Stellen Sie vor der Erstellung Ihrer Anwendung Informationen zu aktuellen Prozessen zusammen. Mit dieser Best Practice können Sie sicherstellen, dass die Anwendung Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.
Aktuelle Prozesse analysieren.
Prüfen Sie, welche aktuellen Prozesse funktionieren, und planen Sie, wie Sie diese in die Anwendung einbinden können. Nutzen Sie die Gelegenheit, um aktuelle Prozesse zu verbessern.
Prüfen Sie die Finanzberichte Ihres Unternehmens. Bestimmen Sie die wichtigsten Ertrags- und Aufwandsbereiche, die 80 % Ihres Gewinns und Verlusts ausmachen.
Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Geschäftstreiber. Ermitteln Sie für diese Kontenteilmenge die Geschäftstreiber und die erforderlichen Dimensionen. Beispiel: Die Mitarbeitervergütung macht in der Regel mindestens 50 bis 60 % des Aufwands aus.
Verwenden Sie für die restlichen 20 % der Konten einfache Logik für die Planung oder Prognose, z.B. prozentuales Wachstum oder einfache Eingaben.
Analysieren Sie die Tabellen in Bezug auf Ihre aktuellen Prozesse. Definieren Sie die Informationsquellen und die Geschäftslogik, die sie unterstützen. Bestimmen Sie, ob die Geschäftsprozesslogik für alle Organisationen gilt.
Ermitteln Sie, ob die Geschäftsprozesslogik für andere Geschäftseinheiten und Abteilungen gilt. Entscheiden Sie, ob gegebenenfalls abweichende Prozesse vereinheitlicht werden sollen.
Ermitteln Sie die Geschäftslogik, Beziehungen und Berechnungen für Ihre aktuellen Prozesse.
Ermitteln Sie, ob die Geschäftsprozesslogik für andere Geschäftseinheiten und Abteilungen gilt. Entscheiden Sie, ob gegebenenfalls abweichende Prozesse vereinheitlicht werden sollen.
Bestimmen Sie die Dimensionen in den Berichten. Beispiel: Werden die Berichte nach Kostenstelle, Abteilung, Konto oder Kunde erstellt? Entscheiden Sie, ob Dimensionen wie Product hinzugefügt werden müssen.
Prüfen Sie die Finanzberichte, und untersuchen Sie die Schnittmengen. Ermitteln Sie, ob die Berichte nach Konto und Entity oder nach anderen Segmenten erstellt werden.
Analysieren Sie die Geschäftstreiber für Konten sowie die entsprechenden Dimensionen. Prüfen Sie Gewinn und Verlust Zeile für Zeile, um zu bestimmen, ob eine Modellierung zugrunde liegt oder die Informationen von Benutzern eingegeben wurden.
Notieren Sie das Layout der Berichte, einschließlich der jeweils in Zeilen und Spalten enthaltenen Elemente.
Bestimmen Sie die Anzahl eindeutiger Berichtsformate, z.B. nach Kostenstelle oder Abteilung. Legen Sie ein Berichtsformat für jeden erforderlichen Berichtstyp fest.
Währungsanforderungen festlegen. Bestimmen Sie die Währungen, in denen Sie planen und Berichte erstellen. Legen Sie fest, ob Planung und Prognose in mehreren Währungen erfolgen sollen. Überprüfen Sie die Anforderungen für Fremdwährungen. Prüfen Sie, ob Sie Währungssensibilitätsanalysen durchführen.
Planungshorizont festlegen. Entscheiden Sie beispielsweise, ob die Planung für das nächste Jahr oder die nächsten zwei, drei oder fünf Jahre erfolgen soll. Planen Sie die Menge der historischen Daten, die in die Anwendung importiert werden sollen. In der Regel werden historische Daten für ein oder zwei Jahre aufgenommen.
Planungs- und Prognoseprozess bestimmen. Legen Sie fest, ob Sie Jahresbudgets und Prognosen vorbereiten. Bestimmen Sie, wie oft Sie Ihre Prognosen ändern, z.B. monatlich oder vierteljährlich.
Legen Sie den Planungsprozess fest, der unterstützt werden soll, z.B. Planung oder Prognose. Definieren Sie, ob Planungs- und Prognoseprozesse ähnlich sind. Legen Sie fest, ob Sie eine rollierende Prognose vorbereiten.
Entscheiden Sie, ob die Planung anhand eines Ziels erfolgen soll. Wenn Sie allgemeine Ziele für Planung und Prognose festlegen, müssen Sie die Ebene der Zielkonten bestimmen.
Klären Sie, ob mehrere Iterationen erforderlich sind. Legen Sie fest, ob mehrere Plan- oder Prognoseweiterleitungen gespeichert werden müssen. Legen Sie die Anzahl der verwalteten Prognosen fest. Entscheiden Sie, ob Vergleiche (z.B. von Prognosen) durchgeführt werden sollen.
Weitere Fragen, die Sie bei der Planung des Prozesses unterstützen sollen:
Was sind die Aufwandstreiber für Ihr Unternehmen, z.B. Vergütungsaufwand, Materialaufwand, Reisekosten oder Kapital- und Betriebsmittelaufwand?
Was sind die Ertragstreiber für Ihr Unternehmen, z.B. Produkte, Projekte oder Services?
Wenn einer der Hauptertragstreiber "Produkt" lautet, über wie viele Produkte verfügen Sie?
Über wie viele Geschäftseinheiten oder Entitys verfügen Sie? Welche Hauptkennzahlen und KPIs werden verfolgt? Wie viele Benutzer sind an der Finanzplanung beteiligt? Wer sind die Hauptbenutzer?
Definieren Sie den Genehmigungsprozess, der in die Anwendung integriert werden soll. Ist der Genehmigungsprozess für Planung und Prognose identisch?
Datenquellen bestimmen. Ermitteln Sie Dateiformat und Inhalt jeder Datenquelle. Diese Informationen erleichtern die Planung der Anforderungen für Dimensions- und Datenintegrationen.
Legen Sie die Quelle der Dimensionen fest, z.B. Account-, Entity- und Custom-Dimensionen.
Legen Sie Quelle und Häufigkeit der Istergebnisse fest.
Zukünftigen Ansatz bestimmen. Bestimmen Sie Prozessverbesserungen, und legen Sie fest, welche Verbesserungen in Ihre Anwendung integriert werden sollen. Planen Sie die Integration weiterer Verbesserungen, und bestimmen Sie Schwächen und Bereiche, die in Zukunft verbessert werden sollen.