Workflow zuweisen

Verwenden Sie die Registerkarte Workflow, um den Workflow für das Formular zuzuweisen.

So weisen Sie den Workflow für das Formular zu:

  1. Öffnen Sie ein Supplemental Data-Formular.
  2. Klicken Sie unter Neues Formular oder Formular bearbeiten auf die Registerkarte Workflow.
  3. Wählen Sie unter Startzeitpunkt Werte in den Dropdown-Listen aus:

    • Häufigkeit: Wie oft die Daten für das Formular erfasst werden.

    • Zeit ab: Das Erfassungsdatum:

      • Startdatum: Das Startdatum der Periode
      • Enddatum: Das Enddatum der Periode
      • Abschlussdatum: Das für die Periode festgelegte Abschlussdatum

    • Startversatz: Zeitspanne für zulässigen Beginn der Datenerfassung (Anzahl an Tagen vor oder nach dem Startdatum, Enddatum oder Abschlussdatum). Dabei kann es sich um eine positive oder eine negative Zahl handeln. Beispiel: Sie können Daten ein paar Tage vor dem Startdatum vorbereiten und "-3" festlegen, damit die Erfassung 3 Tage danach beginnt.

  4. Wählen Sie unter Workflow Werte für Folgendes aus:

    • Workflowoption: Wählen Sie eine Option aus:

      • Erstellen
      • Erstellen, Genehmigen
      • Erstellen, Genehmigen, Buchen
      • Erstellen, Buchen
      • Buchen

    • Genehmigungsebene: Wählen Sie bis zu 10 Genehmigerebenen aus.

    • Genehmigerberechtigungen zum Anzeigen - Wählen Sie eine Option aus:

      • Immer - ermöglicht Genehmigern die Anzeige von Formulardaten, bevor diese vom Ersteller übermittelt werden.

      • Workflow - ermöglicht Genehmigern die Anzeige von Formulardaten nur, wenn diese basierend auf dem Workflow verantwortlich sind. Dies ist die Standardoption.

        Wenn die Anzeige der Daten basierend auf dem Workflow für den Genehmiger nicht verfügbar ist, zeigt das System eine Fehlermeldung an, dass der -Formularinhalt nicht angezeigt werden kann, da er nicht auf die entsprechende Ebene im Workflow hochgestuft wurde.

    • Daten beim Buchen sperren: Wenn sich der Status der Formularbuchung in Aktivierungin Verarbeitung oder Aktiviert ändert, wird die Funktion "Daten sperren" für diese Instanz festgelegt. Dadurch werden die Funktionen für das erneute Bereitstellen und das Aufheben des Deployments eingeschränkt.

    • Dauer für: Maximal zulässige Anzahl an Tagen für eine bestimmte Aktion pro Benutzer.

      Mit diesen Daten wird je nach Workflowoption das geplante Fertigstellungsdatum für die Weiterleitung, Genehmigung oder Buchung bestimmt.

  5. Im Abschnitt Benutzer sind die folgenden Optionen verfügbar: Formulare und Ad-hoc. Sie können Zuweisungen von Workflow-Benutzern und Leseberechtigten für "Formulare" oder unter "Ad-hoc" definieren. Benutzer können Sie in den aktivierten Feldern hinzufügen.

    • Klicken Sie auf Neu.

    • So fügen Sie Benutzer hinzu:

      • Wählen Sie unter Formulare einen Workflow aus, und wählen Sie Benutzer oder Gruppen für Ersteller und Genehmiger aus. Die Workflow-Elementauswahl erfolgt dynamisch auf der Grundlage der ausgewählten Workflow-Dimension. Wenn Sie einen Workflow auswählen, werden die Elemente aller Cubes zusammen angezeigt (es wird jedoch Ja oder Nein für einen Cube angezeigt, damit Administratoren das Element kennen, das zu einem Cube gehört. Dies gilt auch für die Entity-Dimension "Standardintervall".
      • Unter Ad-hoc können Sie die Pfade des Genehmigungsworkflows für Ad-hoc-Formulare vordefinieren, damit Ersteller beim Erstellen oder Bearbeiten von Ad-hoc-Formularen einfach einen Genehmigungspfad auswählen können. Sie können einzelne Benutzer, Teams oder Gruppen als Genehmiger definieren und Erstellern von Ad-hoc-Formularen den Genehmigungspfad zuweisen.

        Optional kann der Administrator die Option Überschreibungen auf Ad-hoc-Genehmigerebene in den Systemeinstellungen auswählen, um das Auswählen einer Genehmigerebene durch den Ersteller beim Erstellen von Ad-hoc-Formularen zu aktivieren oder zu deaktivieren.

    • Klicken Sie auf Suchen, um die Suchergebnisse anzuzeigen. Sie können diese Option zum Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern verwenden.

    • Klicken Sie zum Importieren von Benutzern aus einer CSV-Datei auf Importieren:

      • Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auszuwählen.
      • Wählen Sie als Dateitrennzeichen Komma oder Tabulator aus, oder wählen Sie Sonstige aus, und geben Sie ein Trennzeichen ein.
      • Klicken Sie auf Importieren.

        Hinweis:

        Das Dateiformat für Export/Import ermöglicht den Einschluss der Option Ad-hoc zulassen für eine Transaktion.

    • Um einen Benutzer zu entfernen, wählen Sie den Benutzer aus, und klicken Sie in der Menüleiste auf Löschen.