Task Manager-Überblick

Mit Task Manager können Sie die voneinander abhängigen Aktivitäten eines Geschäftsprozesses definieren, ausführen und überwachen sowie entsprechende Berichte erstellen. Die Funktion bietet eine zentralisierte Überwachung aller Aufgaben sowie ein anzeigbares, automatisiertes und wiederholbares Datensatzsystem für das Ausführen eines Geschäftsprozesses. Eine Aufgabe stellt die Aktionseinheit dar, die in der Anwendung ausgeführt wird. Administratoren oder Poweruser können integrierte Taskflows mit voneinander abhängigen Beziehungen und Hierarchien in ihren Geschäftsprozessen definieren. Sie können den Fortschritt verfolgen, Engpässe identifizieren und eventuelle Fehler oder Verzögerungen korrigieren, die während des Geschäftsprozesses entstehen können.

Mit einem EPM Enterprise-Abonnement wird der Service vorab mit integrierten Endbenutzer- und Prozessautomatisierungsaufgaben für den Geschäftsprozess geladen. Administratoren können zusätzliche integrierte Aufgaben mit anderen Geschäftsprozessen hinzufügen, indem sie Verbindungen zu anderen EPM Cloud-Services herstellen. Der Service kann zudem um Integrationen mit Nicht-EPM Cloud-Anwendungen ergänzt werden. EPM Standard-Abonnements beinhalten keine lokalen integrierten Aufgaben und können nicht um andere integrierte Aufgaben erweitert werden.

Mit Task Manager, können Sie:

  • Die Aufgaben und den Zeitplan definieren, um für einen effizienten Taskflow zu sorgen
  • Den Geschäftsprozess automatisieren, seinen Status verfolgen sowie Benachrichtigungen und Alerts bereitstellen
  • Einen Geschäftsprozess überwachen und mögliche Fehler schnell beheben, um Verzögerungen zu vermeiden
  • E-Mail-Benachrichtigungen bei Rückstand, Fälligkeitsdaten und Statusänderungen bereitstellen
  • Die Effektivität des Geschäftsprozesses analysieren.

So funktioniert Task Manager

Task Manager bietet ein Framework, in dem die folgenden Schlüsselkomponenten für einen Geschäftsprozess definiert werden können:

  • Mit Organisationseinheiten werden Regionen, Entitys, Geschäftseinheiten, Geschäftsbereiche und andere organisatorische oder geografische Einheiten modelliert, die der Aufgabe zugeordnet sind. Modellieren Sie diese Organisationseinheiten als Hierarchien, um die tatsächliche Struktur nachzubilden und das Reporting zu erleichtern.
  • Feiertagsregeln sind Sammlungen von Feiertagen, die beim Planen der Aufgabe verwendet werden.
  • Aufgabentypen werden vom Administrator eingerichtet, um eine aufgabenübergreifende Konsistenz sicherzustellen und vordefinierte Produktintegrationen zu nutzen. Wenn die vordefinierten Aufgabentypen die Anforderung nicht erfüllen, kann ein Aufgabentyp erstellt werden. Es gibt automatisierte Aufgabentypen und manuelle Aufgabentypen, denen ein definierter Bearbeiter zugewiesen ist.
  • Aufgabenvorlagen werden erstellt, um ein wiederholbares Set von Aufgaben in mehreren Perioden zu verwenden. Diese Zeitpläne stellen die chronologische Abfolge von Aufgaben dar, die erstellt werden, indem Sie eine Vorlage auswählen und Kalenderdaten zuweisen.
  • Aufgaben können einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen werden.

Der Geschäftsprozess beginnt, wenn der Zeitplanstatus von "Anstehend" in "Offen" geändert wird. Während des Geschäftsprozesses erhalten Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen über zugewiesene Aufgaben und können auf Links in der E-Mail klicken, um direkt auf die zugewiesene Aufgabe zuzugreifen. Dazu müssen Administratoren die E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren. Benutzer können auch Alerts für eventuelle Probleme erstellen. Diese werden an Bearbeiter und Genehmiger zur Lösung weitergeleitet.

Rollen in Task Manager

Task Manager umfasst drei Hauptrollen:

  • Serviceadministrator oder Poweruser: Richtet Vorlagen und Aufgaben für den Geschäftsprozess ein und überwacht den Status von Dashboard-Aktivitäten.
  • Endbenutzer: Prüft zugewiesene Aufgaben und schließt sie ab. Endbenutzer können die Liste der zugewiesenen Aufgaben in der Anwendung oder über die E-Mail der zugewiesenen Aufgabe anzeigen.
  • Genehmiger: Prüft Aufgaben und bestimmt, ob sie genehmigt werden können oder nicht.

Beispiele für Taskflows finden Sie unter Beispieltaskflows.

Aufgaben von Serviceadministratoren oder Powerusern:

  1. Benutzer einrichten Informationen hierzu finden Sie unter Benutzer und Rollen verwalten in der Dokumentation Erste Schritte mit Oracle Enterprise Performance Management Cloud for Administrators.
  2. Die erforderlichen Setupvorgänge ausführen:
  3. Die Aufgaben prüfen, die für einen Geschäftsprozess erforderlich sind, und Aufgabentypen einrichten, um eine aufgabenübergreifende Konsistenz sicherzustellen und vordefinierte Produktintegrationen zu nutzen. Informationen finden Sie unter Aufgabentypen verwalten.
  4. Ein Set von Aufgaben als Vorlage für zukünftige Perioden definieren und speichern, da sich viele Geschäftsprozesse wiederholen. Informationen finden Sie unter Aufgabenvorlagen verwalten.

    Beispiel: Ein Administrator kann einen monatlichen oder vierteljährlichen Geschäftsprozess einmal einrichten und dann für alle Monate oder Quartale wiederverwenden. Aufgaben werden mit Aufgabenvorgängern, Bearbeitern und Genehmigern definiert.

  5. Einen Zeitplan (eine chronologische Abfolge von Aufgaben) generieren, indem eine Vorlage ausgewählt und Kalenderdaten zugewiesen werden, um einen Geschäftsprozess zu initiieren. Die generischen Aufgaben in der Vorlage werden auf Kalendertage angewendet. Informationen finden Sie unter Zeitpläne verwalten.
  6. Den Zeitplanstatus von "Anstehend" in "Offen" ändern, um einen Geschäftsprozess zu starten.
  7. Den Zeitplan nach Bedarf ändern und überwachen.

Aufgaben von Endbenutzern und Genehmigern:

Nachdem der Administrator den Zeitplanstatus geändert hat (Offen), um einen Geschäftsprozess zu starten, können Benutzer Aufgabenanweisungen lesen, Fragen beantworten, Aufgaben weiterleiten, neu zuweisen, genehmigen und ablehnen. Außerdem können sie über E-Mail-Benachrichtigungen oder durch Anmeldung bei der Anwendung auf Aufgaben zugreifen.

Während des Geschäftsprozesses können Benutzer:

  1. E-Mail-Benachrichtigungen über zugewiesene Aufgaben erhalten und auf Links in der E-Mail klicken, um direkt auf zugewiesene Aufgaben zuzugreifen.
  2. (Alternativ) Sich anmelden, um zugewiesene Aufgaben in unterschiedlichen Ansichtstypen zu prüfen und darauf zuzugreifen.
  3. Aufgaben abschließen, die anschließend an Genehmiger gesendet werden und von anderen Benutzern angezeigt werden können.
  4. Alerts für aufgetretene Probleme erstellen, z.B. Hardware- oder Softwareprobleme. Alerts werden an Bearbeiter und Genehmiger zur Lösung weitergeleitet.

In diesem Video erhalten Sie einen Überblick und weitere Informationen.

Symbol "Video"Überblickvideo

UI-Navigation für Task Manager

  • Serviceadministratoren oder Poweruser greifen über Anwendungen > Task Manager auf Task Manager zu.
  • Benutzer greifen über Home > Aufgaben auf alle Task Manager-Funktionen zu. Dies umfasst alle Fenster zur Aufgaben- und Alertauflistung, Dashboards und Berichte.