Konsolidierungsjournale aktivieren

Nach der Genehmigung eines Konsolidierungsjournals kann dieses aktiviert werden. Nach der Weiterleitung und der Genehmigung eines Journals können Sie dieses aktivieren, oder Sie können es zu einem späteren Zeitpunkt in der Liste der verfügbaren Journale auswählen und aktivieren.

Journale können einzeln oder in Batches aktiviert werden. Damit Sie das Journal aktivieren können, muss die Journalperiode geöffnet sein, und Sie müssen über Zugriff auf die Sicherheitsklassen sämtlicher Entitys für die Detailzeilen verfügen. Sie benötigen außerdem Schreibzugriff auf jedes für die einzelnen Zeilen ausgewählte Dimensionselement.

Wenn die letzte Journalaktion "Genehmigen" lautete, kann der Benutzer, der den Status auf "Genehmigt" gesetzt hat, das Journal nicht aktivieren. Alle anderen Benutzer können das Journal allerdings aktivieren, unabhängig davon, ob sie den Status auf "Abgeschlossen"/"Weitergeleitet" gesetzt haben, solange sie die entsprechenden Rollen und Zugriffsrechte aufweisen. Nach der Aktivierung wird eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Genehmiger gesendet, falls E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind.

Wenn die Option "Konsolidierungsjournalworkflow" aktiviert ist, muss das Journal zuerst abgeschlossen/weitergeleitet und genehmigt werden, bevor es aktiviert werden kann.

Hinweis: Wenn Sie nicht über den entsprechenden Zugriff auf ein Journal verfügen, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung mit der Information, dass Sie zum Ausführen dieser Aufgabe nicht autorisiert sind, wenn Sie versuchen, das Journal zu aktivieren.

Wenn Sie ein Journal aktivieren, speichert das System den Anpassungswert im angegebenen Anpassungselement für Datenquelle, Ansicht und Währung.

Werden mehrere Journale im Element "Entity Input" für dasselbe Konto aktiviert, sind die Ergebnisse kumulativ. Die Summe aus dem aktuellen Journal wird zur vorhandenen Summe in "Entity Input" addiert oder von dieser Summe subtrahiert. Die Aggregation erfolgt auf Basis der Kontentypen.

Die Kontensalden werden dann erneut berechnet, sodass die Anpassungen in der Datenbank widergespiegelt werden. Der Journalstatus ändert sich in "Aktiviert", und die Anpassung wird anschließend in einem Datenraster angezeigt.

Wenn Sie ein automatisch gegenbuchendes Journal aktivieren, wird automatisch ein Journal erstellt (automatische Gegenbuchung genannt), um diese Korrekturen für die nächste Periode gegenzubuchen. Anschließend können Sie dieses genehmigte Journal aktivieren, damit die Gegenbuchung in Kraft tritt.

Wenn ein Journal mit demselben Namen in der nächsten Periode vorhanden ist, aktiviert das System das automatisch gegenbuchende Journal nicht. Sie müssen das Journal in der nächsten Periode löschen oder das automatisch gegenbuchende Journal in der aktuellen Periode umbenennen.

Wenn Sie mehrere Journale aktivieren oder deaktivieren, werden diese als Job im Hintergrund verarbeitet, und die Meldung "Job erfolgreich weitergeleitet" wird angezeigt. Klicken Sie auf OK, und navigieren Sie zur Jobkonsole, um den Jobstatus anzuzeigen. Klicken Sie auf den Jobnamen (Journale aktivieren), um die Jobdetails anzuzeigen.

Sie müssen die Seite Journale verwalten manuell aktualisieren, um den aktuellen Status anzuzeigen.

So aktivieren Sie Konsolidierungsjournale: