Konsolidierungsjournalvorlagen erstellen

Zum Erstellen, Ändern und Löschen von Konsolidierungsjournalvorlagen müssen Sie über die Anwendungsrolle "Konsolidierungsjournale - Erstellen" verfügen. Wenn Sie außerdem die vordefinierte Rolle "Benutzer", "Poweruser" oder "Serviceadministrator" besitzen, benötigen Sie Schreibzugriff auf die Elemente im Journal.

Sie können Standardjournalvorlagen oder Journalvorlagen für wiederkehrende Elemente erstellen.

  • Standardvorlagen enthalten Konten und Entitys für Anpassungen, die Sie häufig eingeben.

  • Wiederkehrende Vorlagen enthalten vollständige Informationen zu identischen Journalbuchungen, die in mindestens einer Periode wiederkehren. Wenn Sie über Journale verfügen, die für jede Periode erstellt werden müssen, können Sie für diese Journale Vorlagen für wiederkehrende Elemente erstellen.

    Nach Öffnen der neuen Periode werden in der periodischen Ansicht für wiederkehrende Journale automatisch wiederkehrende Journale mit dem Status "In Bearbeitung" erstellt. In YTD_Input muss das wiederkehrende Journal für die nächste Periode manuell erstellt werden.

Wenn Sie ein Journal erstellen, können Sie dies anhand einer bereits vorhandenen Vorlage tun. Wenn Sie eine Vorlage auswählen, wird eine Datensicherheitsprüfung durchgeführt, um zu bestimmen, ob Sie Zugriff auf alle Vorlageneinträge haben.

Wenn Sie Daten eingegeben haben, können Sie die Vorlage scannen, um zu prüfen, ob alle Einträge gültig sind. Mit dem Scanprozess können Sie Fehler ermitteln und alle erforderlichen Änderungen vornehmen, bevor Sie die Vorlage speichern. Die folgenden Elemente sind Beispiele für die Systemvalidierung:

  • Mit Ausnahme von "Entity" müssen sich alle Dimensionselemente auf Basis-/Blattebene befinden. Sie dürfen keine berechneten Elemente sein.
  • Die Kontentypen sind folgende: Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Ertrag, Aufwand und geplante Sparaufwände.
  • Alle Einträge müssen zu demselben übergeordneten Element gehören. Die untergeordnete Währung muss identisch sein, aber die übergeordnete Währung kann unterschiedlich sein.
  • Sie benötigen Zugriff auf alle Eintragselemente von Journalen in der Vorlage.

    Informationen zum Erstellen von Journalvorlagen erhalten Sie im folgenden Video:

    Symbol "Video" Journalvorlagen erstellen

So erstellen Sie eine Journalvorlage:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Konsolidierungsjournale.
  2. Klicken Sie auf Journalvorlagen.
  3. Klicken Sie im Fenster "Vorlagen" auf Erstellen.

    Die Seite "Vorlagendetails" wird angezeigt.

  4. Geben Sie für Label ein Vorlagenlabel ein.

    Das Label darf maximal 50 Zeichen umfassen. Verwenden Sie keine Leerzeichen und nicht die folgenden Zeichen: . + - */ # {} ; , @ oder Anführungszeichen.

  5. Optional: Geben Sie eine Beschreibung für die Vorlage ein.
  6. Wählen Sie unter Journalart die Option Normal oder Automatisch gegenbuchend aus.
  7. Wählen Sie unter Datenquelle ein Datenquellenelement aus.

    Die Informationen unter Währung werden mit dem beim Erstellen des Datenquellenelements angegebenen Quellwährungstyp aufgefüllt und sind schreibgeschützt.

  8. Wählen Sie als Saldentyp die Option Ausgeglichen oder Unausgeglichen aus. Die Option ist nur verfügbar, wenn Unausgeglichene Journale aktiviert ist.
  9. Wählen Sie unter Vorlagenart entweder Standard oder Wiederkehrend aus.
  10. Optional: Wählen Sie unter Gruppe eine Journalgruppe aus, die Sie der Vorlage zuweisen möchten.
  11. Um eine Journalbuchung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen über den Spalten "Soll" und "Haben".
  12. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um Dimensionselemente auszuwählen:

    • Geben Sie den Elementnamen in das Textfeld ein.

    • Wählen Sie eine Zeile in der Positionstabelle aus, und klicken Sie über das Symbol Aktionen auf Elemente auswählen, um die Elementauswahl zu öffnen. Wählen Sie Elemente für die Dimensionen in dieser Zeile aus, und klicken Sie auf OK.

    • Wählen Sie eine vorhandene Zeile aus, und klicken Sie auf Aktionen, Zeile kopieren. Wählen Sie dann eine andere Zeile aus, und klicken Sie auf Zeile einfügen.

    Wenn Sie Positionen erstellen, können Sie eine Positionsbeschreibung mit maximal 100 Zeichen hinzufügen.
  13. Optional: Um einen oder mehrere Vorlageneinträge zu löschen, wählen Sie die entsprechende Zeile aus, und klicken Sie unter Aktionen auf Löschen.
  14. Geben Sie die Anpassungsbeträge in den Spalten Soll oder Haben ein.
  15. Optional: Um die Vorlage zu scannen und zu prüfen, ob die Journalbuchungen gültig sind, klicken Sie unter Aktionen auf Scannen.
  16. Optional: Um die Vorlagendetailseite zu drucken, klicken Sie unter Aktionen auf Drucken, und drucken Sie die Seite mit der Druckfunktion Ihres Browsers.
  17. Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage zu speichern.
  18. Optional: Klicken Sie auf der Hauptseite "Vorlagen" auf Aktualisieren, um die Vorlagenliste zu aktualisieren und die neue Vorlage anzuzeigen.