Durch die Aufteilung von Transaktionen lassen sich Zeitdifferenzen für 1:n-, n:1- oder n:n-Abgleiche handhaben, indem der Abgleich nur für einen Teil einer Transaktion ermöglicht wird. So wird nur der Abgleich des aufgeteilten Restbetrags ausgesetzt. Dies hilft dabei, die Anzahl an nicht abgeglichenen Transaktionen pro Tag möglichst gering zu halten und einem Prüfer eine Abstimmung mit weniger nicht abgeglichenen Transaktionen vorzulegen. Ein Administrator muss diese Funktion aktivieren, damit Benutzer Transaktionen aufteilen können.
Wenn Transaktionen eine 1:n-, n:1- oder n:n-Übereinstimmung aufweisen, werden Abstimmungen erschwert, da mehr Transaktionen benötigt werden, um ein Abgleichsset auszugleichen. Die Zeitdifferenzen bei 1:n-, n:1- oder n:n-Abgleichen sind schwer zu handhaben, da der Abgleich vieler Transaktionen so lange aussteht, bis die restlichen Transaktionen geladen werden, mit denen das Abgleichsset ausgeglichen werden kann.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen Standardabgleich zwischen Quelle (Hauptbuch) und Nebenbuch (Bank), wobei es sich um einen Abgleich von 1 Hauptbuchbetrag zu 5 Bankbeträgen (1:n) handelt:
An Tag 2 bemerkt der Benutzer, dass der gesamte Bankbetrag 9.990,00 USD anstatt 10.000,00 USD beträgt, was bedeutet, dass der Bank ein Fehler in Höhe von 10,00 USD unterlaufen ist. Die Bank benötigt mindestens zwei Wochen, um den Betrag von 10,00 USD zu korrigieren. Bis zur Korrektur muss der Benutzer daher mit dem Abgleich von sechs Transaktionen warten. Um den Abgleich einer Einzahlung in Höhe von 10.000,00 USD nicht so lange aufschieben zu müssen, kann der Benutzer den Hauptbuchbetrag von 10.000,00 USD in zwei Transaktionen aufteilen. Nach der Aufteilung kann der Benutzer den Hauptbuchbetrag von 9.990,00 USD mit dem Bankgesamtbetrag von 9.990,00 USD abgleichen und den Abgleich des Hauptbuchbetrags von 10,00 USD bis Tag 15 aufschieben, wenn die Bank den ausstehenden Betrag von 10,00 USD sendet. Diese Aufteilung ermöglicht dem Benutzer eine saubere Abstimmung, vor allem wenn eine hohe Anzahl solcher Abgleiche erforderlich ist.
Der Abgleich sieht wie folgt aus:
Nach der Korrektur der 10,00 USD durch die Bank erfolgt der Abgleich der Transaktion anhand eines automatischen Abgleichs oder eines manuellen Abgleichs.
Aufteilung von Transaktionen zulassen
Um die Aufteilung im Fenster Nicht abgeglichene Transaktionen aktivieren zu können, muss der Administrator die Aufteilung von Transaktionen in der Registerkarte "Datenquellen" zulassen. So aktivieren Sie die Option "Aufteilen":
Klicken Sie unter Anwendungen auf Abgleichstypen, und wählen Sie den gewünschten Abgleichstyp aus (z.B. Clearing).
Aktivieren Sie im Fenster "Datenquellen" das entsprechende Kontrollkästchen, um die Aufteilung von Transaktionen zuzulassen.
Klicken Sie auf Speichern.
Das Symbol Transaktionen aufteilen wird im Fenster Nicht abgeglichene Transaktionen angezeigt.
Hinweis: