Οι ομάδες μπορούν να σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε και να συντονιστείτε με πολλά άτομα ταυτόχρονα.
Κάντε μια γρήγορη περιήγηση στις ομάδες (Μόνο Αγγλικά).
Μια ομάδα μπορεί να προστεθεί σε μια συζήτηση, ώστε να μπορείτε να εκκινήσετε γρήγορα μια συνεργασία με πολλά άτομα. Ή μπορείτε να προσθέσετε μια ομάδα ως μέλος ενός φακέλου, ώστε να μπορείτε να μοιραστείτε γρήγορα τα περιεχόμενα του εν λόγω φακέλου με άλλους. Οι τύποι περιεχομένου μπορούν επίσης να κοινοποιηθούν με ομάδες, με τον ίδιο τρόπο με τον οποίο κοινοποιούνται με μεμονωμένα άτομα. Τα μόνα στοιχεία που δεν μπορείτε να μοιραστείτε με μια ομάδα είναι οι συλλογές και οι δημόσιοι δεσμοί ή οι δεσμοί μελών.
Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας ομάδες ή ομάδες που έχουν ήδη δημιουργηθεί για τον οργανισμό σας από το διαχειριστή της υπηρεσίας σας.
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα πρέπει να έχετε υπόψη κατά τη δημιουργία και τη χρήση των ομάδων:
- Μην δημιουργείτε διπλότυπες ομάδες. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Εύρεση δημόσιων ομάδων στο μενού "Ομάδα" για να δείτε αν υπάρχει ήδη ομάδα που ίσως εξυπηρετεί το σκοπό σας.
- Χρησιμοποιήστε κάποιο εύχρηστο όνομα. Μην χρησιμοποιείτε ακρώνυμα ή συντομεύσεις για το όνομα της ομάδας σας. Κάντε το ευνόητο ώστε οι χρήστες να καταλαβαίνουν το σκοπό της ομάδας.
- Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο ελέγχου απορρήτου για την ομάδα σας. Μπορείτε να ελέγχετε ποιος μπορεί να βρίσκει ή να χρησιμοποιεί την ομάδα και εάν κάποιος μπορεί να προσθέσει τον εαυτό του στην ομάδα. Μπορείτε να δημιουργήσετε τους παρακάτω τύπους ομάδων:
- Δημόσια ομάδα — Μια δημόσια ομάδα είναι ορατή για όλους και τα άτομα μπορούν να προσθέσουν τον εαυτό τους στην ομάδα. Πρέπει να χρησιμοποιείτε αυτό το είδος ομάδας με φειδώ. Για παράδειγμα, μπορεί να βρίσκεται σε εξέλιξη η σταδιακή κυκλοφορία ενός έργου και να θέλετε να συγκεντρώσετε σχόλια από όλους όσους χρησιμοποίησαν το έργο. Μπορείτε να ανοίξετε μια ομάδα για όλους και να επιστρέψετε στα άτομα να προσθέσουν τον εαυτό τους ώστε να μπορούν να προσθέσουν σχόλια για το συγκεκριμένο έργο.
- Απόρρητη ομάδα — Οι απόρρητες ομάδες μπορούν να προβληθούν από οποιονδήποτε αλλά τα άτομα δεν μπορούν να προσθέσουν τον εαυτό τους στην ομάδα. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να περιορίσετε μια ομάδα σε ένα υποσύνολο ατόμων. Τα άτομα μπορούν να ανακαλύψουν την ύπαρξη της ομάδας και να χρησιμοποιήσουν την ομάδα για να μοιραστούν πληροφορίες με αυτά τα άτομα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα για το τμήμα μηχανικής. Οι χρήστες που θέλουν να συνεργαστούν ή να κάνουν κοινή χρήση με το συγκεκριμένο τμήμα, μπορούν να προσθέσουν την ομάδα ως μέλος σε μια συζήτηση ή φάκελο.
- Κλειστή ομάδα — Αυτός ο τύπος ομάδας σάς παρέχει τον αυστηρότερο έλεγχο ως προς τις συμμετοχές. Κανείς δεν θα μπορεί να δει την ομάδα αν δεν είναι ήδη μέλος, ενώ κανείς δεν μπορεί να προσθέσει τον εαυτό του στην ομάδα. Για παράδειγμα, ίσως μια μικρή ομάδα ατόμων χρειάζεται να συζητήσει μια επερχόμενη λήψη ή κάποιο έργο. Κανείς άλλος στον οργανισμό δεν χρειάζεται να το γνωρίζει αυτό και, επομένως, δημιουργώντας μια ομάδα για περιορισμένα μέλη, ελέγχετε ποιος μπορεί να δει τις πληροφορίες.
- Μπορείτε να προσθέσετε μια ομάδα ως μέλος σε οποιοδήποτε στοιχείο. Αν προσθέσετε κάποιον σε μια ομάδα ή καταργήσετε κάποιον από μια ομάδα, το μέλος προστίθεται ή καταργείται από το στοιχείο. Αν ένα άτομο έχει προστεθεί μεμονωμένα και όχι ως μέλος μιας ομάδας, παραμένει μέλος έως ότου καταργηθεί μεμονωμένα.
- Εάν προσθέσετε μια ομάδα ως μέλος ενός στοιχείου που απαιτεί έναν συγκεκριμένο χρήστη ρόλος, μόνο χρήστες με τον συγκεκριμένο ρόλο θα μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στο στοιχείο. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε έναν χρήστη με τον ρόλο τυπικού χρήστη σε μια ομάδα, και έπειτα προσθέσετε αυτήν την ομάδα ως μέλος ενός αποθετηρίου, ο τυπικός χρήστης δεν θα έχει πρόσβαση στο αποθετήριο επειδή πρέπει να έχετε ρόλο επιχειρησιακού χρήστη για πρόσβαση στα αποθετήρια.
- Αν μια ομάδα διαγραφεί, η πρόσβαση σε οποιονδήποτε κοινόχρηστο φάκελο, τύπο περιεχομένου ή συζήτηση καταργείται από τα άτομα στην εν λόγω ομάδα.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ομάδες στην κινητή σας συσκευή και με την εφαρμογή υπολογιστή, αλλά η διαχείριση των ομάδων γίνεται χρησιμοποιώντας τη διασύνδεση προγράμματος περιήγησης web.
Για να χρησιμοποιήσετε μια ομάδα, επιλέξτε την όπως θα επιλέγατε ένα άτομο για να κάνετε κοινή χρήση. Για παράδειγμα, κατά την κοινή χρήση ενός φακέλου ή μιας συζήτησης, πληκτρολογήστε το όνομα μιας ομάδας στο παράθυρο διαλόγου "Μέλη". Επιλέξτε τα δικαιώματα (Προβολή, Συνεισφέρων και ούτω καθεξής) για τα άτομα στην ομάδα και, στη συνέχεια, προσθέστε την ομάδα ως μέλος στο φάκελο ή τη συζήτηση.