Διαμόρφωση εργασιών προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής

Κύριες ρυθμίσεις εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής

Μπορείτε να εφαρμόσετε την αυτοματοποιημένη εισαγωγή εικόνων και άλλων ηλεκτρονικών εγγράφων του προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής στο Content Capture σε εφαρμογές, όπως πολυλειτουργικές συσκευές, εικόνες που έχουν σαρωθεί με λογισμικό τρίτου μέρους και έγγραφα που έχουν σταλεί ως συνημμένα μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου.

Σημαντικά σημεία για την επεξεργασία εισαγωγής

• Αντίθετα με τα άλλα προγράμματα επεξεργασίας δεσμών που επεξεργάζονται δέσμες που είναι σε μια ουρά αναμονής, το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής εκτελεί έλεγχο σε μια καθορισμένη συχνότητα (που κυμαίνεται από κάθε 30 δευτερόλεπτα ως μία φορά την ημέρα), κατά την οποία αναζητά την καθορισμένη προέλευση για αρχεία προς εισαγωγή, και αν τη βρει, ξεκινά την επεξεργασία τους.

• Διαμορφώνετε ρυθμίσεις συγκεκριμένα για την επιλεγμένη προέλευση (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή φάκελος) στη σελίδα "Ρυθμίσεις προέλευσης εισαγωγής": Για παράδειγμα:

  • Για μια προέλευση ηλ. ταχυδρομείου, μπορείτε να καθορίσετε λογαριασμούς ηλ. ταχυδρομείου που θέλετε να παρακολουθούνται και μηνύματα ή/και συνημμένα ηλ. ταχυδρομείου που θέλετε να εισάγονται.

  • Για μια εργασία αρχείου λίστας, μπορείτε να προσδιορίσετε τον φάκελο και τα αρχεία λίστας που θέλετε να διαβάζονται.

  • Για μια εργασία εισαγωγής φακέλου, μπορείτε να προσδιορίσετε τον φάκελο και τους τύπους αρχείων που θέλετε να εισάγονται.

• Μην κάνετε σημαντικές αλλαγές στα στοιχεία διαδικασίας μιας εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής ενώ είναι σε σύνδεση. Για παράδειγμα, αν τροποποιήσετε ή καταργήσετε πεδία μεταδεδομένων που χρησιμοποιούνται από την εργασία, θα εμφανιστούν σφάλματα γιατί τα δεδομένα της δέσμης δεν συμφωνούν πλέον με τις ρυθμίσεις της εργασίας.

• Όταν επεξεργάζεστε τις ρυθμίσεις εργασίας προγράμματος επεξεργασίας, εκτελέστε το client για να δείτε τις εισαχθείσες δέσμες. Στο client, πρέπει να ανανεώσετε τη λίστα δεσμών για να εμφανιστούν οι πρόσφατα εισαχθείσες δέσμες.

1. Στο τμήμα παραθύρου διαδικασιών στα αριστερά, επιλέξτε τη διαδικασία σας.

   Οι σελίδες διαμόρφωσης για την επιλεγμένη διαδικασία εμφανίζονται στα δεξιά.

2. Ανοίξτε την καρτέλα "Αποτύπωση" της διαδικασίας σας.

3. Στον πίνακα "Εργασίες προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής", πατήστε για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία. Για να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα εργασία, επιλέξτε τη και πατήστε .

   Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε μια εργασία προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής επιλέγοντας την εργασία, πατώντας και εισαγάγοντας ένα νέο όνομα όταν σας ζητηθεί. Η αντιγραφή μιας εργασίας σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε γρήγορα ένα διπλότυπο και να το τροποποιήσετε.

4. Επιλέξτε τις ρυθμίσεις στη σελίδα "Γενικές ρυθμίσεις".

   1. Εισαγάγετε ένα όνομα στο πεδίο "Όνομα εργασίας εισαγωγής" και ένα πρόθημα στο πεδίο "Πρόθημα δέσμης". Οι δέσμες που εισάγονται ονομάζονται με αυτό το πρόθημα και, στη συνέχεια, έναν αριθμό που αυξάνεται με κάθε νέα δέσμη.

   2. Στο πεδίο "Προέλευση εισαγωγής", καθορίστε μια προέλευση για τα εισαχθέντα αρχεία: Προέλευση ηλ. ταχυδρομείου, Προέλευση φακέλου ή Προέλευση αρχείου λίστας.

      Η προέλευση που επιλέγετε προσδιορίζει τις ρυθμίσεις που εμφανίζονται στη σελίδα "Ρυθμίσεις προέλευσης εισαγωγής".

   3. Για τις επιλογές "Προέλευση φακέλου" ή "Προέλευση αρχείου λίστας", στο πεδίο "Συχνότητα εισαγωγής", καθορίστε το χρονικό διάστημα κατά το οποίο η εργασία προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής ελέγχει για αρχεία προς εισαγωγή. Μπορείτε να επιλέξετε κάθε 30 δευτερόλεπτα, κάθε 1, 5, 15 ή 30 λεπτά, κάθε 1 ώρα ή καθημερινά. Αν καθορίσετε καθημερινά, καθορίστε μια ώρα στα πεδία "Ώρες" και "Λεπτά" που εμφανίζονται.

   4. Συμπληρώστε τις άλλες ρυθμίσεις στη σελίδα, όπως μια προεπιλεγμένη κατάσταση ή προτεραιότητα δέσμης για αντιστοίχιση στις δέσμες όταν δημιουργηθούν.

5. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις εικόνας", συμπληρώστε τις ρυθμίσεις που σχετίζονται με τον τρόπο που μορφοποιούνται και επικυρώνονται οι εισαχθείσες εικόνες.

   1. Επιλέξτε "Διατήρηση αρχείων εικόνων" για να διατηρούνται τα αρχεία εικόνων και να επιτρέπεται στο πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής να εισάγει εικόνες χωρίς να εκτελεί οποιαδήποτε επεξεργασία εικόνας. Κάνοντας αυτήν την επιλογή απενεργοποιούνται αυτόματα όλες οι άλλες επιλογές σε αυτήν τη σελίδα. Δεν θα έχετε δυνατότητα επεξεργασίας των διατηρημένων εγγράφων αρχείων εικόνων (για παράδειγμα, προσάρτηση σελίδων, διαγραφή σελίδων ή μετακίνηση σελίδων).

   2. Στο πεδίο "Μείωση μεγέθους εικόνας", καθορίστε τον τρόπο μετατροπής των εικόνων, διατηρώντας τη μορφή εικόνας τους (Καμία), μετατρέποντας τις έγχρωμες εικόνες σε διαβαθμίσεις του γκρι(Μείωση μεγέθος έγχρωμων σε διαβαθμίσεις του γκρι 8 bit) ή μετατρέποντας τις έγχρωμες εικόνες σε ασπρόμαυρες (Μείωση μεγέθους έγχρωμων εικόνων ή διαβαθμίσεων του γκρι σε ασπρόμαυρες).

   3. Στο πεδίο "Ποιότητα εικόνας JPEG", καθορίστε μια τιμή μεταξύ 0 και 99, όπου 99 είναι η υψηλότερη ποιότητα και 85 είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση. Αυτό το πεδίο δεν ισχύει για ασπρόμαυρες εικόνες.

   4. Στο πεδίο "Αν αποτύχει η επικύρωση εικόνας", καθορίστε μια ενέργεια για την περίπτωση που αποτύχει η επικύρωση αποσυμπίεσης μιας σελίδας εικόνας:

      • Αποτυχία δέσμης: Ολόκληρη η δέσμη μεταβαίνει σε κατάσταση σφάλματος και αποστέλλεται στο Content Capture Client.
      • Απομόνωση του αρχείου: Δημιουργεί μια νέα δέσμη που περιέχει μόνο το έγγραφο που απέτυχε. Τα άλλα έγγραφα που δεν απέτυχαν υπόκεινται σε επιτυχή επεξεργασία.
      • Διαγραφή της δέσμης: Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη εάν έχετε επιλέξει "Προέλευση ηλ. ταχυδρομείου" ως προέλευση εισαγωγής στη σελίδα "Γενικές ρυθμίσεις".
      • Παράκαμψη του αρχείου: Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη εάν έχετε επιλέξει "Προέλευση ηλ. ταχυδρομείου" ως προέλευση εισαγωγής στη σελίδα "Γενικές ρυθμίσεις".

   5. Στα πεδία "Όριο byte κενής σελίδας για ασπρόμαυρες εικόνες" και "Όριο byte κενής σελίδας για έγχρωμες εικόνες ή εικόνες κλίμακας του γκρι", εισαγάγετε μια τιμή μεγέθους αρχείου (σε byte). Οποιαδήποτε εικόνα με μέγεθος μικρότερο από ή ίσο με το όριο θεωρείται κενή σελίδα και επομένως διαγράφεται.

      Σημείωση:

      Για ασπρόμαυρες εικόνες (200 x 200 DPI), η συνιστώμενη τιμή είναι 1500. Με αυτήν τη ρύθμιση, μια κενή σελίδα και μια σελίδα με μικρή ποσότητα κειμένου συνήθως διαφοροποιούνται.

6. Στη σελίδα "Προφίλ εγγράφων", διαμορφώστε ρυθμίσεις που σχετίζόνται με την αντιστοίχιση μεταδεδομένων σε εισαχθέντα έγγραφα. Ανατρέξτε στην ενότητα Διαμόρφωση αντιστοίχισης μεταδεδομένων κατά την εισαγωγή.

7. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις προέλευσης εισαγωγής", διαμορφώστε ρυθμίσεις συγκεκριμένα για την προέλευση.

   • Για μια εργασία προέλευσης ηλ. ταχυδρομείου, ανατρέξτε στην ενότητα Διαμόρφωση εισαγωγής μηνύματος ηλ. ταχυδρομείου και συνημμένου ηλ. ταχυδρομείου.

   • Για μια εργασία προέλευσης φακέλου, ανατρέξτε στην ενότητα Διαμόρφωση εισαγωγής αρχείου από φάκελο.

8. Στη σελίδα "Μετέπειτα επεξεργασία", καθορίστε τι συμβαίνει μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας εισαγωγής. Ανατρέξτε στην ενότητα Διαμόρφωση μετέπειτα επεξεργασίας μιας εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής.

9. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις στη σελίδα "Σύνοψη εργασίας" και πατήστε "Υποβολή".

Τώρα μπορείτε να δοκιμάσετε την εργασία προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής που δημιουργήσατε και να ορίσετε τη συχνότητα σε κάθε 30 δευτερόλεπτα και να παρακολουθείτε τον φάκελο ή τον λογαριασμό ηλ. ταχυδρομείου για να βλέπετε τη δραστηριότητα επεξεργασίας.

Όταν διαγράφετε μια εργασία εισαγωγής, το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής δεν παρακολουθεί πλέον για αρχεία στην καθορισμένη συχνότητα. Αν οι εργασίες εισαγωγής είναι σε σύνδεση, εκτελούνται στο χρονικό διάστημα που καθορίζεται στο πεδίο "Συχνότητα εισαγωγής" στη σελίδα "Γενικές ρυθμίσεις" της εργασίας. Μπορείτε να διακόψετε προσωρινά την εκτέλεση μιας εργασίας (να την θέσετε εκτός σύνδεσης) ή να αλλάξετε μια απενεργοποιημένη εργασία ώστε να εκτελεστεί πάλι.

Για την απενεργοποίηση ή τη διαγραφή μιας εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής:

Συχνά οι χρήστες εισάγουν έγγραφα εικόνων που περιέχουν κενές σελίδες. Μπορείτε να διαμορφώσετε το Content Capture ώστε να ανιχνεύει αυτόματα και να διαγράφει τις κενές σελίδες από τα έγγραφα. Το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να ορίσετε ένα όριο μεγέθους αρχείου ώστε οποιαδήποτε εικόνα έχει μέγεθος μικρότερο από ή ίσο με αυτό το όριο μεγέθους να θεωρείται κενή σελίδα.

Για να διαμορφώσετε την ανίχνευση κενών σελίδων:

Μπορείτε να επαληθεύσετε το αποτέλεσμα αυτής της διαμόρφωσης στο client. Οι κενές εικόνες θα υποβληθούν σε επεξεργασία μετά ως έγκυρες εικόνες.

Δείτε επίσης: Αποτύπωση αρχείων από έναν λογαριασμό ηλ. ταχυδρομείου υπό παρακολούθηση

Για να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου:

1. Για προσθήκη, επεξεργασία ή αντιγραφή μιας εργασίας επεξεργασίας εισαγωγής, επιλέξτε Προέλευση ηλ. ταχυδρομείου στο πεδίο Εισαγωγή προέλευσης στη σελίδα Γενικές ρυθμίσεις.

2. Για να διαμορφώσετε την εισαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε τη σελίδα "Ρυθμίσεις προέλευσης εισαγωγής".

3. Στην καρτέλα "Λογαριασμοί ηλ. ταχυδρομείου", διαμορφώστε το server ηλ. ταχυδρομείου στο οποίο πρέπει να συνδεθεί το πρόγραμα επεξεργασίας εισαγωγής.

   Πρωτόκολλο σύνδεσης	Διαθέσιμες επιλογές	Τιμή
   Τυπικό server ηλ. ταχυδρομείου IMAP	Τυπικό server ηλ. ταχυδρομείου IMAP	Εισαγάγετε ένα όνομα DNS ή μια διεύθυνση IP. Για παράδειγμα, emailserver.example.com. Αυτό το server ηλ. ταχυδρομείου πρέπει να υποστηρίζει TLS 1.2 ή μεταγενέστερη έκδοση και να αποδέχεται συνδέσεις μέσω της θύρας 993.
   Microsoft Exchange Web Services	Τύπος υπηρεσίας Exchange Service: Βασικός έλεγχος ταυτότητας. Μόνο διαπιστευτήρια λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.	Εισαγάγετε τη διεύθυνση τοποθεσίας Υπηρεσιών Web Microsoft Exchange με την ακόλουθη μορφή: https://<hostname>/ews/exchange.asmx. Για παράδειγμα, https://outlook.office365.com/ews/exchange.asmx.
   Microsoft Exchange Web Services	Τύπος υπηρεσίας Exchange Service: OAuth. Διαπιστευτήρια λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιπλέον κλειδιά Exchange Online	Πεδίο "Διεύθυνση τοποθεσίας υπηρεσίας Microsoft Email Exchange Service": Εισαγάγετε τη διεύθυνση τοποθεσίας υπηρεσίας web Exchange προς χρήση στην ακόλουθη μορφή: https://<hostname>/ews/exchange.asmx. Για παράδειγμα, https://outlook.office365.com/ews/exchange.asmx. Αναγνωριστικό client εφαρμογής, Μυστικός κωδικός client εφαρμογής και Αναγνωριστικό μισθωτή εφαρμογής: Για να λάβετε τις τιμές για το αναγνωριστικό client, τον μυστικό κωδικό client και το αναγνωριστικό μισθωτή εγγράψτε μια νέα εφαρμογή χρησιμοποιώντας την πύλη Azure. Για λεπτομέρειες, δείτε Εγγραφή εφαρμογής στην πλατφόρμα Microsoft Identity. EWS.AccessAsUser.All στην Εμβέλεια εφαρμογής: Συμπληρώστε τις απαιτούμενες τιμές. Προσθέστε λογαριασμούς χρήστη και διαμορφώστε άλλες ρυθμίσεις εργασίας.
   Google Mail (OAuth)	Google Mail (OAuth)	Ανατρέξτε στην ενότητα Ρύθμιση Google Mail (OAuth) για εισαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

4. Διαμορφώστε τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να ελέγχει η εργασία για μηνύματα:

   1. Στον πίνακα "Λογαριασμοί ηλ. ταχυδρομείου για επεξεργασία", επιλέξτε . Στο πλαίσιο διαλόγου "Προσθήκη/επεξεργασία λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", εισαγάγετε μια διεύθυνση ηλ. ταχυδρομείου και έναν κωδικό πρόσβασης για να παρέχετε στην εργασία πρόσβαση στον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   2. Επιλέξτε "Επαλήθευση" για να επιβεβαιώσετε ότι το Content Capture μπορεί να συνδεθεί στο server ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες του καθορισμένου λογαριασμού. Συμπεριλάβετε πρόσθετους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν προκύψει ανάγκη.

5. Στην καρτέλα "Φίλτρα μηνυμάτων", καθορίστε πού και πώς θα γίνει αναζήτηση για μηνύματα ηλ. ταχυδρομειου ή/και συνημμένα.

   1. Στο πεδίο "Φάκελοι για επεξεργασία", εισαγάγετε έναν ή περισσότερους φακέλους για αναζήτηση στους καθορισμένους λογαριασμούς ηλ. ταχυδρομείου. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι τα εισερχόμενα του server. Για να καθορίσετε πολλούς φακέλους, διαχωρίστε τους με ένα ; (ελληνικό ερωτηματικό). Για να καθορίσετε υποφακέλους, συμπεριλάβετε ένα διαχωριστικό διαδρομής που ισχύει για το server αλληλογραφίας, όπως μια / (κάθετος), όπως στη διαδρομή folder/subfolder.

   2. Ως προεπιλογή, το Content Capture επεξεργάζεται όλα τα μηνύματα ηλ. ταχυδρομείου στον καθορισμένο φάκελο εκτός αν έχει εφαρμοστεί ένα φίλτρο μηνυμάτων στην εργασία. Προαιρετικά, στον πίνακα "Φίλτρα μηνυμάτων", επιλέξτε το πεδίο "Ενεργοποίηση" για κάθε στοιχείο μηνύματος ηλ. ταχυδρομείου για αναζήτηση και, στη συνέχεια, καταχωρίστε χαρακτήρες για εύρεση στο πεδίο "Το πεδίο περιέχει".

      Για παράδειγμα, για να αναζητήσετε μηνύματα ηλ. ταχυδρομείου των οποίων το θέμα ή το κυρίως τμήμα μηνύματος περιέχει τη λέξη "πληρωμή", θα επιλέξετε "Ενεργοποίηση" και για τα δύο πεδία αναζήτησης, θα συμπεριλάβετε τη λέξη "πληρωμή" σε κάθε καταχώριση "Το πεδίο περιέχει" και θα επιλέξετε τον τελεστή αναζήτησης "Or".

   3. Στο πεδίο "Τελεστής αναζήτησης", επιλέξτε τον τελεστή αναζήτησης που θα χρησιμοποιηθεί για τα καθορισμένα φίλτρα μηνυμάτων: And (προεπιλογή) εκτελείται εισαγωγή μόνο αν ικανοποιούνται όλα τα κριτήρια αναζήτησης, ενώ με τον τελεστή Or εκτελείται εισαγωγή αν ικανοποιείται οποιοδήποτε κριτήριο αναζήτησης.

6. Στην καρτέλα "Επεξεργασία", καθορίστε τον τρόπο επεξεργασίας των μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου και των συνημμένων τους. Μπορείτε να καθορίσετε ποιες πληροφορίες θα συμπεριλαμβάνονται και την προτεραιότητα που θα αντιστοιχιστεί στις δέσμες, με βάση την προτεραιότητα του μηνύματος ηλ. ταχυδρομείου.

   1. Κάτω από τις "Επιλογές μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου", καθορίστε αν πρέπει να εισαχθεί το αρχείο κυρίως τμήματος μηνύματος. Καθορίστε τη μορφή εισαγωγής του (κείμενο ή EML) καθώς και αν πρέπει να συμπεριλαμβάνεται όταν δεν υπάρχουν συνημμένα και αν ολοκληρο το μήνυμα ηλ. ταχυδρομείου (συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων) πρέπει να εισάγεται ως αρχείο EML.

   2. Στο πεδίο "Συμπερίληψη συνημμένων που συμφωνούν με αυτές τις μάσκες", καθορίστε αρχεία συνημμένων με βάση τις μάσκες αρχείων τους. Μπορείτε να καταχωρίσετε πολλές μάσκες αρχείων διαχωρισμένες με κόμμα ή ελληνικό ερωτηματικό (;). Για παράδειγμα, μπορείτε να συμπεριλάβετε όλα τα αρχεία PDF (*.pdf).

   3. Στο πεδίο "Εξαίρεση συνημμένων που συμφωνούν με αυτές τις μάσκες", καθορίστε αρχεία συνημμένων για εξαίρεση με βάση τις μάσκες αρχείων τους. Μπορείτε να καταχωρίσετε πολλές μάσκες αρχείων διαχωρισμένες με κόμμα ή ελληνικό ερωτηματικό (;).

   4. Προαιρετικά, επιλέξτε "Μετέπειτα επεξεργασία πάντα όταν τα συνημμένα δεν συμφωνούν με τις μάσκες" για να γίνεται πάντα μετέπειτα επεξεργασία των μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου όταν τα συνημμένα δεν συμφωνούν με τη μάσκα που καθορίστηκε στα πεδία, "Συμπερίληψη συνημμένων που συμφωνούν με αυτές τις μάσκες" και "Εξαίρεση συνημμένων που συμφωνούν με αυτές τις μάσκες". Αν αυτό το πεδίο είναι ενεργοποιημένο και τα συνημμένα δεν συμφωνούν με τις μάσκες που έχουν καθοριστεί, τότε η εισαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θεωρείται μη επιτυχής και εκτελείται μετέπειτα επεξεργασία σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που καθορίζετε κάτω από το πεδίο "Κατά την ανεπιτυχή εισαγωγή" στην καρτέλα "Μετέπειτα επεξεργασία".

      Σημείωση:

      Το πεδίο "Μετέπειτα επεξεργασία πάντα όταν τα συνημμένα δεν συμφωνούν με τις μάσκες" είναι απενεργοποιημένο όταν και τα δύο πεδία "Εισαγωγή αρχείου κυρίως κειμένου μηνύματος" και "Συμπερίληψη όταν δεν υπάρχουν συνημμένα" είναι ενεργοποιημένα μαζί.

   5. Κάτω από την επιλογή "Ταξινόμηση εγγράφων", καθορίστε τη σειρά με την οποία τα στοιχεία (για παράδειγμα, το κυρίως κείμενο μηνύματος και τα συνημμένα) από ένα μήνυμα ηλ. ταχυδρομείου θα ταξινομηθούν ως έγγραφα στις εισαχθείσες δέσμες.

   6. Κάτω από την επιλογή "Συμπερίληψη σε σημείωση δέσμης", επιλέξτε τα στοιχεία μηνύματος (όπως, Ημ/νία/Ώρα λήψης, Διεύθυνση από, Διεύθυνση προς, Θέμα και Κυρίως κείμενο μηνύματος).

   7. Κάτω από την επιλογή "Προτεραιότητα δέσμης", προαιρετικά αντιστοιχίστε μια προτεραιότητα σε κάθε νέα δέσμη με βάση την προτεραιότητα μηνύματος ηλ. ταχυδρομείου (χαμηλή, κανονική ή υψηλή). Για παράδειγμα, εισαγάγετε 8 στο πεδίο "Υψηλή" για να αντιστοιχίσετε σε μηνύματα ηλ. ταχυδρομείου υψηλής προτεραιότητας μια προτεραιότητα δέσμης 8 στο Content Capture. Τα μηνύματα ηλ. ταχυδρομείου που δεν έχουν αντιστοιχισμένη προτεραιότητα θεωρούνται κανονικής προτεραιότητας.

7. Στην καρτέλα "Μετέπειτα επεξεργασία", καθορίστε τι συμβαίνει στα μηνύματα ηλ. ταχυδρομείου μετά την επιτυχή ή ανεπιτυχή εισαγωγή. Μπορείτε να διαγράψετε τα μηνύματα, να τα μετακινήσετε σε έναν καθορισμένο φάκελο εντός του λογαριασμού ηλ. ταχυδρομείου ή στην περίπτωση ανεπιτυχούς εισαγωγής, να αποτρέψετε τη διαγραφή των μηνυμάτων. Για παράδειγμα, αν η εργασία εκτελείται τακτικά, μπορείτε να αποτρέψετε την επανάληψη της εισαγωγής των μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου που έχουν εισαχθεί επιτυχώς μετακινώντας τα σε έναν καθορισμένο φάκελο.

8. Ολοκληρώστε τις άλλες σελίδες εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής, όπως περιγράφεται στην ενότητα Προσθήκη ή επεξεργασία εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής.

Μπορείτε τώρα να δοκιμάσετε την εργασία εισαγωγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής ελέγχει τους διαμορφωμένους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μηνύματα και αναζητά στους φακέλους μηνύματα ηλ. ταχυδρομειου που συμφωνούν. Αν βρεθούν μηνύματα που συμφωνούν, το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής δημιουργεί μια δέσμη στο Content Capture και ένα έγγραφο για κάθε έγγραφο που εισάγεται από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προαιρετικά, το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής συμπληρώνει τα πεδία μεταδεδομένων με μεταδεδομένα μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου και διαγράφει τα μηνύματα που εισάχθηκαν επιτυχώς ή τα μετακινεί σε έναν φάκελο.

Περιοδικά, το Content Capture ανακτά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον λογαριασμό που διαμορφώσατε στην καρτέλα "Λογαριασμοί ηλ. ταχυδρομείου". Ωστόσο, αν θέλετε να ενεργοποιηθεί μια εισαγωγή μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου σε συγκεκριμένη ώρα, επιλέξτε μια εργασία εισαγωγής μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου στον πίνακα "Εργασίες προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής" και πατήστε το εικονίδιο . Αυτό το εικονίδιο είναι απενεργοποιημένο αν η εργασία εισαγωγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εκτός σύνδεσης.

Για να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής αρχείων λίστας:

1. Δημιουργήστε ένα αρχείο λίστας.

   Ένα αρχείο λίστας είναι ένα αρχείο κειμένου που περιέχει εγγραφές από οριοθετημένα δεδομένα που προσδιορίζουν τα ονόματα των αρχείων που πρόκειται να εισαχθούν και τη θέση τους. Κάθε εγγραφή μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τιμές μεταδεδομένων για αντιστοίχιση στο έγγραφο ή έναντι ενός αρχείου βάσης δεδομένων. Το αρχείο λίστας μπορεί επίσης να περιέχει μία ή περισσότερες εγγραφές συνημμένων που πρόκειται να εισαχθούν για ένα έγγραφο. Ανατρέξτε στην ενότητα Εισαγωγή συνημμένων κατά την εισαγωγή αρχείων λίστας.

2. Προσθέστε, επεξεργαστείτε ή αντιγράψτε μια εργασία προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγήςεπιλέγοντας "Προέλευση αρχείου λίστας" στο πεδίο "Προέλευση εισαγωγής" στη σελίδα "Γενικές ρυθμίσεις".

3. Στη σελίδα "Γενικές ρυθμίσεις", συμπληρώστε τα πεδία "Προεπιλεγμένες τοπικές ρυθμίσεις", "Κωδικοποίηση" και "Προεπιλεγμένη μορφή ημερομηνίας".

   Αυτά τα πεδία επιτρέπουν στο πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής να διαβάζει σωστά τα αρχεία λίστας με βάση τις τοπικές ρυθμίσεις σας.

4. Στη σελίδα "Προφίλ εγγράφων", αντιστοιχίστε τα πεδία μεταδεδομένων αποτύπωσης σε τιμές αρχείων λίστας, προσδιορίζοντας τη θέση των πεδίων στο αρχείο λίστας χρησιμοποιώντας τα χαρακτηριστικά μεταδεδομένων "Πεδίο 1" - "Πεδίο n". Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε πεδία επιπέδου συστήματος, όπως περιγράφεται στην ενότητα Διαμόρφωση αντιστοίχισης μεταδεδομένων κατά την εισαγωγή.

   Για παράδειγμα, για να αντιστοιχίσετε ένα πεδίο μεταδεδομένων "Αναγνωριστικό πελάτη" με το πρώτο πεδίο σε κάθε εγγραφή του αρχείου λίστας, θα επιλέξετε το πεδίο "Αναγνωριστικό πελάτη" στον πίνακα "Αντιστοιχίσεις πεδίων μεταδεδομένων", θα επιλέξετε και, τέλος, θα επιλέξετε "Πεδίο 1" στο πεδίο "Χαρακτηριστικά μεταδεδομένων" του πλαισίου διαλόγου "Αντιστοιχίσεις πεδίων μεταδεδομένων".

5. Ολοκληρώστε τις ρυθμίσεις στη σελίδα "Ρυθμίσεις προέλευσης εισαγωγής".

   1. Στο πεδίο "Μάσκες αρχείου", καθορίστε τον τύπο αρχείων για εισαγωγή καταχωρώντας μια επέκταση. Καθορίστε *.* για να εισαγάγετε όλα τα αρχεία. Διαχωρίστε τις πολλαπλές μάσκες με ένα ελληνικό ερωτηματικό (;).

   2. Για την παρακολούθηση και την εισαγωγή αρχείων λίστας από τους υποφακέλους εντός του καθορισμένου φακέλου, επιλέξτε το πεδίο "Επεξεργασία υποφακέλων".

   3. Από τις επιλογές "Δημιουργία νέας δέσμης", καθορίστε αν θα δημιουργηθεί μια νέα δέσμη για κάθε αρχείο λίστας ή φάκελο εισαγωγής. Όταν δημιουργείτε μια δέσμη ανά φάκελο, κάθε υποφάκελος που υποβάλλεται σε επεξεργασία θα δημιουργήσει μια νέα δέσμη.

   4. Στο πεδίο "Οριοθέτης πεδίων", καθορίστε πώς οριοθετούνται τα πεδία στο αρχείο λίστας. Χρησιμοποιήστε έναν οριοθέτη που δεν θα χρησιμοποιηθεί στα μεταδεδομένα αρχείου λίστας.

      Για παράδειγμα, εισαγάγετε |, , (κόμμα) ή ~ (περισπωμένη).

   5. Στο πεδίο "Μέγιστος αριθμός πεδίων ανά έγγραφο", καθορίστε έναν μέγιστο αριθμό πεδίων στο αρχείο λίστας για αντιστοίχιση με πεδία μεταδεδομένων.

   6. Στο πεδίο "Θέση πεδίων αρχείου εγγράφου", εισαγάγετε τη θέση πεδίων στο αρχείο λίστας των ονομάτων αρχείων εγγράφων και τις θέσεις τους. Για παράδειγμα, εισαγάγετε 1 αν το πρώτο πεδίο σε κάθε εγγραφή του αρχείου λίστας προσδιορίζει μια διαδρομή και ένα όνομα αρχείου εγγράφου.

      Σημείωση:

      Αν η καθορισμένη θέση πεδίου αρχείου εγγράφου δεν περιέχει μια διαδρομή προς το αρχείο για εισαγωγή, θεωρείται ότι το αρχείο βρίσκεται στον ίδιο φάκελο με το αρχείο λίστας που υποβάλλεται σε επεξεργασία.

   7. Στα πεδία "Μετέπειτα επεξεργασία αρχείων λίστας", καθορίστε τον τρόπο αλλαγής των αρχείων λίστας μετά την εισαγωγή ώστε να μην εισαχθούν πάλι εάν η εργασία εκτελείται τακτικά. Με άλλα λόγια, πρέπει να αλλάξετε τα ονόματα αρχείων λίστας ώστε να μην συμφωνούν πλέον με τις Μάσκες αρχείων που καθορίζονται για την εργασία. Μπορείτε να τα διαγράψετε, να αλλάξετε την επέκτασή τους ή να προσθέσετε ένα πρόθημα σε αυτά.

   8. Στα πεδία "Μετέπειτα επεξεργασία αρχείων εγγράφων", καθορίστε αν θέλετε να διαγράφονται τα αρχεία εγγράφων και τα συνημμένα τους από την καθορισμένη θέση τους μετά την επιτυχή εισαγωγή.

6. Ολοκληρώστε τις άλλες σελίδες εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής, όπως περιγράφεται στην ενότητα Προσθήκη ή επεξεργασία εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής.

7. Δοκιμάστε την εργασία εισαγωγής αρχείου λίστας.

   Όταν η εργασία ενεργοποιείται κατά την καθορισμένη συχνότητα, το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής ελέγχει τον φάκελο για αρχεία λίστας που συμφωνούν με τις καθορισμένες μάσκες αρχείων, εισαγάγει τα αρχεία εγγράφων και τα συνημμένα τους που προσδιορίζονται στο αρχείο λίστας, προαιρετικά συμπληρώνει τα πεδία μεταδεδομένων με δεδομένα του αρχείου λίστας και διαγράφει ή μετονομάζει το αρχείο λίστας.

Doc1.TIF|Corp 1|Invoice
@Attachment|PO|PO1.TIF
Doc2.TIF|Corp 2|Invoice

Doc1.TIF|Corp 1|Invoice
@Attachment|PO|PO1.TIF
@Attachment|Contract|Contract1.PDF
@Attachment|Contract|Amendment1.PDF
Doc2.TIF|Corp 2|Invoice

Αν το αρχείο συνημμένου είναι πολυσέλιδο TIFF, κάθε σελίδα εισαγάγεται ως ξεχωριστό στοιχείο δέσμης και συγκροτείται σε ένα συνημμένο.

Με μια εργασία εισαγωγής φακέλου, το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής παρακολουθεί έναν φάκελο εισαγωγής και εισαγάγει όλα τα αρχεία που εντοπίζει με μια καθορισμένη μάσκα αρχείου.

Βεβαιωθείτε ότι ο Παράγοντας εισαγωγής αρχείου βρίσκεται σε λειτουργία στον υπολογιστή σας.

Για να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής φακέλου:

1. Προσθέστε, επεξεργαστείτε ή αντιγράψτε μια εργασία προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής και επιλέξτε "Προέλευση φακέλου" στο πεδίο "Προέλευση εισαγωγής" στη σελίδα "Γενικές ρυθμίσεις".

2. Διαμορφώστε τις ρυθμίσεις στη σελίδα "Ρυθμίσεις προέλευσης εισαγωγής".

   1. Στο πεδίο "Μάσκες αρχείου", καθορίστε τον τύπο αρχείων για εισαγωγή καταχωρώντας μια επέκταση (*.tif ή *.pdf, για παράδειγμα). Καθορίστε *.* για να εισαγάγετε όλα τα αρχεία. Διαχωρίστε τις πολλαπλές μάσκες με ένα ελληνικό ερωτηματικό (;).

   2. Αν θέλετε το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής να παρακολουθεί και να εισάγει αρχεία από υποφακέλους εντός αυτού του φακέλου, επιλέξτε το πεδίο "Επεξεργασία υποφακέλων".

   3. Στο πεδίο "Δημιουργία νέας δέσμης", καθορίστε αν θα δημιουργηθεί μια νέα δέσμη με κάθε αρχείο εισαγωγής ή με κάθε φάκελο εισαγωγής. Όταν δημιουργείται μια δέσμη ανά φάκελο, δημιουργούνται δέσμες για τους υποφακέλους ενός φακέλου επίσης.

      Όταν επιλέξετε "Ανά φάκελο", η επιλογή "Μέγιστος αριθμός αρχείων που έγιναν εισαγωγή ανά δέσμη" ενεργοποιείται. Καταχωρίστε έναν αριθμό που δεν υπερβαίνει το 500.

   4. Στο πεδίο "Έτοιμο αρχείο", καταχωρίστε προαιρετικά ένα όνομα αρχείου που πρέπει να υπάρχει στον φάκελο (και σε κάθε υποφάκελο, αν υπάρχει) πριν από την επεξεργασία του φακέλου. Αυτή η επιλογή καθυστερεί την επεξεργασία ενός φακέλου έως ότου εμφανιστεί το έτοιμο αρχείο. Όταν ολοκληρωθεί η επεξεργασία, το έτοιμο αρχείο διαγράφεται.

   5. Στα πεδία "Σειρά επεξεργασίας αρχείων", καθορίστε τον κύριο και τον δευτερεύοντα τύπο και τη σειρά ταξινόμησης με την οποία γίνεται η επεξεργασία των αρχείων στον φάκελο εισαγωγής. Οι επιλογές τύπων ταξινόμησης είναι: Καμία (χωρίς τύπο ταξινόμησης), Όνομα αρχείου, Επέκταση αρχείου ή Ημερομηνία τροποποίησης αρχείου και οι επιλογές σειράς ταξινόμησης είναι: Αύξουσα σειρά ή Φθίνουσα σειρά.

   6. Στα πεδία "Μετέπειτα επεξεργασία αρχείων", καθορίστε τον τρόπο αλλαγής των αρχείων μετά την εισαγωγή ώστε να μην εισαχθούν πάλι εάν η εργασία εκτελείται τακτικά. Για αυτό, πρέπει να αλλάξετε τα ονόματα αρχείων ώστε να μην συμφωνούν πλέον με τις Μάσκες αρχείων που καθορίζονται για την εργασία. Μπορείτε να διαγράψετε αρχεία, να αλλάξετε την επέκτασή τους ή να προσθέσετε ένα πρόθεμα σε αυτά. Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε εκκαθάριση στους επεξεργασμένους υποφακέλους επιλέγοντας το πεδίο "Διαγραφή επεξεργασμένου υποφακέλου αν είναι κενός".

3. Ολοκλήρωση άλλων σελίδων εργασίας προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής.

4. Ελέγξτε την εργασία εισαγωγής φακέλου για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη στην επιλεγμένη συχνότητα.

Το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής ελέγχει τον φάκελο για αρχεία που συμφωνούν με τις μάσκες αρχείων. Αν βρει αντιστοιχίες, εισάγει τα αρχεία και δημιουργεί νέες δέσμες, συμπληρώνει τα πεδία μεταδεδομένων και διαγράφει ή μετονομάζει τα αρχεία, όπως έχετε καθορίσει.

Για τη διαμόρφωση αντιστοίχισης μεταδεδομένων κατά την εισαγωγή:

1. Σε μια εργασία προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής, επιλέξτε τη σελίδα "Προφίλ εγγράφων".

2. Στο πεδίο "Προεπιλεγμένο προφίλ εγγράφου", καθορίστε ένα προφίλ εγγράφων για αντιστοίχιση στα εισαχθέντα έγγραφα. Το επιλεγμένο προφίλ ταξινομεί το έγγραφο. Για παράδειγμα, αν οι χρήστες ανοίξουν τη δέσμη στο client, επιλέγεται αυτό το προφίλ εγγράφων.

3. Στον πίνακα "Αντιστοιχίσει πεδίων μεταδεδομένων", αντιστοιχίστε τα πεδία μεταδεδομένων του Content Capture στις τιμές που είναι συγκεκριμένες για την επιλεγμένη προέλευση εισαγωγής.

   Στη στήλη "Πεδίο μεταδεδομένων", επιλέξτε ένα πεδίο του Capture για συμπλήρωση και πατήστε "Επεξεργασία". Ανεξάρτητα από το επιλεγμένο προεπιλεγμένο προφίλ εγγράφων, όλα τα πεδία μεταδεδομένων στη διαδικασία είναι διαθέσιμα για αντιστοίχιση.

4. Συμπληρώστε τις ρυθμίσεις στο πλαίσιο διαλόγου "Αντιστοιχίσεις πεδίων μεταδεδομένων".

   1. Επιλέξτε μια τιμή μεταδεδομένων για την προέλευση εισαγωγής στο πεδίο "Χαρακτηριστικά μεταδεδομένων". Για συμπλήρωση με μια προεπιλεγμένη τιμή, επιλέξτε "Προεπιλεγμένη τιμή" σε αυτό το πεδίο και έπειτα καθορίστε την τιμή στο πεδίο "Προεπιλεγμένη τιμή".

   2. Σε μια εργασία εισαγωγής φακέλου, επιλέξτε από τα χαρακτηριστικά σχετικά με φάκελο, αρχείο ή διαδρομή, που παρατίθενται σε αυτόν τον πίνακα:

      Χαρακτηριστικό συστήματος	Τιμή για παράδειγμα διαδρομής για το αρχείο που εισάγεται (/import/expenses/20200426/Customer1.pdf)
      Όνομα αρχείου	Customer1.pdf
      Όνομα αρχείου βάσης	Customer1
      Επέκταση αρχείου	pdf
      Διαδρομή φακέλου	/import/expenses/20200426
      Όνομα φακέλου	20200426
      Πλήρης διαδρομή αρχείου	/import/expenses/20200426/Customer1.pdf
      Ημερομηνία και ώρα τροποποίησης αρχείου	Ημερομηνία και ώρα τροποποίησης αρχείου - τιμή συστήματος
      Όνομα κεντρικού υπολογιστή Παράγοντα εισαγωγής	Όνομα κεντρικού υπολογιστή στον οποίο έχει εγκατασταθεί ο Παράγοντας εισαγωγής αρχείου.

   3. Σε μια εργασία εισαγωγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε από τα χαρακτηριστικά σχετικά με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που παρατίθενται σε αυτόν τον πίνακα:

      Χαρακτηριστικό συστήματος	Περιγραφή
      Όνομα "Από"	Ψευδώνυμο ονόματος της διεύθυνσης "Από"
      Διεύθυνση "Από"	Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστολέα
      Όνομα "Απάντηση σε"	Όνομα "Απάντηση σε" για το μήνυμα
      Διεύθυνση "Απάντηση σε"	Διεύθυνση "Απάντηση σε" για το μήνυμα
      Ονόματα παραληπτών	Συλλογή ονομάτων παραληπτών για το μήνυμα
      Διευθύνσεις παραληπτών	Συλλογή διευθύνσεων παραληπτών για το μήνυμα
      Φάκελος	Όνομα φακέλου από τον οποίο αποκτήθηκε το μήνυμα
      Ημερ. παραλαβής	Ημερομηνία και ώρα λήψης του μηνύματος
      Ημ/νία αποστολής	Ημερομηνία και ώρα αποστολής του μηνύματος
      Θέμα	Θέμα μηνύματος
      Σπουδαιότητα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου	Χαμηλή, κανονική και υψηλή προτεραιότητα του μηνύματος
      Αναγν. μηνύματος	Μοναδικό αναγνωριστικό του μηνύματος

   4. Σε οποιαδήποτε εργασία εισαγωγής, επιλέξτε από τα κοινά χαρακτηριστικά συστήματος που παρατίθενται σε αυτόν τον πίνακα:

      Χαρακτηριστικό συστήματος	Περιγραφή
      Ημερομηνία/ώρα εισαγωγής	Ημερομηνία και ώρα κατά την οποία έγινε εισαγωγή της δέσμης
      Όνομα εργασίας εισαγωγής	Όνομα που αντιστοιχίστηκε στην εργασία προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής
      Προεπιλεγμένη τιμή	Προεπιλεγμένη τιμή που αντιστοιχίστηκε όπως καθορίστηκε

5. Αντιστοιχίστε άλλα πεδία μεταδεδομένων στον πίνακα "Αντιστοιχίσεις πεδίων μεταδεδομένων", όπως απαιτείται.

Για να διαμορφώσετε μετέπειτα επεξεργασία για μια εργασία προγράμματος επεξεργασίας εισαγωγής: