Administratoren können einen Genehmigungsprozess zum Übertragen der Besitzrechte an Daten einrichten, Kontrollelemente für Prüfungen bereitstellen und den Datenschutz sicherstellen. Serviceadministratoren, Poweruser und Benutzer haben automatisch Zugriff auf die Karte "Genehmigungen".
Zu Prüfungszwecken werden Daten in Genehmigungseinheiten organisiert. Eine Genehmigungseinheit ist die Kombination von Daten für ein bestimmtes Szenario, ein Jahr, ein Periode und eine Entity. Beispiel:
Istwert/FY18/Jan/Massachusetts
Budget/FY19/Feb/New York
Der Administrator definiert eine Genehmigungseinheitenhierarchie, um den Hochstufungspfad für den Prüfprozess anzuzeigen, und weist Eigentümer und Prüfer zu. Wenn der Genehmigungsprozess gestartet wurde, wird die Genehmigungseinheit von einem Prüfer zum nächsten verschoben, bis der Prüfprozess abgeschlossen ist. Am Ende des Prüfprozesses erhält die Genehmigungseinheit den Status "Genehmigt". Nachdem eine Genehmigungseinheit den Status "Genehmigt" erhalten hat, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.
Der Zugriff auf Daten in einer Genehmigungseinheit kann basierend auf einer Kombination der folgenden Elemente erfolgen:
Ihre zugewiesene Sicherheitsrolle
Die aktuelle Prüfebene der Genehmigungseinheit
Ihre Zugriffsrechte und Prüferrolle für die Genehmigungseinheit
Sie können unter Genehmigungen auf der Homepage die folgenden Aktionen ausführen:
Daten prüfen und genehmigen
Fortschritt der Daten verfolgen
Hochstufungspfad der Daten anzeigen
Kommentare von Prüfern über die Anmerkungen anzeigen
Probleme im Prüfprozess identifizieren