Oversigt over deling

Du har muligvis brug for at samarbejde med andre personer og dele oplysninger, men du vil være sikker på, at kun de rette personer har adgang til de pågældende oplysninger. Den type deling, som du bruger, afhænger af det, som du skal dele:

  • Filer: Du kan oprette et link og sende linket pr. e-mail til en person eller bruge det til en instant-meddelelse eller et dokument eller en anden app. Det er nyttigt at sende et link, hvis du skal give personer adgang til specifikke filer efter behov. Modtageren kan kun få adgang til filen ved at bruge linket. Der er både offentlige links og medlemslinks - se en beskrivelse nedenfor.
  • Mapper: Du kan sende et link til en mappe, eller du kan tilføje personer eller grupper som medlemmer af mappen. Når du tilføjer medlemmer i en mappe, kan disse grupper eller personer få adgang til alt indholdet af mappen. Det er praktisk, når du for eksempel arbejder på et stort projekt, og andre hele tiden skal have adgang til oplysninger.

Hvis du deler mapper med andre og giver dem tilladelse til at føje indhold til mappen, tæller det pågældende indhold også med i lagerkvoten. Hvis din mappe for eksempel indeholder 500 MB filer og en anden bruger, der deler den, tilføjer yderligere 300 MB filer, tæller de samlede 800 MB med i kvoten.

Hvis du har adgang til over 100 mapper (som enten ejes af dig eller er delt med dig), vil dine søgeresultater være ufuldstændige, da søgninger er begrænset til 100 mapper.

Serviceadministratoren er ansvarlig for at håndtere Oracle Content Management for din organisation. Den pågældende person angiver den mængde lagerplads, som du kan bruge. Hvis du har brug for mere lagerplads, end du p.t. har, skal du kontakte tjenesteadministratoren.

Du bestemmer, hvad andre kan gøre med dit delte indhold, ved at tildele dem roller. Når du føjer medlemmer til mapper, bestemmer du deres rolle i den pågældende mappe. Du kan bestemme, at dokumenter skal være skrivebeskyttede eller at andre kan redigere dem og uploade nye versioner. Følgende roller kan bruges:
  • Læser: Læsere kan se på filer og mapper, men kan ikke ændre noget.
  • Downloader: Downloadere kan også downloade filer og gemme dem på deres egen computer.
  • Bidragyder: Bidragydere kan også ændre filer, opdatere filer, uploade nye filer og slette filer.
  • Manager: Managere har alle de andre rollers privilegier og kan tilføje eller fjerne andre personer som medlemmer.

Bemærk:

Hvis din systemadministrator har aktiveret Microsoft Office Online-integration, kan læsere kun se eksempler af filen i webklienten, downloadere kan også se filen i Microsoft Office Online, og bidragydere kan også redigere filen i Microsoft Office Online.

Der er også en ejerrolle med alle tilladelser til håndtering af en mappe, herunder sletning af mappen.

Bidragydere og managere kan slette indhold og undermapper. Hvis et delt element slettes, vises det i mappen Papirkurv for den person, som ejer elementet, og den person, der slettede det.

Når du samarbejder med partnere og eksterne leverandører, kan du angive sikre offentlige links til filer, så alle har det rigtige adgangsniveau. Du kan også angive adgangskoder og udløbsdatoer for links for at tilføje mere sikkerhed. Du kan bevare overblikket ved at overvåge, hvem der har oprettet adgang til hvilke delte filer og hvornår.

Få en rundvisning i deling (kun på engelsk).

Offentlige links

Et offentligt link giver adgang til den specifikke fil eller mappe, og ingen andre filer eller mapper.

Din tjenesteadministrator kan deaktivere brugen af offentlige links og angive, hvem der har adgang til disse links (alle eller kun registrerede brugere).

Når du opretter et offentlig link, føjer du et navn til linket, så du kan spore, om det er blevet brugt. Du kan også tilføje en meddelelse sammen med linket og vælge tilladelser til linket. Dette bestemmer, hvad modtageren kan gøre med linket. Du kan justere den maksimumrolle, der bruges til offentlige links, i dine præferencer via din webbrowser. Din tjenesteadministrator kan også begrænse de roller, der er tilladt til offentlige links. Rollerne er de samme, som dem, der bruges, når du føjer medlemmer til mapper (Læser, Downloader og Bidragyder).

Når du opretter et offentligt link, kan du, hvis administratoren har givet tilladelse til det, vælge at sende linket til Hvem som helst, hvilket betyder, at du kan sende det til personer, der ikke har en Oracle Content Management-konto, eller du kan begrænse modtagerne til Alle registrerede brugere, som er de personer, der har en konto.

Du kan også angive en valgfri udløbsdato, hvor det offentlige link holder op med at fungere, og en adgangskode. Disse adgangskoder er ligesom andre adgangskoder til et offentligt link. Du kan angive en adgangskode, så den person, som modtager linket, skal indtaste koden, før linket kan bruges. Det er med til at øge sikkerheden af ethvert offentligt link, som du sender. Du skal sende adgangskoden til den person, der modtager linket, så denne kan bruge linket. Ellers kan personen ikke få adgang til det indhold, der er tilknyttet linket.

Medlemslinks

Denne type link kræver, at personen er medlem af mappen, og personen skal logge på en Oracle Content Management-konto for at kunne bruge linket. Når du bruger et medlemslink, kan du vælge Onlineadgang, så modtageren kan se filen eller mappen. Du kan også bruge et Direkte download-link, når du deler en fil. Så kan modtageren downloade en fil uden at få vist den.