Bei der Anwendungserstellung kann ein Administrator einen Konsolidierungsjournalworkflow für das Erstellen, Weiterleiten und Genehmigen von Journalen aktivieren. Wenn ein Journal weitergeleitet wird, werden Benachrichtigungen an Benutzer mit mindestens Lesezugriff auf die Entitys im Journal und Schreibzugriff auf die übergeordneten Elemente gesendet.
Hinweis:
Sie können E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren. Informationen hierzu finden Sie unter E-Mail für Benachrichtigungen einrichten.Sie können Journale erstellen, wenn Sie über die Anwendungsrolle "Konsolidierungsjournale - Erstellen" verfügen. Darüber hinaus benötigen Sie Zugriff auf alle Entitys in der Vorlage.
Tabelle 9-5 Genehmigungsworkflow für Konsolidierungsjournale
| Aktueller Status | Aktion | Status der Aktivierungsaktion | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| In Bearbeitung | Weiterleiten | Weitergeleitet | Nach dem Erstellen eines Journals und der Erfassung von Journaldaten schließt der Benutzer das Journal ab, leitet es zur Genehmigung weiter oder leitet es direkt weiter.
Nach der Weiterleitung ist keine Bearbeitung mehr möglich. |
| Abgeschlossen | Abschließen | Abgeschlossen | Der Ersteller des Journals mit der Rolle "Konsolidierungsjournale - Erstellen" wählt für ein Journal, das zur Weiterleitung bereit ist, die Aktion zum Abschließen aus. |
| Weitergeleitet | Ablehnen | In Bearbeitung | Ein Benutzer kann ein Journal ablehnen, das weitergeleitet wurde. Das Journal erhält wieder den Status "In Bearbeitung".
Beachten Sie Folgendes: Wenn sich ein Journal im Status "Weitergeleitet" befindet, kann es der Benutzer, der es weitergeleitet hat, nicht ablehnen. |
| Weitergeleitet | Genehmigen | Genehmigt |
Ein Benutzer kann das Journal genehmigen, wenn er über die Rolle "Konsolidierungsjournale - Genehmigen" verfügt. Beachten Sie Folgendes: Nachdem ein Benutzer ein Journal abgelehnt hat, kann dieser Benutzer das Journal später nicht mehr genehmigen. |
| Genehmigt | Ablehnen | In Bearbeitung |
Ein Genehmiger kann ein genehmigtes Journal ablehnen. Beachten Sie Folgendes: Wenn sich ein Journal im Status "Genehmigt" befindet, kann es der Benutzer, der es genehmigt hat, nicht ablehnen. Andere Benutzer mit denselben Zugriffsberechtigungen können das Journal ablehnen. |
| Genehmigt | Buchen | Aktiviert | Ein Benutzer kann ein Journal aktivieren, nachdem es genehmigt wurde, wenn er über die Rolle "Konsolidierungsjournale - Aktivieren" verfügt. |
| Buchen | Deaktivieren | Genehmigt | Ein Benutzer kann ein Journal deaktivieren, nachdem es aktiviert wurde, wenn er über die Rolle "Konsolidierungsjournale - Deaktivieren" sowie über Schreibzugriff auf die Elemente im Journal verfügt. Nach der Deaktivierung eines Journals ändert sich dessen Status in "Genehmigt". |
| In Bearbeitung | Löschen | Ein Benutzer kann deaktivierte bzw. nicht mehr benötigte Journale löschen. Genehmigte oder aktivierte Journale dürfen nicht gelöscht werden, da andernfalls nicht aufgelöste Daten für die Anpassungswerte entstehen. |
Die unten aufgelisteten Einschränkungen gelten nicht, wenn der Benutzer ein Serviceadministrator ist:
Der Benutzer, der den Status auf "Abgeschlossen" gesetzt hat, kann dasselbe Journal nicht weiterleiten.
Der Benutzer, der den Status auf "Weitergeleitet" gesetzt hat, kann dasselbe Journal nicht genehmigen.
Nur der Benutzer, der den Status auf "Weitergeleitet" gesetzt hat, kann dasselbe Journal aktivieren, wenn es den Status "Weitergeleitet" aufweist und die Aktion "Abschließen" nicht ausgeführt wurde.
Nur der Benutzer, der den Status auf "Abgeschlossen" gesetzt hat, kann dasselbe Journal aktivieren, wenn es abgeschlossen und weitergeleitet wurde.
Ein Journal mit dem Status "Abgeschlossen" kann nicht vom Benutzer abgelehnt werden, der den Status auf "Abgeschlossen" gesetzt hat.
Ein Journal mit dem Status "Weitergeleitet" kann nicht vom Benutzer abgelehnt werden, der den Status auf "Weitergeleitet" gesetzt hat.
Ein Journal mit dem Status "Genehmigt" kann nicht vom Benutzer abgelehnt werden, der den Status auf "Genehmigt" gesetzt hat.