Χρήση ροών εργασίας

Επισκόπηση ροής εργασίας

Εάν ο διαχειριστής της υπηρεσίας έχει ενοποιήσει το Oracle Content Management με το Oracle Integration και ο διαχειριστής περιεχομένου έχει εγγράψει ροές εργασίας Oracle Integration, μπορείτε να έχετε πρόσθετες επιλογές ροών εργασίας διαθέσιμες. Για παράδειγμα στο ακόλουθο διάγραμμα, ένας πόρος που έχει υποβληθεί σε μια ροή εργασιών μπορεί είτε να απορριφθεί, να επιστραφεί για περισσότερες πληροφορίες, να μεταβιβαστεί για πρόσθετη έγκριση και, στη συνέχεια, να εγκριθεί.

Όταν ο διαχειριστής περιεχομένου σας καταχωρίσει μια ροή εργασίας, την αντιστοιχίσει σε ένα αποθετήριο, σας προσθέσει ως μέλος και σας εκχωρήσει έναν ρόλο ροής εργασίας, η ροή εργασίας είναι διαθέσιμη προς χρήση όταν εργάζεστε με πόρους.

Χρήση ροής εργασίας με έναν πόρο

1. Στη σελίδα Πόροι, επιλέξτε ή κάντε δεξί κλικ στον πόρο που θέλετε να υποβάλετε σε μια ροή εργασιών.
2. Επιλέξτε Ροές εργασιών από το εμφανιζόμενο με δεξί κλικ μενού ή από το μενού Πλαϊνή γραμμή. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο για να ανοίξετε το παράθυρο πρόσθετων ιδιοτήτων, και επιλέξτε Ροές εργασιών από το μενού του παραθύρου. Το τμήμα παραθύρου ροών εργασίας διαθέτει δύο καρτέλες που αντιπροσωπεύουν τις τρεις πιθανές καταστάσεις μιας ροής εργασίας:
   • Υποβολή (εμφανίζεται αν κάποιος πόρος δεν διαθέτει καμία μη αυτόματη ροή εργασιών σε εξέλιξη) — Επιλέξτε μια ροή εργασίας από τη λίστα διαθέσιμων ροών και πατήστε Υποβολή για έλεγχο για να εκκινήσετε μια ροή εργασίας. Ορισμένες ροές εργασιών μπορεί να επιλεγούν από προεπιλογή (έχουν διαμορφωθεί από τον διαχειριστή αποθετηρίου). Αν πρόκειται για απαιτούμενες ροές εργασιών, δεν θα μπορείτε να τις αποεπιλέξετε. Αν οι πόροι υποβληθούν αυτόματη στη ροή εργασιών κατά τη δημιουργία, θα δείτε μια ενότητα "ήδη σε αναθεώρηση" στο τέλος της καρτέλας. Αναπτύξτε την ενότητα για να δείτε τη ροή εργασιών.

     Σημείωση:

     Οι πόροι που προστέθηκαν από το Oracle Content Management ή από τρίτους παρόχους αποθήκευσης στο cloud δεν υποστηρίζουν την αυτόματη ανάθεση ροής εργασιών.
   • Σε εξέλιξη (αντικαθιστά την καρτέλα "Υποβολή" όταν εκκινείται μια ροή εργασίας για έναν πόρο) — Εμφανίζεται μια λίστα με τα βήματα προόδου του πόρου εντός της ροής εργασίας. Τα ολοκληρωμένα βήματα προσδιορίζουν το άτομο που πραγματοποίησε την ενέργεια και την ημερομηνία που την πραγματοποίησε. Αν είστε υπεύθυνοι για κάποιο βήμα, οι ενέργειες που μπορείτε να πραγματοποιήσετε είναι διαθέσιμες σε ένα πλαίσιο επιλογής. Πρέπει να επιβεβαιώσετε την ενέργεια όταν την επιλέξετε και μπορείτε να προσθέστε ένα προαιρετικό σχόλιο. Όταν ολοκληρωθεί η ενέργεια, το επόμενο βήμα, αν υπάρχει, προστίθεται στη λίστα. Αν η ροή εργασίας περιέχει πολλές ολοκληρωμένες ενέργειες, μπορούν να ομαδοποιηθούν σε μια αναπτυσσόμενη επικεφαλίδα που ονομάζεται "Ίχνος ελέγχου".
   • Ολοκληρωμένες (εμφανίζεται πάντα) — Εμφανίζει μια λίστα με ολοκληρωμένες ροές εργασίας για τον πόρο, αν υπάρχουν, καθώς και τις ημερομηνίες που ολοκληρώθηκαν. Οι ολοκληρωμένες ροές εργασίας μπορούν να περιλαμβάνουν εγκεκριμένες ροές εργασίας και ροές εργασίας που έχουν απορριφθεί. Μπορείτε να αναπτύξετε κάθε ολοκληρωμένη ροή εργασίας, για να δείτε μια λεπτομερή λίστα με τις ενέργειες στη ροή εργασίας.

Μπορείτε να επιστρέψετε στην καρτέλα Σε εξέλιξη του τμήματος παραθύρου ροής εργασιών του πόρου όποτε θέλετε για να δείτε την τρέχουσα κατάσταση καθώς ο πόρος μετακινείται μέσω της ροής εργασιών. Εάν ένας πόρος έχει μεταβιβαστεί σε ροές εργασιών προηγουμένως, πατήστε την καρτέλα Ολοκληρώθηκε για να δείτε το ιστορικό των ροών εργασιών που έχει ολοκληρώσει ο πόρος.

Ειδοποιήσεις ροής εργασίας

Εάν σας έχει εκχωρηθεί ένας ρόλος που συσχετίζεται με ένα βήμα ροής εργασιών και έχετε την ευθύνη ολοκλήρωσης μιας εργασίας ροής εργασιών, θα λάβετε μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δεσμούς για τις ενέργειες που είναι διαθέσιμες σε εσάς ή για να προβάλετε τη ροή εργασιών online. Με την online προβολή της ροής εργασιών, ανοίγει ο πόρος στο Oracle Content Management. Οι διαθέσιμες ενέργειες εξαρτώνται από τη ροή εργασιών και παρατίθενται στο μενού Ενέργεια του βήματος για το οποίο είστε υπεύθυνοι.

Προβολή των εργασιών ροής εργασίας σας

Για να δείτε μια λίστα με όλες τις εργασίες ροών εργασιών για τις οποίες είστε υπεύθυνοι και να προβείτε σε ενέργειες, χρησιμοποιήστε το στη σελίδα πόρων.

1. Στη σελίδα Πόροι, κάντε κλικ στο εικονίδιο και επιλέξτε Εργασίες ροής εργασιών. Εμφανίζεται μια λίστα με όλες τις εργασίες που απαιτούν την προσοχή σας σε όλα τα αποθετήρια.
2. Πραγματοποιήσετε κάποια ενέργεια. Οι διαθέσιμες ενέργειες θα εξαρτώνται από τη ροή εργασίας και το ρόλο σας.
   • Επιλέξτε την εργασία στην οποία θέλετε να πραγματοποιήσετε μια ενέργεια και πατήστε την ενέργεια που θέλετε στο μενού μπάνερ.
   • Επιλέξτε την εργασία στην οποία θέλετε να πραγματοποιήσετε μια ενέργεια και πατήστε Προεπισκόπηση στο μενού μπάνερ, για να ανοίξετε τον πόρο με το τμήμα παραθύρου ροής εργασίας να εμφανίζεται. Στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια που θέλετε από το μενού Ενέργεια της σχετικής εργασίας στη ροή εργασίας.

   Σημείωση:

   Μπορείτε να επιλέξετε πολλές εργασίας και να πραγματοποιήσετε μια ενέργεια σε όλες τις επιλεγμένες εργασίες, εφόσον η ενέργεια είναι κοινή για κάθε εργασία. Για παράδειγμα, η ενέργεια "Απόκτηση" μπορεί να μην είναι διαθέσιμη όταν έχετε επιλέξει πολλές εργασίες, αλλά οι ενέργειες "Έγκριση" και "Απόρριψη" μπορεί να είναι διαθέσιμες, εφόσον έχετε δικαιώματα ελέγχου στις ροές εργασίας που χρησιμοποιούνται για τις επιλεγμένες εργασίες. Η ενέργεια Προεπισκόπηση δεν θα είναι διαθέσιμη κατά την επιλογή πολλών εργασιών, επειδή προορίζεται για την προεπισκόπηση μεμονωμένων πόρων.