Επισκόπηση κοινής χρήσης

Αν θέλετε να συνεργαστείτε με άλλα άτομα και να μοιραστείτε πληροφορίες, πρέπει να είστε βέβαιοι ότι μόνο τα σωστά άτομα θα έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες. Ο τύπος κοινής χρήσης που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από το τι θέλετε να μοιραστείτε:

• Αρχεία: Μπορείτε να δημιουργήσετε και να στείλετε έναν δεσμό σε κάποιον μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να τον χρησιμοποιήσετε σε ένα άμεσο μήνυμα, σε ένα έγγραφο ή σε μια άλλη εφαρμογή. Η αποστολή ενός δεσμού είναι χρήσιμη εάν πρέπει να παραχωρήσετε πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία σε άτομα ανάλογα με τις ανάγκες τους. Ο μόνος τρόπος με τον οποίο ο παραλήπτης μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο είναι με τη χρήση του δεσμού. Υπάρχουν δημόσιοι δεσμοί και δεσμοί μελών, που περιγράφονται παρακάτω.
• Φάκελοι: μπορείτε να στείλετε έναν δεσμό για έναν φάκελο ή να προσθέσετε άτομα ή ομάδες ως μέλη στον φάκελο. Όταν προσθέτετε μέλη σε έναν φάκελο, αυτά τα άτομα και οι ομάδες θα έχουν πρόσβαση σε όλο το περιεχόμενο του φακέλου. Αυτό είναι χρήσιμο όταν εργάζεστε σε ένα μεγάλο έργο, για παράδειγμα, και τα άτομα μπορεί να χρειάζονται συνεχή πρόσβαση σε πληροφορίες.

Εάν μοιράζεστε φακέλους με άλλα άτομα και τους παραχωρήσετε δικαιώματα προσθήκης περιεχομένου στον φάκελο, αυτό το περιεχόμενο συνυπολογίζεται και στο μερίδιο χώρου αποθήκευσης που σας αναλογεί. Για παράδειγμα, εάν ο φάκελός σας περιέχει αρχεία όγκου 500 MB και μετά την κοινή χρήση οι άλλοι χρήστες προσθέσουν αρχεία όγκου 300 MB, τότε το σύνολο των 800 MB αφαιρείται από το μερίδιο χώρου σας.

Αν έχετε πρόσβαση σε περισσότερους από 100 φακέλους (που είτε σας ανήκουν είτε έχουν κοινοποιηθεί σε εσάς), τα αποτελέσματα αναζήτησης θα είναι ελλιπή καθώς οι αναζητήσεις περιορίζονται στους 100 φακέλους.

Ο διαχειριστής της υπηρεσίας είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση του Oracle Content Management στον οργανισμό σας. Αυτό το άτομο ορίζει το χώρο αποθήκευσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο αποθήκευσης από το χώρο που έχετε επί του παρόντος, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της υπηρεσίας σας.

Υπάρχει επίσης ο ρόλος του κατόχου με όλα τα δικαιώματα διαχείρισης ενός φακέλου, συμπεριλαμβανομένης της διαγραφής του φακέλου.

Οι συντελεστές και οι διαχειριστές μπορούν να διαγράφουν περιεχόμενο και να διαγράφουν υποφακέλους. Εάν διαγραφεί ένα κοινόχρηστο στοιχείο, αυτό εμφανίζεται στο φάκελο του κάδου απορριμμάτων του ατόμου στο οποίο ανήκει το στοιχείο και του ατόμου που το διέγραψε.

Όταν συνεργάζεστε με εξωτερικούς προμηθευτές και άλλους συνεργάτες, μπορείτε να παρέχετε ασφαλείς δημόσιους δεσμούς, ώστε όλοι να έχουν το σωστό επίπεδο πρόσβασης. Μπορείτε επίσης να ορίσετε κωδικούς πρόσβασης και ημερομηνίες λήξης στους δεσμούς, για να προσθέσετε ακόμα περισσότερη ασφάλεια. Επιπλέον, μπορείτε να επιβλέπετε την κοινή χρήση, παρακολουθώντας ποιοι, πότε και σε ποια κοινόχρηστα αρχεία απέκτησαν πρόσβαση.

Κάντε μια γρήγορη περιήγηση στην κοινή χρήση (Μόνο Αγγλικά).

Δημόσιοι δεσμοί

Ένας δημόσιος δεσμός παρέχει πρόσβαση στο συγκεκριμένο αρχείο ή φάκελο, όχι σε άλλους.

Ο διαχειριστής της υπηρεσίας σας μπορεί να απενεργοποιήσει τη χρήση δημόσιων δεσμών και να ορίσει ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτούς τους δεσμούς (όλοι οι χρήστες ή μόνο εγγεγραμμένοι χρήστες).

Όταν δημιουργείτε έναν δημόσιο δεσμό, μπορείτε να προσθέσετε ένα όνομα σε αυτόν ώστε να παρακολουθείτε τη χρήση του. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα μήνυμα με το δεσμό και να επιλέξετε τα δικαιώματα για το δεσμό. Αυτό καθορίζει τι μπορεί να κάνει ο παραλήπτης με τον δεσμό. Μπορείτε να προσαρμόσετε τον μέγιστο χρησιμοποιούμενο ρόλο για δημόσιους δεσμούς στις προτιμήσεις σας, με πρόσβαση μέσω του προγράμματος περιήγησης ιστού που χρησιμοποιείτε. Ο διαχειριστής της υπηρεσίας σας μπορεί επίσης να περιορίσει τους επιτρεπόμενους ρόλους για τους δημόσιους δεσμούς. Οι ρόλοι είναι οι ίδιοι με αυτούς που χρησιμοποιούνται κατά την προσθήκη μελών σε φακέλους (αναγνώστης, υπεύθυνος λήψης ή συνεργάτης).

Κατά τη δημιουργία ενός δημόσιου δεσμού, εφόσον ο διαχειριστής το έχει επιτρέψει, μπορείτε να στείλετε τον δεσμό σε όλους, επιλέγοντας Όλοι, δηλαδή, ακόμη και σε άτομα που δεν διαθέτουν λογαριασμό στο Oracle Content Management, ή να περιορίσετε τους παραλήπτες, επιλέγοντας Όλοι οι εγγεγραμμένοι χρήστες, δηλαδή, στα άτομα που διαθέτουν λογαριασμό.

Επίσης, μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης και μια προαιρετική ημερομηνία λήξης κατά την οποία ο δημόσιος δεσμός θα πάψει να λειτουργεί. Οι κωδικοί πρόσβασης είναι παρόμοιοι με τους κωδικούς πρόσβασης για έναν δημόσιο δεσμό. Μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης και το άτομο που λαμβάνει το δεσμό θα πρέπει να εισαγάγει τον κωδικό, ώστε να μπορέσει να χρησιμοποιήσει το δεσμό. Αυτό σας βοηθά να προσθέσετε ένα επιπλέον μέτρο ασφαλείας σε οποιονδήποτε δεσμό στέλνετε. Θα χρειαστεί να στείλετε τον κωδικό πρόσβασης στο άτομο που λαμβάνει το δεσμό, ώστε να μπορεί να τον χρησιμοποιήσει. Διαφορετικά, δεν θα μπορούν να έχουν πρόσβαση στο περιεχόμενο που σχετίζεται με το δεσμό.

Δεσμοί μελών

Αυτός ο τύπος δεσμού απαιτεί ένα άτομο να είναι μέλος του φακέλου και απαιτεί από το άτομο να συνδεθεί σε έναν λογαριασμό Oracle Content Management, για να χρησιμοποιήσει τον δεσμό. Όταν χρησιμοποιείτε έναν δεσμό μέλους, μπορείτε να επιλέξετε Ηλεκτρονική πρόσβαση, η οποία επιτρέπει στον παραλήπτη να προβάλει το αρχείο ή το φάκελο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν δεσμό για Άμεση λήψη κατά την κοινή χρήση ενός αρχείου. Με αυτόν τον τρόπο, ο παραλήπτης μπορεί να πραγματοποιήσει λήψη ενός αρχείου χωρίς να το προβάλει.