Workflow zuweisen

Verwenden Sie die Registerkarte Workflow, um den Workflow für das Formular zuzuweisen.

So weisen Sie den Workflow für das Formular zu:

Öffnen Sie ein Supplemental Data-Formular.
Klicken Sie unter Neues Formular oder Formular bearbeiten auf die Registerkarte Workflow.
Wählen Sie unter Startzeitpunkt Werte in den Dropdown-Listen aus:
- Häufigkeit: Wie oft die Daten für das Formular erfasst werden.
- Zeit ab: Das Erfassungsdatum:
  - Startdatum: Das Startdatum der Periode
  - Enddatum: Das Enddatum der Periode
  - Abschlussdatum: Das für die Periode festgelegte Abschlussdatum
- Startversatz: Zeitspanne für zulässigen Beginn der Datenerfassung (Anzahl an Tagen vor oder nach dem Startdatum, Enddatum oder Abschlussdatum). Dabei kann es sich um eine positive oder eine negative Zahl handeln. Beispiel: Sie können Daten ein paar Tage vor dem Startdatum vorbereiten und "-3" festlegen, damit die Erfassung 3 Tage danach beginnt.
Wählen Sie unter Workflow Werte für Folgendes aus:
- Workflowoption: Wählen Sie eine Option aus:
  - Erstellen
  - Erstellen, Genehmigen
  - Erstellen, Genehmigen, Buchen
  - Erstellen, Buchen
  - Buchen
- Genehmigungsebene: Wählen Sie bis zu 10 Genehmigerebenen aus.
- Dauer für: Maximal zulässige Anzahl an Tagen für eine bestimmte Aktion pro Benutzer.
  
  Mit diesen Daten wird je nach Workflowoption das geplante Fertigstellungsdatum für die Weiterleitung, Genehmigung oder Buchung bestimmt.
Im Abschnitt Benutzer sind die folgenden Optionen verfügbar: Formulare und Ad-hoc. Sie können Zuweisungen von Workflow-Benutzern und Leseberechtigten für "Formulare" oder unter "Ad-hoc" definieren. Benutzer können Sie in den aktivierten Feldern hinzufügen.
- Klicken Sie auf Neu.
- So fügen Sie Benutzer hinzu:
  - Wählen Sie unter Formulare einen Workflow aus, und wählen Sie Benutzer oder Gruppen für Ersteller und Genehmiger aus. Die Workflow-Elementauswahl erfolgt dynamisch auf der Grundlage der ausgewählten Workflow-Dimension.
  - Unter Ad-hoc können Sie die Pfade des Genehmigungsworkflows für Ad-hoc-Formulare vordefinieren, damit Ersteller beim Erstellen oder Bearbeiten von Ad-hoc-Formularen einfach einen Genehmigungspfad auswählen können. Sie können einzelne Benutzer, Teams oder Gruppen als Genehmiger definieren und Erstellern von Ad-hoc-Formularen den Genehmigungspfad zuweisen.
    Optional kann der Administrator die Option Überschreibungen auf Ad-hoc-Genehmigerebene in den Systemeinstellungen auswählen, um das Auswählen einer Genehmigerebene durch den Ersteller beim Erstellen von Ad-hoc-Formularen zu aktivieren oder zu deaktivieren.
  Hinweis:
  Die Option Ad-hoc zulassen wird in der Registerkarte Workflow angezeigt, jedoch nicht standardmäßig. Sie wird nur dann geladen, wenn die Anzahl in der Ad-hoc-Benutzerliste größer als 0 ist. Bei einer leeren Liste ist diese Option deaktiviert.
- Klicken Sie auf Suchen, um die Suchergebnisse anzuzeigen. Sie können diese Option zum Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern verwenden.
- Klicken Sie zum Importieren von Benutzern aus einer CSV-Datei auf Importieren:
  - Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auszuwählen.
  - Wählen Sie als Dateitrennzeichen Komma oder Tabulator aus, oder wählen Sie Sonstige aus, und geben Sie ein Trennzeichen ein.
  - Klicken Sie auf Importieren.
    
    Hinweis:
    Das Dateiformat für Export/Import ermöglicht den Einschluss der Option Ad-hoc zulassen für eine Transaktion.
- Um einen Benutzer zu entfernen, wählen Sie den Benutzer aus, und klicken Sie in der Menüleiste auf Löschen.