールを選択し、「アクション」をクリックして、「削除」をクリックします。
オプショナル: 履歴タブをクリックして、以前にスケジュールされたジョブのステータスを確認。
「保存」をクリックします。
オプショナル: スケジュール済ジョブの進行状況を検査するには、ホームページでナビゲータをクリックし、ジョブをクリックしてフィルタをクリックし、ワークブックを選択します。スケジュールのジョブを選択し、「検査」をクリックします。