Begriffe in Task Manager

Aufgaben sind Aktivitäten, die während eines Geschäftsprozesses durchgeführt werden, z. B. Formulardaten eingeben oder Neue Konten prüfen.

Serviceadministratoren und Poweruser definieren die Aufgaben für den Prozess und fügen Details für jede Aufgabe hinzu, z. B. Start- und Enddaten, Bearbeiter und Genehmiger. Benutzer öffnen zugewiesene Aufgaben, lesen die Anweisungen, beantworten Fragen und leiten die Aufgaben nach deren Abschluss weiter.

Vorlagen definieren eine wiederholbare Folge von Aufgaben, die für einen Geschäftsprozess erforderlich sind. Administratoren können ein definiertes Aufgabenset als Vorlage speichern, um es für zukünftige Zeiträume, z. B. monatlich oder quartalsweise, zu verwenden, anstatt die Aufgaben jedes Mal neu zu erstellen.

Beispiel: Ein Administrator kann ein Aufgabenset für einen monatlichen Prozess speichern und dieselbe Vorlage jeden Monat für diesen Prozess verwenden.

Ein Zeitplan ist eine geordnete Folge von Aufgaben für einen Geschäftsprozess. Zeitpläne können aus einer Vorlage vordefinierter Aufgaben erstellt oder manuell angelegt werden. Wenn Administratoren einen Zeitplan erstellen, ordnen sie die für Aufgaben definierten relativen Daten, wie Tag 1 und Tag 2 des Geschäftsprozesses, Kalenderdaten zu, z. B. dem 1. und 2. März. Wenn sie den Status des Zeitplans auf "Offen" setzen, werden die Aufgaben gemäß ihren geplanten Startdaten und -zeiten ausgeführt.

Beispiel: Ein Administrator erstellt einen monatlichen Prozesszeitplan für März, wobei die Aufgabe Neue Konten prüfen auf den 1. März festgelegt ist. Wenn der Administrator den Zeitplan am 1. März von Ausstehend auf Offen ändert, startet die Aufgabe Neue Konten prüfen, und eine E-Mail-Benachrichtigung wird an den Aufgabenbearbeiter gesendet.

Aufgabentypen ermöglichen die Standardisierung von Aufgabendetails für alle Aufgaben desselben Typs. Details, die im Aufgabentyp definiert sind, werden von allen Aufgaben übernommen, die aus diesem Aufgabentyp erstellt werden. Beispiel: Wenn ein Administrator Aufgabentypeinstellungen wie Anweisungen oder Regeln für den Aufgabentyp Daten genehmigen festlegt, werden diese Einstellungen von allen Aufgaben übernommen, die mit dem Aufgabentyp Daten genehmigen erstellt werden.

• Basisaufgabe: ein Standard-Aufgabentyp, der keine Aufgabendetails enthält.
• Übergeordnete Aufgabe: dieser Aufgabentyp ermöglicht die Erstellung von übergeordneten Aufgaben für Aufgabenhierarchien. Beispiel: Die übergeordnete Aufgabe "Daten laden" kann die untergeordneten Aufgaben "EMEA-Umsatzdaten laden" und "NA-Umsatzdaten laden" aufweisen.
• Integrationsaufgabe: Ein Aufgabentyp, der eine Aktion definiert und die Anwendungskomponente (wie ein Formular) oder Parameter enthält, die zum Verknüpfen mit einer externen Anwendung erforderlich sind. Vordefinierte Integrationen und Aufgabentypen werden automatisch für Ihren Service geladen. Nachdem Sie eine Verbindung zu einem anderen Service eingerichtet haben, können Sie Integrationsaufgabentypen aus diesem Service in Ihre Aufgaben aufnehmen.

  Beispiel: Ein Administrator, der Task Manager in einem Service verwendet, kann Verbindungen zu einem anderen Service wie Account Reconciliation aktivieren und synchronisieren. Dadurch werden die vordefinierten Integrationen und Aufgabentypen von Account Reconciliation geladen.

Integrationen werden verwendet, um Aufgaben über EPM Cloud-Geschäftsprozesse und externe Anwendungen hinweg zu automatisieren. Sie können Aufgaben definieren, die Integrationen mit anderen Anwendungen einschließen. EPM Cloud-Services werden automatisch mit lokal vordefinierten Integrationen für den Geschäftsprozess konfiguriert.

Wenn Sie über Abonnements für andere EPM Cloud-Services verfügen, können Sie Verbindungen zwischen Services erstellen und Integrationen mit Task Manager aktivieren. Mit vordefinierten Integrationen können Sie Task Manager-Aufgaben ausführen, die auf andere EPM Cloud-Funktionalität zugreifen. Sie können auch benutzerdefinierte Integrationen erstellen, wie z.B. benutzerdefinierte Ereignisüberwachungsaufgaben.

Integrationsaufgaben werden basierend auf einem der folgenden in der Aufgabe definierten Ausführungstypen ausgeführt:

• Endbenutzer: Eine Aufgabe, bei der der Benutzer mit einer Benutzeroberfläche interagieren muss, um die Aufgabe abzuschließen. Wenn ein Benutzer eine Endbenutzeraufgabe startet, wird automatisch die für die Ausführung der Aufgabe erforderliche Benutzerschnittstellenkomponente geöffnet. Beispiel: Bei der Aufgabe "Formulardaten eingeben" muss ein Benutzer Daten eingeben. Beim Start der Aufgabe "Formulardaten eingeben" wird die Formular-UI geöffnet.
• Prozessautomatisierung: Eine Aufgabe, die im Hintergrund ausgeführt wird, ohne Interaktion seitens des Benutzers. Diese Integrationen werden automatisch in externen Anwendungen ausgeführt, wenn ihr Startdatum und die Startzeit erreicht sind und ihre Vorgängeraufgaben abgeschlossen sind. Beispiel: Eine Dataload-Aufgabe kann so definiert werden, dass sie basierend auf Startdatum und -uhrzeit automatisch über Nacht ausgeführt wird.
• Ereignisüberwachung: Eine Aufgabe, mit der ein bestimmtes Ereignis überwacht wird, das auf einem externen System stattgefunden hat. Wenn die Aktion oder der Status in der externen Anwendung eintritt, wird die Aufgabe in "Geschlossen" geändert. Beispiel: Wenn Sie in einer Anwendung mit Task Manager arbeiten, können Sie den Status der Aufgabe "Daten kopieren" in einer externen Anwendung überwachen. Wenn die Aufgabe "Daten kopieren" abgeschlossen ist und Sie sehen, dass ihr Status "Geschlossen" lautet, können Sie die nächste Aufgabe in Ihrer Anwendung starten, z.B. "Daten genehmigen".

Alerts sind Benachrichtigungen von Benutzern zu Problemen, die während des Prozesses aufgetreten sind, wie z.B. Hardware- oder Softwareprobleme. Wenn Benutzer auf ein Problem stoßen und einen Alert dafür erstellen, wählen sie einen Typ aus der Liste vordefinierter Alerttypen aus, um das Problem zu identifizieren. Der Alert wird dann zur Behebung an den im Alerttyp definierten Bearbeiter gesendet.

Beispiel: Ein Benutzer kann nicht auf die ihm zugewiesenen Aufgaben zugreifen und daher eine fällige Aufgabe nicht bearbeiten. Der Benutzer wählt einen Alerttyp aus, wie "Zugriffsproblem", wodurch der Alert an den vordefinierten Bearbeiter gesendet wird, z.B. den Systemadministrator. Der Systemadministrator behebt das Zugriffsproblem und schließt den Alert.

Alerttypen sind Kategorien möglicher Probleme, die während des Geschäftsprozesses auftreten könnten. Administratoren können Alerttypen erstellen, wie "Fehlende Daten" oder "Zugriffsproblem". Jeder Alerttyp definiert eine Prozedur, mit der kritische Informationen zum Problem erfasst werden, und weist die zuständigen Mitarbeiter zur Behebung zu.

Beispiel: Ein Administrator kann den Alerttyp "Zugriffsproblem" erstellen, der Fragen für Benutzer nach detaillierteren Informationen enthält. Der Administrator definiert einen Workflow für den Alerttyp mit einem Bearbeiter zum Beheben des Problems, wie einem Systemadministrator, und gegebenenfalls einem Backupbearbeiter.

Über Systemeinstellungen können Serviceadministratoren Standardwerte für Task Manager-Einstellungen angeben.

Administratoren können Global Integration Token definieren, um Parameter für URLs zu verwalten, z.B. in Aufgabenanweisungen. Sie können anhand von Feiertagsregeln bestimmen, welche Feiertage für Zeitpläne gelten, und geografische oder geschäftliche Organisationseinheiten erstellen, die den Aufgabeneinstellungen wie Feiertagen und Zeitzonen zugeordnet werden. Zudem können sie Einstellungen konfigurieren wie Kommentare und Aufgabenlöschungen, E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgabenregler für Höchstwerte von Listen- und Dateigrößen, Genehmigungen von Neuzuweisungsanforderungen, Berechtigungen zum erneuten Öffnen von Aufgaben und Angaben zur Anzeige von Aufgaben in Smart View, in der Arbeitsliste und im Willkommensbereich.

Eine Arbeitsliste ist das Hauptfenster, in dem Endbenutzer die ihnen zugewiesenen Aufgaben ganz einfach bearbeiten können.

Die Seite "Zeitplanaufgaben" enthält eine Liste der Zeitpläne und der darin enthaltenen Aufgaben. Dort können Benutzer alle Aufgaben in einem Zeitplan sehen. Mit Optionen für Filterung und gespeicherte Ansichten können Benutzer ihre Aufgaben schnell prüfen.

Das Überblicks-Dashboard enthält eine zusammengefasste Ansicht aller Aufgaben in einem POV. Sie können Aufgaben nach Jahr, Periode und Zeitplan filtern. Sie können Aufgaben nach Zeitplan, Priorität, Aufgabentyp oder Organisationseinheit anzeigen und Drilldowns in Aufgabendetails durchführen.

Das Compliance-Dashboard enthält Kennzahlen zur Erreichung der Complianceziele durch das Unternehmen. Dabei wird zwischen den Aufgaben unterschieden, die rechtzeitig abgeschlossen wurden, und denen, die verspätet abgeschlossen wurden. Des Weiteren wird angegeben, wie viele davon genehmigt bzw. abgelehnt wurden. Sie können Aufgaben nach Jahr, Periode und Zeitplan filtern, Kennzahlen zur Benutzerperformance basierend auf Benutzer und Organisationseinheit anzeigen und Drilldowns in Aufgabendetails durchführen.

Das Betriebs-Dashboard enthält eine allgemeine Übersicht über Daten für einen Task Manager-Prozess in einer Vielzahl von Anzeigen. Betriebs-Dashboards können Diagramme, Listen und Pivot-Ansichten kombinieren.

Beispiel: Sie können ein Betriebs-Dashboard namens "Aufgabenperformance" erstellen, das ein Balkendiagramm für die Pünktlichkeitsperformance, ein Tortendiagramm für den Aufgabenstatus und eine Pivot-Ansicht für den Status nach Benutzer enthält.

Der Task Manager-Bericht wird standardmäßig bereitgestellt und enthält Details zur Aufgabenausführung. Beispiel: Er zeigt Aufgaben an, die gefährdet, vorzeitig oder verspätet sind oder von einem Genehmiger abgelehnt wurden. Außerdem zeigt er die Aufgabencompliance, Performance nach Organisationseinheit, Benutzer mit verspäteten Aufgaben und einen Audittrail über Aufgabenänderungen an.

Administratoren können nach Bedarf ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte erstellen.