Používání metadat

Metadata slouží k rychlé kategorizaci vašich souborů a složek s dodatečnými popisy.

Správce služby mohl vytvořit metadata, které jsou navržena přímo pro vaší organizaci. Například můžete potřebovat sledovat schválení položky jinými osobami a kdo příslušnou položku schválil. Je možné vytvořit metadata názvem „Schválení dokumentu“ obsahující seznam polí, jako je typ souboru, autor souboru, kdo soubor schválil a kdy ho schválil.

Potom můžete přesunout všechny soubory, které byly schváleny do jedné složky a použít metadata na tuto složku. Všechny soubory ve složce budou označeny za schválené. Můžete upravit metadat pro různé soubory a zobrazit jejich datum schválení, kdo je schválil a další relevantní podrobnosti.

Osoby s rolí zdroje vlastník, manažer nebo přispěvatel mohou použít metadata na soubory a složky. Osoby s rolí zdroje divák nebo stahující mohou prohlížet všechna metadata, která jsou nastavena.

Metadata se vytváří automaticky pro položky uložené jako digitální materiály. Metadata mohou vytvářet pouze správci služby. Spolupracujte se svým správcem na vývoji metadata, které potřebujete.

Jak začít používat metadata:

1. Vyberte soubor nebo složku, kam chcete přidat metadata, a kliknutím na ikonu otevřete postranní panel.
2. V rozevírací nabídce podokna vyberte možnost Tagy a metadata.
3. Kliknutím na položku otevřete seznam dostupných metadat.
4. Vyberte název metadat, který chcete použít, a poté klikněte na možnost Uložit.
5. Pole, která jsou vytvořena pro metadata, jsou zobrazena na bočním panelu. Podle potřeby zadejte informace. Pokud se jedná o metadata pro složku, veškeré zadané informace se použijí pro všechny soubory v příslušné složce.

   Pro hodnoty polí zadávané uživateli platí následující omezení:

   • Text: Maximálně 1000 znaků. Nelze používat znaky # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • Počet: Maximálně 15 znaků. Je nutné zadat celé číslo, nikoli desetinné.
6. Po skončení klikněte na Uložit.