3 Informationen zu Best Practices für die Einrichtung
Das Implementieren von Lösungen für die Kontenabstimmungscompliance wie Oracle Account Reconciliation Cloud ist mehr Kunst als Wissenschaft. Es gibt nicht die eine Art und Weise der Durchführung. Dieser Abschnitt enthält Vorschläge für Best Practices für zwei herausfordernde Implementierungsthemen: Implementierungsmethoden und Formatdesign.
Implementierungsmethoden
Implementierungsmethoden sind Optionen dafür, wie Sie Account Reconciliation organisationsübergreifend verfügbar machen. Oracle empfiehlt, Ihren Anwendungsrahmen eng zu verwalten, um so schnell wie möglich messbare Erfolge zu erzielen. Für die meisten Unternehmen bedeutet dies, dass jedes Konto, für das eine Abstimmung erforderlich ist, tatsächlich abgestimmt wird. Sie können dieses Ziel schnell und mit minimaler Beeinträchtigung für Ihr Unternehmen erreichen, indem Sie eine "Nur Tracking"-Implementierung verwenden.
"Nur Tracking"-Implementierung
Mit "Nur Tracking"-Implementierungen müssen Sie die Art und Weise, wie Personen ihre Abstimmungen durchführen, nicht ändern. Sie verfolgen lediglich, dass sie durchgeführt werden. Das Wichtigste dabei ist das Formatdesign. In diesen Implementierungen stehen Ihnen nur ein oder zwei Formate für Ihren ersten Rollout zur Verfügung. Diese einfachen Formate dienen Benutzern zum Anhängen vollständiger Abstimmungen, die normalerweise in Excel durchgeführt werden. Oracle bietet ein "Tracking"-Beispielformat mit den entsprechenden Standardformaten. Durch das Implementieren eines "Nur Tracking"-Ansatzes erhalten Sie vollständige Einsicht in den Status des Abstimmungsprozesses und zentralisierten Zugriff auf die Abstimmungen selbst.
Formatdesign
Wenn Benutzer mit diesem Prozess vertraut sind, können Sie sekundäre Ziele verfolgen, z.B. sicherstellen, dass sich jede durchgeführte Abstimmung als gültige Abstimmung qualifiziert. Sie erreichen dies durch effektives Formatdesign. Abstimmungsformate werden am besten auf Kontotypebene entworfen. Nebenbuchunterstützte Konten, wie Kreditoren, Debitoren und Anlagevermögen, sind die einfachsten Konten, um von "Nur Tracking"-Formaten zu benutzerdefinierten Formaten zu migrieren. Es empfiehlt sich, die Migration dieser Kontentypen zeitlich so zu planen, dass sie mit der Automatisierung der Ladevorgänge der Nebenbuchsalden zusammenfällt. Auf diese Weise erkennen Benutzer sofort den Nutzen der automatischen Abstimmung, wenn die Quell- und Untersystemsalden übereinstimmen.
Konten, die nicht von Nebenbüchern unterstützt werden und für die eine Abstimmung mit einer Kontenanalysemethode erforderlich ist, wie Vorauszahlungen, Abgrenzungen, Rückstellungen und Reserven, stellen eine größere Herausforderung dar. Eine Best Practice für diese Kontotypen ist, Formate zu entwerfen, die eine Abstimmung mit hoher Qualität sicherstellen, indem sie den Benutzer durch die auszuführende Analyse führen. Mit dem Formatdesign können Sie genau anpassen, welche Informationen eingeschlossen werden müssen, wenn Abstimmungselemente oder Saldoklärungen eingegeben werden.
Sie können auch Regeln hinzufügen, die Daten validieren oder für die Anhänge erforderlich sind. Beispiel: Für immaterielle Anlagen können Sie, anstatt nach einer allgemeinen Beschreibung der den Saldo umfassenden Elemente zu fragen, Fragen zum Bewerten der Qualität der Elemente stellen, um sicherzustellen, dass sie zum Kontosaldo gehören. Indem Sie benutzerdefinierte Formate auf Kontotypebene verfügbar machen, können Sie zuerst Konten mit hohem Risiko ins Auge fassen und dadurch die Beeinträchtigung dort minimieren, wo kein so großer Bedarf besteht.
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