Mit Aufgabentypregeln arbeiten

Aufgabentypregeln gelten für alle Aufgaben mit dem gleichen Aufgabentyp und dienen so als praktischer Mechanismus zum Anwenden von Regeln auf Gruppen von Aufgaben. Regeln, die im Dialogfeld "Aufgabentyp" konfiguriert werden, werden an das Dialogfeld "Aufgabe bearbeiten" propagiert und werden in diesem Dialogfeld in der Registerkarte "Regeln" angezeigt (bei Vorlagenaufgaben schreibgeschützt) und in Zeitplanaufgaben kopiert.

Verfügbare Aufgabentypregeln:

  • Aufgabe automatisch genehmigen: Führt nur dann automatisch angegebene Genehmigungen durch, wenn angegebene Bedingungen erfüllt sind.

    Beispiele für Bedingungen, die für diese Regel gelten könnten, sind: Attribute haben angegebene Werte (einschließlich berechneter Werte).

    Wenn Bedingungen erfüllt sind, werden die angegebenen Genehmigerebenen als abgeschlossen markiert, was bewirkt, dass der Workflow mit der nächsten Genehmigungsebene fortfährt oder abgeschlossen wird, wenn keine zusätzlichen Genehmigungsebenen vorhanden sind.

    Die automatische Aufgabengenehmigung wird ausgeführt, wenn der Aufgabenstatus sich in "Offen (bei Genehmiger)" ändert.

  • Aufgabe automatisch weiterleiten: Bewirkt, dass eine Aufgabe automatisch weitergeleitet wird, wenn angegebene Bedingungen erfüllt sind.

    Wenn Bedingungen erfüllt sind, wird die Rolle "Bearbeiter" als abgeschlossen markiert, was bewirkt, dass der Workflow mit der ersten Genehmigungsebene fortfährt oder abgeschlossen wird, wenn keine Genehmigungsebenen vorhanden sind.

    Die Regel für das automatische Weiterleiten von Aufgaben wird ausgeführt, wenn der Aufgabenstatus sich von "Anstehend" in "Offen (bei Bearbeiter)" ändert.

  • Aufgabengenehmigung verhindern: Diese Regel verhindert die Genehmigung einer Aufgabe basierend auf Attributwerten oder sonstigen Eigenschaften. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Genehmiger auf Genehmigen klickt.

  • Aufgabenweiterleitung verhindern: Diese Regel verhindert die Weiterleitung einer Aufgabe basierend auf Attributwerten oder sonstigen Eigenschaften. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Bearbeiter auf Weiterleiten klickt.

  • E-Mail bei Aktualisierung senden: Diese Regel wird basierend auf Benutzeraktionen, die die Aufgabe betreffen, ausgeführt. Sie müssen daher die Bedingungen für die Regel entsprechend festlegen. Die häufigste Bedingung ist eine Bedingung mit dem Attribut "Status" oder "Status - Details":
    • Attribut "Status": Der einzige gültige Wert, der ausgewählt werden kann, ist "Geschlossen". Die Status "Anstehend", "Offen" und "Fehler" resultieren aus automatisierten Aktionen, die die Aufgabe betreffen.
    • Attribut "Status - Details": Die gültigen Status hängen vom Genehmiger ab.

So arbeiten Sie mit Aufgabentypregeln:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Anwendung, Task Manager.
  2. Klicken Sie links auf die Registerkarte Aufgabentypen.
  3. Klicken Sie auf einen Aufgabentyp und dann auf Bearbeiten.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Regeln aus. Sie können die folgenden Informationen anzeigen:

    • Folge: Die Rangfolge

    • Regel: Der Name der Regel

    • Bedingungen: Die ausgewählten Bedingungen, die zutreffen müssen, bevor die Regel ausgeführt wird

  5. Um eine Regel zu bearbeiten, klicken Sie in der Registerkarte "Regeln" auf Bearbeiten, und führen Sie die Aktualisierung durch:

    • Regel: Wählen Sie eine Regel aus.

    • Beschreibung: Optional. Erklären Sie, wieso Sie die Regel konfiguriert haben und wie sie verwendet werden soll.

    • Nachricht (für einige Regeln wie unten angegeben):

      • Nachricht an Genehmiger: Definieren Sie eine optionale Nachricht an den Genehmiger in einer Regel Aufgabengenehmigung verhindern.

      • Nachricht an Bearbeiter: Definieren Sie eine optionale Nachricht an den Bearbeiter in einer Regel Aufgabenweiterleitung verhindern.

    • Genehmigerebene: Wählen Sie für bestimmte Regeln die Regel für Alle Ebenen aus, oder wählen Sie die Genehmigerebenen aus.

      Hinweis:

      Die Genehmigerebene muss für die Regel Aufgabe automatisch genehmigen und die Regel Aufgabengenehmigung verhindern festgelegt sein.

    • Wählen Sie Filter erstellen aus, und füllen Sie den Abschnitt "Bedingungen" aus, oder wählen Sie Gespeicherten Filter verwenden und anschließend einen Filter aus. Der für die Regel ausgewählte und konfigurierte Filter bestimmt die Bedingungen, unter denen das Anwenden einer Regel ausgelöst wird.

    • Wählen Sie unter Bedingungen eine Option aus:

      • Gespeicherten Filter verwenden: Im Abschnitt Bedingung wird eine schreibgeschützte Version der dem gespeicherten Filter zugeordneten Bedingungen angezeigt.

      • Filter erstellen: Der Abschnitt Bedingung wird aktiviert.

        Die Elemente Konjunktion, Quelle, Attribut, Operator und Wert verhalten sich entsprechend der Funktion für bereits vorhandene erweiterte Filter.

    • Geben Sie unter Aufgabe filtern die Aufgabe an, für die die Bedingungen ausgewählt werden sollen:

      • Aktuelle Aufgabe

      • Beliebiger Vorgänger

      • Spezifische Aufgabe: Geben Sie die Aufgaben-ID an.

    Hinweis:

    Wenn Sie Änderungen an einer Regeldefinition vornehmen, werden die zusätzlichen Informationen dem Auditlog hinzugefügt. Sie können die Änderungen sowohl in der Registerkarte Historie als auch im Auditbericht anzeigen.

  6. Weitere Informationen finden Sie unter: