Χρήση μεταδεδομένων

Τα μεταδεδομένα χρησιμοποιούνται για τη γρήγορη κατηγοριοποίηση αρχείων και φακέλων με πρόσθετες περιγραφές.

Οι διαχειριστής υπηρεσίας σας μπορεί να έχει δημιουργήσει μεταδεδομένα συγκεκριμένα για τον οργανισμό σας. Για παράδειγμα, ενδεχομένως να πρέπει να παρακολουθείτε πότε ένα στοιχείο εγκρίνεται από άλλα άτομα και ποια άτομα το έχουν εγκρίνει. Μπορεί να δημιουργηθούν με μεταδεδομένα που ονομάζονται “Έγκριση εγγράφου” που παραθέτουν πεδία όπως τον τύπο αρχείου, τον δημιουργό του αρχείου, το άτομο που το ενέκρινε, καθώς και το πότε εγκρίθηκε.

Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταφέρετε όλα τα αρχεία που έχει εγκριθεί σε έναν φάκελο και να εφαρμόσετε τα μεταδεδομένα στο φάκελο. Όλα τα αρχεία στο φάκελο θα αναγνωρίζονται ως εγκεκριμένα. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα μεταδεδομένα των διαφόρων αρχείων ώστε να εμφανίζεται η ημερομηνία έγκρισής τους, ποιος τα ενέκρινε, καθώς και άλλες σχετικές λεπτομέρειες.

Οι χρήστες με τον ρόλο πόρου "Κάτοχος", "Διευθυντής" ή "Συντελεστής" μπορούν να εφαρμόσουν μεταδεδομένα σε αρχεία και φακέλους. Οι χρήστες με τον ρόλο πόρου "Αναγνώστης" ή "Παραλήπτης" μπορούν να προβάλουν όλα τα μεταδεδομένα που έχουν οριστεί.

Τα μεταδεδομένα δημιουργούνται αυτόματα για στοιχεία τα οποία αποθηκεύονται ως ψηφιακοί πόροι. Μόνο οι διαχειριστές υπηρεσίας μπορούν να δημιουργήσουν μεταδεδομένα. Συνεργαστείτε με το διαχειριστή σας για να αναπτύξετε τα μεταδεδομένα που χρειάζεστε.

Για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τα μεταδεδομένα:

  1. Ανοίξτε το αρχείο ή τον φάκελο όπου θέλετε να προσθέσετε μεταδεδομένα και πατήστε το εικονίδιο Εικονίδιο πλαϊνής γραμμής για να ανοίξετε την πλαϊνή γραμμή.
  2. Επιλέξτε Ετικέτες και μεταδεδομένα από το αναπτυσσόμενο μενού του τμήματος παραθύρου.
  3. Επιλέξτε το εικονίδιο διαχείρισης ιδιοτήτων για να ανοίξετε τη λίστα των διαθέσιμων μεταδεδομένων.
  4. Επιλέξτε το όνομα των μεταδεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
  5. Τα πεδία που δημιουργήθηκαν για τα μεταδεδομένα εμφανίζονται στον πλαϊνό πίνακα. Εισαγάγετε τις απαραίτητες πληροφορίες. Να θυμάστε, αν πρόκειται για μεταδεδομένα για έναν φάκελο, τυχόν πληροφορίες που εισαγάγετε θα χρησιμοποιηθούν για όλα τα αρχεία στο φάκελο.

    Οι ακόλουθοι περιορισμοί ισχύουν για τις τιμές πεδίων που μπορούν να εισαγάγουν οι χρήστες:

    • Κείμενο: Μέγιστο 1.000 χαρακτήρες. Δεν πρέπει να περιλαμβάνουν τους χαρακτήρες # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
    • Αριθμός: Μέγιστο 15 χαρακτήρες. Πρέπει να είναι ακέραιος, χωρίς δεκαδικά ψηφία.
  6. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση όταν τελειώσετε.