Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την εισαγωγή και την καταγραφή αρχείων από έναν φάκελο υπό παρακολούθηση σε έναν υπολογιστή. Όταν δημιουργείτε μια εργασία εισαγωγής, μπορείτε να προσδιορίσετε οποιονδήποτε φάκελο ως φάκελο υπό παρακολούθηση. Το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής θα παρακολουθεί στη συνέχεια τον συγκεκριμένο φάκελο και θα επεξεργαστεί όλα τα αρχεία. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια εργασία εισαγωγής όπου καθοδηγείτε το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής να κάνει ανάγνωση τα αρχεία (κειμένου) λίστας που παραθέτουν τα αρχεία για εισαγωγή, μαζί με τα μεταδεδομένα τους.
Ας θεωρήσουμε ένα σενάριο όπου οι εργαζόμενοι ενός οργανισμού σαρώνουν τις αναφορές εξόδων σε μια πολυλειτουργική συσκευή και τις αποθηκεύουν σε έναν φάκελο δικτύου της εταιρείας. Σε αυτήν την περίπτωση, αυτό που απαιτείται είναι μια εργασία εισαγωγής που χρησιμοποιεί έναν φάκελο ως τύπο προέλευσης και τον Παράγοντα εισαγωγής αρχείου στον υπολογιστή όπου βρίσκεται ο φάκελος με τις αναφορές εξόδων. Αν ο όγκος των σαρωμένων εγγράφων είναι μεγάλος, ο Παράγοντας εισαγωγής αρχείου μπορεί να ρυθμιστεί σε πολλούς υπολογιστές που έχουν πρόσβαση σε αυτόν τον φάκελο δικτύου. Έτσι, τα σαρωμένα έγγραφα μπορούν να βρίσκονται σε υποφακέλους και τα πολλαπλά στιγμιότυπα του Παράγοντα εισαγωγής αρχείου που εκτελούνται σε διαφορετικούς υπολογιστές μπορούν να επεξεργαστούν τους υποφακέλους ταυτόχρονα. Το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής, μέσω της εργασίας εισαγωγής αρχείου φακέλου, παρακολουθεί αυτόν τον φάκελο σε τακτικά χρονικά διαστήματα και μέσω του Παράγοντα εισαγωγής αρχείου λαμβάνει τα νέα αρχεία και τα μετατρέπει σε δέσμες.
Όταν δημιουργείτε μια εργασία εισαγωγής προέλευσης φακέλου, μπορείτε να καθορίσετε ποιους τύπους αρχείων στην εργασία εισαγωγής πρέπει να παρακολουθεί η εργασία: TIFF, PDF ή όλα τα αρχεία. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν κάθε αρχείο πρέπει να αποτελεί μια μεμονωμένη δέσμη ή μια δέσμη πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα αρχεία ενός τύπου ή πολλών τύπων. Μια δέσμη μπορεί να περιλαμβάνει 500 αρχεία το μέγιστο. Το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής σάς παρέχει επίσης την ευελιξία να καθορίσετε τη σειρά επεξεργασίας των αρχείων ενός συγκεκριμένου τύπου. Μπορείτε να επιλέξετε να διαγράψετε τα αρχεία προέλευσης μετά την επεξεργασία τους. Για να διαμορφώσετε μια εργασία εισαγωγής φακέλου, ακολουθήστε τα βήματα στην ενότητα Διαμόρφωση εισαγωγής αρχείου από φάκελο.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια εργασία εισαγωγής μέσω της οποίας το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής παρακολουθεί έναν φάκελο και διαβάζει ένα αρχείο (κειμένου) λίστας που περιέχει εγγραφές που προσδιορίζουν τι πρέπει να εισαχθεί στο Content Capture: αρχεία, αρχεία συνημμένων και, προαιρετικά, τιμές μεταδεδομένων που θα αντιστοιχιστούν στα αρχεία. Για να διαμορφώσετε μια εργασία εισαγωγής αρχείου λίστας, ακολουθήστε τα βήματα στην ενότητα Διαμόρφωση εισαγωγής αρχείων λίστας. Αφού διαμορφώσετε την εργασία εισαγωγής, πρέπει να ρυθμίσετε τον Παράγοντα εισαγωγής αρχείου.
Σημείωση:
Ενδέχεται ο Παράγοντας εισαγωγής αρχείου να διακόψει απότομα τη λειτουργία του ή να χάσει τη σύνδεση κατά την επεξεργασία μιας εργασίας αρχείου λίστας. Αν ο παράγοντας δεν επανέρθει κατά την προεπιλεγμένη περίοδο 60 λεπτών, τα αρχεία που απεστάλησαν προηγουμένως αποδεσμεύονται αναγκαστικά και επισημαίνονται ως ολοκληρωμένα στον server. Ο παράγοντας εξακολουθεί να επεξεργάζεται τα υπόλοιπα στοιχεία από την εργασία αρχείου λίστας ή τα υπόλοιπα αρχεία από τον φάκελο ως νέα στοιχεία αποστολής.