Workflow zuweisen

Verwenden Sie die Registerkarte "Workflow", um den Workflow für das Formular zuzuweisen.

So weisen Sie den Workflow für das Formular zu:

  1. Öffnen Sie ein Supplemental Data-Formular.
  2. Klicken Sie unter Neues Formular oder Formular bearbeiten auf die Registerkarte Workflow.
  3. Wählen Sie unter Startzeitpunkt Werte in den Dropdown-Listen aus:

    • Häufigkeit - Wie oft die Daten für das Formular erfasst werden.

    • Zeitplan von - Das Erfassungsdatum:

      • Enddatum - Das Enddatum der Periode.

      • Abschlussdatum - Das für die Periode festgelegte Abschlussdatum.

    • Startversatz - Das Startdatum für die Datenerfassung des Formulars. Dadurch wird die Anzahl der Tage nach dem End- bzw. Abschlussdatum festgelegt, nach der die Erfassung gestartet werden darf. Dabei kann es sich um eine positive oder eine negative Zahl handeln. Beispiel: Sie können Daten ein paar Tage vor dem Startdatum vorbereiten und "-3" festlegen, damit die Erfassung 3 Tage danach beginnt.

  4. Wählen Sie unter Workflow Werte für Folgendes aus:

    • Workflow-Option - Wählen Sie eine Option aus:

      • Erstellen

      • Erstellen, Genehmigen

      • Erstellen, Genehmigen, Buchen

      • Erstellen, Buchen

      • Buchen

    • Genehmigungsebene - Wählen Sie bis zu zehn Genehmigerebenen aus.

    • Dauer für - Maximal zulässige Anzahl der Tage für eine bestimmte Aktion pro Benutzer.

      Mit diesen Daten wird je nach Workflowoption das geplante Fertigstellungsdatum für die Weiterleitung, Genehmigung oder Buchung bestimmt.

  5. Im Abschnitt Benutzer sind die folgenden Optionen verfügbar: Formulare und Ad-hoc. Sie können Zuweisungen von Workflow-Benutzern und Leseberechtigten für "Formulare" oder unter "Ad-hoc" definieren. Benutzer können Sie in den aktivierten Feldern hinzufügen.

    • Klicken Sie auf Neu.

    • So fügen Sie Benutzer hinzu:

      • Wählen Sie unter Formulare einen Workflow aus, und wählen Sie Benutzer oder Gruppen für Ersteller und Genehmiger aus. Die Workflow-Elementauswahl erfolgt dynamisch auf der Grundlage der ausgewählten Workflow-Dimension.
      • Wählen Sie unter Ad-hoc, Benutzer oder Gruppen aus, indem Sie eine Suche mit Vor- und Nachnamen durchführen. Sie können auf Erweitert klicken, um die Suche anhand der Benutzer-ID oder der E-Mail-Adresse durchzuführen. Beachten Sie, dass standardmäßig die Basisoptionen (also "Vorname" und "Nachname") angezeigt werden.
      • Klicken Sie auf Suchen, um die Suchergebnisse anzuzeigen. Sie können diese Option zum Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern verwenden.

      Hinweis:

      Die Option Ad-hoc zulassen wird in der Registerkarte Workflow angezeigt, jedoch nicht standardmäßig. Sie wird nur dann geladen, wenn die Anzahl in der Ad-hoc-Benutzerliste größer als 0 ist. Bei einer leeren Liste ist diese Option deaktiviert.

    • Klicken Sie zum Importieren von Benutzern aus einer CSV-Datei auf Importieren:

      • Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auszuwählen.
      • Wählen Sie als Dateitrennzeichen Komma oder Tabulator aus, oder wählen Sie Sonstige aus, und geben Sie ein Trennzeichen ein.
      • Klicken Sie auf Importieren.

        Hinweis:

        Das Dateiformat für Export/Import ermöglicht den Einschluss der Option Ad-hoc zulassen für eine Transaktion.

    • Um einen Benutzer zu entfernen, wählen Sie den Benutzer aus, und klicken Sie in der Menüleiste auf Löschen.