3 Información acerca de las mejores prácticas de configuración

Metodologías de implantación

Las metodologías de implantación son opciones para la implementación de Account Reconciliation en toda la organización. Oracle recomienda que gestione su ámbito de forma exhaustiva para lograr un mayor éxito tan rápido como sea posible. Para la mayoría de las compañías, esto significa que todas las cuentas que requieran conciliación se concilien realmente. Puede conseguir este objetivo rápidamente, y con la mínima interrupción de su negocio, mediante una implantación "solo de seguimiento".

Implantación solo de seguimiento

Con las implantaciones solo de seguimiento, no es necesario cambiar la forma en la que los usuarios realizan las conciliaciones. Se trata simplemente de realizar un seguimiento de que se están realizando. La clave está en el diseño del formato. En estas implantaciones, solo tendrá uno o dos formatos para el despliegue inicial. Estos formatos simples están diseñados para que los usuarios asocien las conciliaciones terminadas, normalmente realizadas en Excel. Oracle proporciona un formato de "seguimiento" de ejemplo con nuestros formatos estándar. La implantación de un enfoque de solo seguimiento proporciona una visibilidad completa del estado del proceso de conciliación y un acceso centralizado a las propias conciliaciones.

Diseño del formato

Una vez que los usuarios se familiaricen con este proceso, podrá trabajar en objetivos secundarios, como, por ejemplo, asegurarse de que todas las conciliaciones realizadas cualifiquen como válidas. Podrá conseguir dicho objetivo gracias a un diseño del formato efectivo. Los formatos de conciliación se diseñan de forma óptima en el nivel de tipo de cuenta. La cuentas soportadas por el libro auxiliar, como Cuentas por pagar, Cuentas a cobrar y Activos fijos, son las más fáciles de migrar de formatos de solo seguimiento a formatos personalizados. Lo ideal es programar la migración de estos tipos de cuentas para que coincida con la automatización de las cargas de balance del libro auxiliar. De este modo, los usuarios reconocerán inmediatamente la ventaja de la conciliación automática cuando los balances del subsistema y de origen coinciden.

Las cuentas que no están soportadas en el libro auxiliar y que requieren conciliación mediante un método de análisis de cuenta, como los pagos por adelantado, acumulaciones, provisiones y reservas, son más difíciles. Una práctica recomendada para estos tipos de cuentas es el diseño de formatos que garantizan una conciliación de alta calidad al guiar al usuario a través del análisis que debe realizar. Con el diseño de formato, puede personalizar exactamente qué información se debe incluir al introducir elementos de conciliación o explicaciones de balance.

También puede agregar reglas que validen los datos o que requieran datos adjuntos. Por ejemplo, para los activos intangibles, en lugar de solicitar una descripción general de los elementos del balance, puede realizar preguntas para evaluar la calidad de los elementos, con el fin de asegurarse de que pertenecen al balance de cuenta. Al desplegar formatos personalizados en el nivel de tipo de cuenta, puede colocar las cuentas con mayor riesgo en primer lugar, minimizando así las interrupciones cuando no hay necesidades importantes.

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