Inhaltselemente können auf einer Website oder in einem anderen Kommunikationsausgabekanal verwendet werden.
Inhaltselemente werden ja mit einem Inhaltstyp als Orientierungshilfe erstellt. Die meisten Inhaltstypen sind so konzipiert, dass sie einen bestimmten Zweck auf der Website bzw. in einem anderen Ausgabekanal erfüllen. Nachdem Inhaltselemente erstellt wurden, stehen sie zur Verwendung auf den mit der Sammlung verknüpften Websites zur Verfügung. Alle Personen mit der Rolle des Beitragenden für die Website können das Inhaltselement zur Site hinzufügen. Dazu müssen sie es auswählen und per Drag-and-Drop in einen für Inhalt vorgesehenen Slot auf der Website ziehen.
Sie können ein von Ihnen erstelltes Inhaltselement später bearbeiten, ohne dass dies Auswirkungen auf die Umgebung hat, in der das Inhaltselement verwendet wird. Beispiel: Sie müssen täglich einen kurzen aktualisierten Artikel für Ihre Website schreiben. Sie oder der Administrator erstellen einen Inhaltstyp mit dem Namen Nachrichtenartikel. Der Inhaltstyp enthält Felder für einen kurzen Text, ein Datum und einen kleinen Absatz.
Sie erstellen nun das Inhaltselement Aktuelle Nachrichten mit diesem Inhaltstyp und fügen es zu Ihrer Websitesammlung hinzu. Anschließend fügen Sie das Inhaltselement Aktuelle Nachrichten zu Ihrer Website hinzu und zeigen in einer Vorschau an, wie es aussieht. Sobald Sie mit dem Aussehen zufrieden sind, können Sie das Inhaltselement veröffentlichen.
Sie können jetzt das Inhaltselement Aktuelle Nachrichten jeden Tag bearbeiten und den darin enthaltenen Text ändern und veröffentlichen. Der geänderte Text wird auf der Website angezeigt, ohne dass die Website täglich aktualisiert werden muss. Der Inhalt wird also unabhängig von der Website geändert.