Sie können jeweils einzelne oder mehrere Aufgaben in Task Manager beanspruchen und freigeben. Benutzer, denen Aufgaben über eine Gruppen- oder Teamzuweisung zugeordnet sind, können Aufgaben beanspruchen oder freigeben.
Nachdem eine Aufgabe beansprucht wurde, können andere Mitglieder des Teams die Aufgabe weiterhin beanspruchen. Hierdurch wird jedoch die Beanspruchung des ursprünglichen Benutzers beendet, sodass dieser die Rollenfunktionen nicht mehr ausführen kann. Diese Möglichkeit wird nun dem Benutzer mit der neuesten Beanspruchung gewährt.
Die Möglichkeit, eine Aufgabe von einem anderen Benutzer zu beanspruchen, ist für den Fall erforderlich, dass die Aufgabe bereits beansprucht wurde, der entsprechende Benutzer die Rollenfunktionen jedoch nicht ausführen kann (z.B. aufgrund von Abwesenheit).
Wenn eine Aufgabe beansprucht wird, ändert sich der Bearbeiter vom Team oder von der Gruppe in die entsprechende Person.
Wenn eine Aufgabe freigegeben wird, ändert sich der Bearbeiter von der entsprechenden Person in das Team oder die Gruppe.
Bevor ein Mitglied des Teams die Aufgabe beansprucht hat, werden E-Mail-Benachrichtigungen an das gesamte Team zugestellt. Sobald ein Teammitglied die Aufgabe beansprucht hat, werden E-Mails an den aktiven Benutzer anstatt an alle Teammitglieder gesendet.
Note:
Wenn die Funktion für Massenaktualisierungen aktiviert ist, können Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig beanspruchen oder freigeben.Aufgabe über das Aufgabenaktionsmenü beanspruchen oder freigeben
So können Sie eine Aufgabe über das Menü Aktionen beanspruchen oder freigeben:
Eine Popup-Meldung wird angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.
Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt, in der Sie darüber informiert werden, dass die Aufgabe erfolgreich beansprucht oder freigegeben wurde.
Aufgabe über die Aufgabenliste beanspruchen oder freigeben
So können Sie Aufgaben über die Aufgabenliste beanspruchen oder freigeben:
Drücken Sie zur beliebigen Auswahl von mehreren Optionen Strg, oder drücken Sie die Umschalttaste, während Sie auf den ersten und den letzten Datensatz in einem Bereich klicken. Die ausgewählten Aufgaben werden hervorgehoben.
Eine Popup-Meldung wird angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.
Im Dialogfeld "Aufgabenaktionsergebnisse" werden Informationen zu Status, Anzahl der ausgewählten Aufgaben, berücksichtigten Aufgaben, erfolgreich verarbeiteten Aufgaben und nicht erfolgreich verarbeiteten Aufgaben angezeigt. Statusoptionen:
Der Abschluss in Prozent wird visuell angezeigt. Für nicht erfolgreich verarbeitete Aufgaben werden die Fehler im Dialogfeld angezeigt. Sie können auf das Symbol In Excel exportieren klicken und die angezeigten Fehler in eine Excel-Datei exportieren.