グループの概要

グループを使用すると、一度に複数のユーザーと通信し、連携できます。

グループは会話に追加できるため、複数のユーザーとのコラボレーションをすばやく開始できます。または、グループをフォルダのメンバーとして追加すると、そのフォルダのコンテンツを他のユーザーとすばやく共有できます。コンテンツ・タイプは、他のユーザーと共有する場合と同じ方法でグループと共有することもできます。グループと共有できないことは、コレクションと、パブリックまたはメンバー・リンクのみです。

独自のグループを作成することも、サービス管理者が組織に対してすでにグループを作成していることもあります。

グループを作成および使用する際に注意する必要があるヒントは、次のとおりです:

「グループを複製しない」。目的に役立つグループがすでに存在するかどうかを確認するには、グループ・メニューの「パブリック・グループの検索」オプションを使用します。
「わかりやすい名前を付ける」。グループ名には、頭字語や略語は使用しないでください。ユーザーが目的を理解できるように、意味のあるものにします。
「グループに適切なプライバシ制御を選択」。グループを検索して使用できるユーザー、およびユーザーが自身をグループに追加できるかどうかを制御できます。次のタイプのグループを作成できます:
- 「パブリック・グループ」-パブリック・グループは誰でも表示可能で、ユーザーは自分自身をこのグループに追加できます。この種類のグループは慎重に使用する必要があります。たとえば、ロールアウトするプロジェクトがあり、そのプロジェクトを使用したことのあるユーザーからフィードバックを集める必要があるとします。すべてのユーザーにグループをオープンし、自分で追加できるようにすると、特定のプロジェクトに関するフィードバックを追加できます。
- 「プライベート・グループ」-プライベート・グループは、すべてのユーザーに表示されますが、自身をこのグループに追加することはできません。これは、グループを一部のユーザーに制限する場合に役立ちます。ユーザーは、グループが存在することを検出し、そのグループを使用して情報を共有できます。たとえば、エンジニアリング部門にグループを作成できます。その部門とコラボレーションまたは共有する必要があるユーザーは、会話またはフォルダにそのグループをメンバーとして追加できます。
- 「クローズド・グループ」-このタイプのグループは、メンバーシップの厳格な制御権を提供します。メンバーでなければグループが表示されず、ユーザーがそのグループに自身を追加することはできません。たとえば、少人数のユーザーが、間もなく行われる買収や次のプロジェクトについて話し合う必要があるとします。組織内にはこのことについて知る必要があるユーザーは他にいないため、制限されたメンバーのグループを作成して、情報を表示できるユーザーを制御します。
グループは任意のアイテムにメンバーとして追加できます。グループでユーザーの追加や削除を行うと、アイテムでそのユーザーの追加または削除が実行されます。個人がグループの一部としてではなく個人として追加された場合、個人として削除されないかぎりメンバーのままです。
特定のユーザーroleを必要とするアイテムのメンバーとしてグループを追加すると、そのロールを持つユーザーのみがそのアイテムにアクセスできます。たとえば、標準ユーザー・ロールのユーザーをグループに追加し、そのグループをリポジトリのメンバーとして追加した場合、リポジトリへのアクセスにはエンタープライズ・ユーザー・ロールが必要なため、標準ユーザーはそのリポジトリにアクセスできません。
グループが削除されると、そのグループのユーザーから、共有フォルダ、コンテンツ・タイプまたは会話へのアクセスが削除されます。
モバイル・デバイスおよびデスクトップ・アプリケーションでグループを使用できますが、Webブラウザ・インタフェースを使用してグループを管理します。

グループを使用するには、共有するユーザーを選択するのと同じように選択します。たとえば、フォルダまたは会話を共有する場合は、メンバー・ダイアログにグループの名前を入力します。グループ内のユーザーの権限(表示、コントリビュータなど)を選択し、フォルダまたは会話にグループをメンバーとして追加します。