Doclets angeben

Nachdem Sie den Erstellungsassistenten des Berichtspakets abgeschlossen haben, besteht der nächste Schritt in der Angabe der Teile des Berichts, die zu Doclets werden. Doclets sind einzelne Teile eines Berichts, die Autoren zugewiesen werden, um den Inhalt anzugeben. Es gibt unterschiedliche Strategien für die Aufteilung eines Berichts in Doclets. Betrachten wir die Komponenten des Berichts, für die wir ein Berichtspaket erstellen möchten, und untersuchen wir dann die Verwendung der einzelnen Strategien zur Unterteilung in Doclets. Wir verwenden das Word-basierte Beispielberichtspaket, das in Narrative Reporting enthalten ist. Siehe: Mit dem Beispielberichtspaket arbeiten.

Unser Beispielbericht setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:

Deckblatt
Inhaltsverzeichnis
Gewinn- und Verlustrechnung
Bilanz
Notizen
Kennzahlen
Rückstand und Lieferung

Lassen Sie uns einige unterschiedliche Strategien für die Aufteilung dieses Berichts in Doclets untersuchen.

Aufteilung nach Inhaltsverzeichnis

Die einfachste Art der Aufteilung des Berichts besteht in der Erstellung eines Doclets für jedes Element im Inhaltsverzeichnis:

Abbildung zeigt eine Liste der Doclets, bei denen jedes Doclet einem Thema im Inhaltsverzeichnis entspricht.

Diese Methode ist einfach und leicht nachzuvollziehen, und Ihre Autoren können jedes eigenständige Element bearbeiten und separat weiterleiten. Es ist aber möglicherweise nicht die effizienteste Methode, den Bericht aufzuteilen.

Aufteilung nach Rollen

Sie können den Bericht auch nach Rollen aufteilen. Wenn ein Bereich Ihres Berichts von einer einzelnen Person erstellt oder genehmigt wird, können Sie ein einzelnes Doclet für diesen Bereich erstellen. In der obigen Abbildung sind drei Autoren für die sieben Doclets zuständig.

Adam ist für das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis zuständig.
Annie ist für den gesamten Finanzbereich zuständig.
Peter ist für die Kennzahlen zuständig.

Das bedeutet, dass Annie zwar für den gesamten Finanzbereich zuständig ist, sie jedoch jeden Finanzbericht separat weiterleiten muss, weil es sich um separate Doclets handelt. Beispiel: Sie schließt den Umsatzbericht ab und leitet ihn weiter, dann die Bilanz und dann die Notizen. Wenn es einen gemeinsamen Genehmiger für diese Einzelberichte gibt (z.B. den Leiter der Finanzabteilung), muss der Genehmiger ebenfalls drei separate Doclets öffnen und genehmigen. In diesem Fall ist es effizienter, den Bericht nach gemeinsamer Erstellung aufzuteilen. In der folgenden Abbildung bearbeitet Adam ein Doclet für das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis, Annie ein Doclet, dass alle Finanzberichte enthält, und Peter ein Doclet für die Kennzahlen.

Abbildung zeigt eine Liste der Doclets, die einem Autor entsprechen.

Sie können Doclets auch nach Prüfer aufteilen. Beispiel: Wenn Annie alle Finanzberichte erstellt, die Gewinn- und Verlustrechnung jedoch von einer Gruppe und die Bilanz von einer anderen Gruppe geprüft wird, können Sie ein Doclet für die Gewinn- und Verlustrechnung und ein zweites Doclet für die Bilanz erstellen, sodass den Prüfergruppen jeweils Zugriff auf den richtigen Bereich zugewiesen werden kann.

Aufteilung nach Zeitplan

Sie können einen Bericht auch darauf basierend aufteilen, wann die Doclets zur Bearbeitung verfügbar sind. In einem Bericht können Informationen unterschiedlicher Abteilungen kombiniert werden, und diese Abteilungen können die betreffenden Informationen entsprechend einem anderen Zeitplan bereitstellen. Das kann bedeuten, dass jeder Bereich Ihres Berichts zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet werden kann. Beispiel:

Das Deckblatt kann jederzeit bearbeitet werden.
Die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz stehen am 6. März bereit.
Die Notizen und Kennzahlen sind am 10. März abgeschlossen.
Der Rückstandsbericht ist am 13. März fertig.
Das Inhaltsverzeichnis kann erst erstellt werden, nachdem alle anderen Abschnitte weitergeleitet wurden.

Wenn Sie ein einzelnes Doclet für Annie erstellen, die für die Finanzberichte und Notizen zuständig ist, kann sie Ihre Arbeit erst weiterleiten, nachdem sie den Abschnitt "Notizen" am 10. März erstellt hat, selbst wenn ihre Arbeit mit der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz am 6. März abgeschlossen ist. In diesem Fall ist es besser, den Bericht nach Zeitplan aufzuteilen:

Abbildung zeigt eine Liste der Doclets entsprechend dem Zeitpunkt, an dem sie zur Bearbeitung zur Verfügung stehen.

Bei dieser Methode können Autoren den Doclet-Inhalt bearbeiten, wenn er verfügbar wird, anstatt darauf warten zu müssen, dass der gesamte Inhalt bereitsteht, für den sie zuständig sind.