Mit dem Formatbeispiel arbeiten

Das Formatbeispiel des Berichtspakets bestimmt das Look-and-Feel eines Berichts. Bei Word-basierten Berichtspaketen beginnen Sie die Erstellung eines Berichts, indem Sie das Formatbeispieldokument in Microsoft Word erstellen, das alle Seiteneinstellungen und Formate für den Bericht enthält. Bei PowerPoint-basierten Berichtspaketen erstellen Sie eine PowerPoint-Datei, die die Folienmaster und Folienlayouts enthält, die der Bericht aufweisen soll. Wenn Sie ein Berichtspaket zur Erstellung eines vorhandenen Berichts oder einer vorhandenen Präsentation erstellen, sollte Ihre Zielsetzung die detailgetreue Wiedergabe des Erscheinungsbilds und Layouts dieses Berichts oder dieser Präsentation sein. Siehe: Erläuterungen zu Formatbeispielen.

Hinweis:

Für PDF-basierte Berichtspakete laden Sie kein Formatbeispieldokument hoch. Sie geben stattdessen bei der Erstellung des Berichtspakets die Informationen zu Header, Footer und Rändern an. Siehe: Header, Footer und Ränder für PDF-basierte Berichtspakete angeben.

Der folgende Beispielbericht verdeutlicht, wie ein Formatbeispieldokument auf Basis eines vorhandenen Berichts erstellt wird.

Beispielseiten:


Berichtsbild 1

Berichtsbild 2

Berichtsbild 3

Wie Sie sehen, weisen die Seiten gemeinsame Elemente auf:

  • Der Header enthält den Firmennamen, und auf jeder Seite befindet sich ein dekorativer Footer mit einer Seitennummer.

  • Text außerhalb der Tabellen wird in einer einzelnen Spalte mit einheitlichen Rändern formatiert.

  • Die Seiten weisen das US Letter-Format 8,5 Zoll x 11 Zoll (21,59 cm x 27,94 cm) auf und werden alle im Hochformat angezeigt.

Das Formatbeispieldokument stellt sicher, dass alle Seiten im Bericht diese gemeinsamen Merkmale aufweisen werden. Wenn Sie den kompletten vorhandenen Bericht einfach als Formatbeispieldokument hochladen würden, könnte das die Systemperformance beeinträchtigen. Sie sollten ein Dokument hochladen, das nur genügend Formatinformationen zum Festlegen des Formatbeispiels enthält, jedoch keinen zusätzlichen Text. Ein Möglichkeit besteht darin, alle Daten mit Ausnahme einer einzelnen typischen Seite aus dem ursprünglichen Bericht zu löschen und diese Seite als Formatbeispieldokument zu verwenden. Dieses Dokument muss die Elemente enthalten, die der endgültige Bericht enthalten soll. Das folgende Bild zeigt eine einzelne Seite aus dem gesamten Bericht, die als Formatbeispiel verwendet werden kann.


Berichtsbild 4

Diese Seite enthält alle Formatelemente, die im endgültigen Bericht enthalten sein sollen:

  • Seiten-Header und -Footer mit Seitennummer

  • Zwei Ebenen der Abschnittsüberschrift (Überschrift 1 und Überschrift 2) mit Nummern formatiert (siehe nachfolgender wichtiger Hinweis)

  • Absatztext

Achtung:

Wenn bei Word-basierten Berichtspaketen der Bericht Formate enthält, die gegenüber ihren Standardwerten in Microsoft Word geändert wurden, müssen Sie ein Beispiel der Formate im Formatbeispieldokument angeben, sodass sie in das Formatbeispiel des Berichtspakets integriert und für alle Doclets im Berichtspaket verfügbar gemacht werden können. Im obigen Beispiel wurden Überschrift 1 und Überschrift 2 gegenüber ihren Standardwerten in Word geändert, sodass sie Nummern enthalten. Sie müssen Beispiele der Überschrift 1 und der Überschrift 2 im Dokument erstellen (siehe oben), sodass die Änderungen im Formatbeispieldokument beibehalten werden. Siehe: Erläuterungen zu Formatbeispielen.

Nachdem Sie das Formatbeispieldokument erstellt und in das Berichtspaket hochgeladen haben (siehe: Berichtspakete erstellen), fügen Sie einige Doclets hinzu und verwenden Sie dann die Registerkarte Vorschau Vorschau, um zu sehen, wie die zusammengeführten Doclets mit dem angewendeten Formatbeispiel aussehen. Möglicherweise müssen Sie das Formatbeispieldokument anpassen, damit die Doclets richtig angezeigt werden.

Auf der Registerkarte "Vorschau" können Sie auch eine Vorschauversion des gesamten Berichts, Doclets oder Abschnitts herunterladen, im Sie Aktionen und dann Vorschau herunterladen wählen. Sie können die Vorschau in Word oder PowerPoint im PDF-Format herunterladen.

Sie können auch eine Vorschau eines einzelnen Doclets oder eines Abschnitts anzeigen. Ein Doclet-Genehmiger kann den Doclet-Inhalt im Web anzeigen und prüfen und dann das Doclet genehmigen oder ablehnen, ohne das Dokument herunterladen zu müssen. Dasselbe gilt für einen Abschnitt. Die Vorschau enthält alle Abschnittsinhalte in einem einzelnen Dokument zusammengeführt.

So zeigen Sie eine Vorschau eines Doclets oder Abschnitts an und genehmigen oder lehnen das Doclet oder den Abschnitt ab, ohne dass Sie Daten herunterladen müssen:

  1. Wählen Sie über Registerkarte "Berichtcenter" das Doclet oder den Abschnitt zum Anzeigen einer Vorschau aus.

  2. Wählen Sie Aktionen für Doclets oder Abschnitte, Aktionen für Doclets neben dem Doclet, für das Sie die Vorschau anzeigen möchten, oder Aktionen für Abschnitte neben dem Abschnitt, für den Sie die Vorschau anzeigen möchten, und dann Vorschau. Sie gelangen automatisch zu Registerkarte "Vorschau".