Automatisch gegenbuchende Konsolidierungsjournale erstellen

Automatisch gegenbuchende Konsolidierungsjournale werden erstellt, um Korrekturen einzugeben, die in der nächsten Periode gegengebucht werden sollen, z.B. Einnahmen oder Aufwendungen, die gesammelt und in der nächsten Periode beglichen werden. Automatisch gegenbuchende Journale wirken sich auf zwei Datenperioden aus. Sie aktivieren ein automatisch gegenbuchendes Journal, um Werte innerhalb einer Periode anzupassen. Wenn Sie das automatisch gegenbuchende Journal aktivieren, wird automatisch ein Journal erstellt (automatische Gegenbuchung genannt), um diese Korrekturen für die nächste Periode gegenzubuchen, und der Status "Genehmigt" zugewiesen. Anschließend können Sie dieses genehmigte Journal aktivieren, damit die Gegenbuchung in Kraft tritt.

Sie können beispielsweise ein automatisch gegenbuchendes Journal, das die Konten anpasst, im Januar erstellen und aktivieren. Das System erstellt eine automatische Gegenbuchung, die diese Korrekturen für Februar gegenbucht.

Tabelle 9-2 Beispiel: Automatisch gegenbuchendes Journal

Konto Movement Produkt Haben Soll
Stammaktien No Movement Kein Produkt 199  
Überschuss No Movement Kein Produkt   199
      199 199

Tabelle 9-3 Beispiel: Systemgeneriertes automatisch gegenbuchendes Journal

Konto Movement Produkt Haben Soll
Stammaktien No Movement Kein Produkt   199
Überschuss No Movement Kein Produkt 199  
      199 199

Da die automatische Gegenbuchung automatisch vom System erstellt wird, kann sie nur aktiviert oder deaktiviert, aber nicht bearbeitet werden. Wenn Sie eine automatische Gegenbuchung deaktivieren, ändert sich der Status von "Aktiviert" zurück in "Genehmigt".

Wenn Sie das ursprüngliche, von Ihnen erstellte automatisch gegenbuchende Journal deaktivieren, löscht das System die automatisch erstellte automatische Gegenbuchung in der nächsten Periode. Ein automatisch gegenbuchendes Journal kann nicht deaktiviert werden, nachdem die zugehörige automatische Gegenbuchung aktiviert wurde.

So erstellen Sie automatisch gegenbuchende Journale:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Konsolidierungsjournale.
  2. Klicken Sie auf Erstellen.
  3. Geben Sie im Feld Label ein Label für das Journal ein.

    Hinweis:

    Das Label darf maximal 50 Zeichen umfassen. Verwenden Sie nicht die folgenden Zeichen: . + - */ # {} ; , @ oder Anführungszeichen.

  4. Optional: Geben Sie unter Beschreibung eine Journalbeschreibung ein.
  5. Wählen Sie unter Journalart die Option Automatisch gegenbuchend aus.
  6. Optional: Wählen Sie unter Gruppe eine Gruppe für das Journal aus.

    Hinweis:

    Die von Ihnen zugewiesene Journalgruppe muss in der Anwendung enthalten sein.

  7. Wählen Sie unter Datenquelle ein Datenquellenelement aus.

    Die Informationen unter Währung werden mit dem beim Erstellen des Datenquellenelements angegebenen Quellwährungstyp aufgefüllt und sind schreibgeschützt.

  8. Wählen Sie als Saldentyp die Option Ausgeglichen oder Unausgeglichen aus. Die Option ist nur verfügbar, wenn Unausgeglichene Journale aktiviert ist.
  9. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um Dimensionselemente auszuwählen:

    • Geben Sie den Elementnamen in das Textfeld ein.

    • Wählen Sie eine Zeile in der Positionstabelle aus, und klicken Sie über das Symbol "Aktionen" auf Elemente auswählen, um die Elementauswahl zu öffnen. Wählen Sie Elemente für die Dimensionen in dieser Zeile aus, und klicken Sie auf OK.

    • Wählen Sie eine vorhandene Zeile aus, und klicken Sie auf Zeile kopieren. Wählen Sie dann eine andere Zeile aus, und klicken Sie auf Zeile einfügen.

    Wenn Sie Positionen erstellen, können Sie eine Positionsbeschreibung mit maximal 100 Zeichen hinzufügen.
  10. Geben Sie eine Anpassung in die Spalte Soll oder Haben ein.
  11. Optional: Scannen Sie das Journal, und prüfen Sie, ob die Einträge gültig sind. Klicken Sie unter Aktionen auf Scannen.
  12. Klicken Sie auf Speichern, um das Journal zu speichern.