Begriffe in Task Manager

Aufgaben sind während eines Geschäftsprozesses ausgeführte Aktivitäten, z.B. Formulardaten eingeben oder neue Konten prüfen.

Serviceadministratoren und Poweruser definieren die Aufgaben für den Prozess und geben Details zu jeder Aufgabe an, z.B. Start- und Enddatum, Bearbeiter und Genehmiger. Benutzer öffnen zugewiesene Aufgaben, lesen Anweisungen, beantworten Fragen und leiten Aufgaben nach deren Abschluss weiter.

Vorlagen definieren ein wiederholbares Set von Aufgaben, die für einen Geschäftsprozess erforderlich sind. Administratoren können ein Set definierter Aufgaben als Vorlage zur Verwendung in zukünftigen Perioden (z.B. monatlich oder vierteljährlich) speichern, statt die Aufgaben jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Beispiel: Ein Administrator kann ein Set von Aufgaben speichern, die für einen monatlichen Prozess erforderlich sind, und diese Vorlage jeden Monat für diesen Prozess verwenden.

Ein Zeitplan ist ein Set von Aufgaben, die für einen Geschäftsprozess erforderlich sind, in einer bestimmten Reihenfolge. Zeitpläne können aus einer Vorlage mit vordefinierten Aufgaben oder manuell erstellt werden. Wenn Administratoren einen Zeitplan erstellen, ordnen sie die für Aufgaben definierten relativen Datumswerte wie Tag 1 und 2 des Geschäftsprozesses Kalenderdatumswerten wie 1. und 2. März zu. Wenn sie den Status des Zeitplans in "Offen" ändern, werden die Aufgaben gemäß ihrer geplanten Start- und Endzeit ausgeführt.

Beispiel: Ein Administrator erstellt einen monatlichen Prozesszeitplan für März, in dem die Aufgabe "Neue Konten prüfen" dem 1. März zugewiesen ist. Wenn der Administrator den Zeitplan von "Anstehend" in "Offen" ändert, beginnt am 1. März die Aufgabe "Neue Konten prüfen", und der Aufgabenbearbeiter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.

Aufgabentypen ermöglichen die Standardisierung von Aufgabendetails für alle Aufgaben eines Typs. Die für den Aufgabentyp definierten Details werden von allen aus diesem Aufgabentyp erstellten Aufgaben übernommen. Beispiel: Wenn ein Administrator Aufgabentypeinstellungen wie Anweisungen oder Regeln für den Aufgabentyp "Daten genehmigen" definiert, gelten diese Einstellungen für alle mit dem Aufgabentyp "Daten genehmigen" erstellten Aufgaben.

• Basisaufgabe: ein Standardaufgabentyp, der keine Aufgabendetails enthält
• Übergeordnete Aufgabe: ein Aufgabentyp, mit dem Sie übergeordnete Aufgaben für Aufgabenhierarchien erstellen können. Beispiel: Die übergeordnete Aufgabe "Daten laden" kann die untergeordneten Aufgaben "EMEA-Umsatzdaten laden" und "NA-Umsatzdaten laden" enthalten.
• Integrationsaufgabe: ein Aufgabentyp, der eine Aktion definiert und die zum Verknüpfen mit einer externen Anwendung erforderlichen Anwendungskomponenten (z.B. ein Formular) oder Parameter enthält. Vordefinierte Integrationen und Aufgabentypen werden für Ihren Service automatisch geladen. Nachdem Sie eine Verbindung zu einem anderen Service eingerichtet haben, können Sie Integrationsaufgabentypen aus diesem Service in Ihre Aufgaben aufnehmen.

  Beispiel: Ein Administrator, der Task Manager in einem Service verwendet, kann Verbindungen zu einem anderen Service wie Account Reconciliation aktivieren und synchronisieren. Dadurch werden die vordefinierten Integrationen und Aufgabentypen von Account Reconciliation geladen.

Mit Integrationen werden Aufgaben in EPM Cloud-Geschäftsprozessen und externen Anwendungen automatisiert. Sie können Aufgaben definieren, die Integrationen mit anderen Anwendungen umfassen. Für EPM Cloud-Services wird der Service automatisch mit lokalen vordefinierten Integrationen für den Geschäftsprozess konfiguriert.

Wenn Sie über Abonnements für andere EPM Cloud-Services verfügen, können Sie mit Task Manager Verbindungen zwischen Services erstellen und Integrationen aktivieren. Mit vordefinierten Integrationen können Sie Task Manager-Aufgaben ausführen, die auf andere EPM Cloud-Funktionen zugreifen. Sie können auch benutzerdefinierte Integrationen wie benutzerdefinierte Ereignisüberwachungsaufgaben erstellen.

Integrationsaufgaben werden basierend auf einem der folgenden in der Aufgabe definierten Ausführungstypen ausgeführt:

• Endbenutzer: eine Aufgabe, für deren Abschluss der Benutzer mit einer Benutzeroberfläche interagieren muss. Wenn ein Benutzer eine Endbenutzeraufgabe startet, öffnet die Aufgabe automatisch die zu ihrer Ausführung erforderliche Benutzeroberflächenkomponente. Beispiel: Für die Aufgabe "Formulardaten eingeben" muss ein Benutzer Daten eingeben. Beim Starten der Aufgabe "Formulardaten eingeben" wird die Formularbenutzeroberfläche geöffnet.
• Prozessautomatisierung: eine Aufgabe, die im Hintergrund ausgeführt wird, ohne dass eine Benutzerinteraktion erforderlich ist. Diese Integrationen werden automatisch in externen Anwendungen ausgeführt, wenn ihr Startdatum und die Startzeit erreicht sind und eventuelle Vorgängeraufgaben abgeschlossen sind. Beispiel: Eine Aufgabe "Daten laden" kann so definiert werden, dass sie basierend auf ihrem Startdatum und ihrer Startzeit automatisch über Nacht ausgeführt wird.
• Ereignisüberwachung: eine Aufgabe, die ein bestimmtes Ereignis in einem externen System überwacht. Wenn die Aktion oder der Status in der externen Anwendung auftritt, wird die Aufgabe in "Geschlossen" geändert. Beispiel: Wenn Sie mit Task Manager in einer Anwendung arbeiten, können Sie den Status einer Aufgabe "Daten kopieren" in einer externen Anwendung überwachen. Wenn die Aufgabe "Daten kopieren" abgeschlossen ist und Sie sehen, dass die Aufgabe geschlossen ist, können Sie die nächste Aufgabe in Ihrer Anwendung starten, z.B. "Daten genehmigen".

Alerts sind Benachrichtigungen von Benutzern zu Problemen, die während des Prozesses aufgetreten sind, z.B. Hardware- oder Softwareprobleme. Wenn Benutzer auf ein Problem stoßen und ein Alert dafür erstellen, wählen Sie einen vordefinierten Alerttyp in einer Liste aus, um das Problem anzugeben. Der Alert wird anschließend an den im zu lösenden Alerttyp definierten Bearbeiter gesendet.

Beispiel: Eine Aufgabe eines Benutzers ist fällig, der Benutzer kann aber nicht auf seine zugewiesenen Aufgaben zugreifen. Der Benutzer wählt einen Alerttyp aus, wie "Zugriffsproblem", wodurch der Alert an den vordefinierten Bearbeiter gesendet wird, z.B. den Systemadministrator. Der Systemadministrator behebt das Zugriffsproblem und schließt anschließend den Alert.

Alerttypen sind Kategorien möglicher Probleme, die während des Geschäftsprozesses auftreten können. Administratoren können Alerttypen wie "Fehlende Daten" oder "Zugriffsproblem" erstellen. Jeder Alerttyp definiert ein Verfahren zur Erfassung kritischer Informationen zum Problem und weist das entsprechende Personal zu dessen Behebung zu.

Beispiel: Ein Administrator kann einen Alerttyp namens "Zugriffsproblem" erstellen, der Fragen an Benutzer nach ausführlicheren Informationen enthält. Der Administrator definiert einen Workflow für den Alerttyp mit einem Bearbeiter zum Beheben des Problems, z.B. einem Systemadministrator, sowie gegebenenfalls einem Backupbearbeiter.

In den Systemeinstellungen können Serviceadministratoren Standardwerte für die Task Manager-Einstellungen festlegen.

Administratoren können Global Integration Token definieren, um Parameter für URLs zu verwalten, z.B. in Aufgabenanweisungen. Sie können Feiertagsregeln für die in Zeitplänen geltenden Feiertage festlegen und geografische oder geschäftseinheitsabhängige Organisationseinheiten erstellen, die Aufgabeneinstellungen wie Feiertagen und Zeitzonen zugeordnet werden können. Sie können auch Einstellungen wie Kommentare und Aufgabenlöschungen, E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgabenregler für Höchstwerte von Listen- und Dateigrößen, Genehmigungen für Neuzuweisungsanforderungen und Berechtigungen zum erneuten Öffnen von Aufgaben konfigurieren sowie festlegen, wie Aufgaben in Smart View, in der Arbeitsliste und im Willkommensbereich angezeigt werden.

Eine Arbeitsliste ist das Hauptfenster für Endbenutzer, in dem Benutzer ihre zugewiesenen Aufgaben mühelos bearbeiten können.

Auf der Seite "Zeitplanaufgaben" wird eine Liste der Zeitpläne und der darin enthaltenen Aufgaben angezeigt. Hier können Benutzer alle Aufgaben in einem Zeitplan einsehen. Mit Filteroptionen und gespeicherten Ansichten können Benutzer ihre Aufgaben schnell prüfen.

Das Überblicks-Dashboard bietet eine zusammengefasste Ansicht aller Aufgaben in einem POV. Sie können die Aufgaben nach Jahr, Periode und Zeitplan filtern. Sie können die Aufgaben nach Zeitplan, Priorität, Aufgabentyp oder Organisationseinheit anzeigen sowie einen Drilldown zu den Aufgabendetails durchführen.

Das Compliance-Dashboard enthält Kennzahlen zur Erreichung der Complianceziele durch das Unternehmen. Dabei wird zwischen den Aufgaben unterschieden, die rechtzeitig abgeschlossen wurden, und denen, die verspätet abgeschlossen wurden. Des Weiteren wird angegeben, wie viele davon genehmigt und wie viele abgelehnt wurden. Sie können die Aufgaben nach Jahr, Periode und Zeitplan filtern, Kennzahlen zur Benutzerperformance basierend auf Benutzer und Organisationseinheit anzeigen sowie einen Drilldown zu den Aufgabendetails durchführen.

Das Betriebs-Dashboard bietet eine allgemeine Zusammenfassung der Daten für einen Task Manager-Prozess anhand verschiedener Ansichten. Betriebs-Dashboards können Kombinationen aus Diagrammen, Listen oder Pivot-Ansichten enthalten.

Beispiel: Sie können ein Betriebs-Dashboard namens "Aufgabenperformance" erstellen, das ein Balkendiagramm für die Pünktlichkeitsperformance, ein Tortendiagramm für die Aufgabenstatus und eine Pivot-Ansicht für die Status nach Benutzer enthält.

Der Task Manager-Bericht ist ein standardmäßig bereitgestellter Bericht zur Aufgabenausführung. Darin werden beispielsweise gefährdete, vorzeitige, verspätete oder von einem Genehmiger abgelehnte Aufgaben angezeigt. Darüber hinaus werden die Aufgabencompliance, die Performance nach Organisationseinheit, Benutzer mit verspäteten Aufgaben sowie ein Audittrail der Aufgabenänderungen angezeigt.

Administratoren können nach Bedarf ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte definieren.