Puede automatizar la importación y captura de archivos desde una carpeta supervisada en una computadora. Al crear un trabajo de importación, puede designar cualquier carpeta como carpeta supervisada. El procesador de importación, a continuación, supervisará esa carpeta y procesará todos los archivos. También puede crear un trabajo de importación en el que indique al procesador de importación que lea los archivos (de texto) de lista que muestren los archivos que se van a importar, junto con sus metadatos.
Supongamos un ejemplo en el que los empleados de una organización escanean informes de gastos en un dispositivo multifunción y los almacenan en una carpeta de red de la compañía. En este caso, lo que se necesita es un trabajo de importación que utilice una carpeta como tipo de origen y el agente de importación de archivos en la computadora en la que resida la carpeta de informes de gastos. Si el volumen de los documentos escaneados es elevado, se puede configurar el agente de importación de archivos en varias computadoras que puedan acceder a la carpeta de red. Por tanto, los documentos escaneados pueden residir en subcarpetas y las distintas instancias del agente de importación de archivos que se ejecuten en distintas máquinas pueden procesar las subcarpetas simultáneamente. El procesador de importación, mediante el trabajo de importación de carpetas, supervisa esta carpeta de forma habitual y, mediante el agente de importación de archivos, recupera nuevos archivos y los convierte en lotes.
Al crear un trabajo de importación de origen de carpeta, puede especificar los tipos de archivos que debe supervisar el trabajo de importación: archivos TIFF, PDF o de todo tipo. También puede especificar si cada uno de los archivos debe ser un lote individual, o si un lote debe incluir todos los archivos de un tipo o de varios tipos. Un lote puede incluir como máximo 500 archivos. El procesador de importación también ofrece flexibilidad para especificar el orden con el que se deben procesar los archivos de un tipo concreto. Puede optar por suprimir los archivos de origen una vez que se hayan procesado. Para configurar un trabajo de importación de carpetas, siga los pasos de Configuración de importación de archivos desde una carpeta.
También puede crear un trabajo de importación mediante el que el procesador de importación supervisa una carpeta y lee un archivo (de texto) de lista que contiene registros que identifican lo que es necesario importar en Content Capture: archivos, archivos anexos y, opcionalmente, los valores de metadatos que se van a asignar a los archivos. Para configurar un trabajo de importación de archivos de lista, siga los pasos de Configuración de importación de archivos de listas. Tras configurar el trabajo de importación, debe configurar el agente de importación de archivos.
Nota:
Puede darse el caso de que el agente de importación de archivos se bloquee o pierda la conectividad cuando esté procesando un trabajo de archivo de lista. Si el agente no se recupera durante el periodo por defecto de 60 minutos, los archivos cargados previamente se liberan a la fuerza y se marcan como completados en el servidor. El agente sigue procesando los demás elementos del trabajo de archivo de lista o el resto de archivos de la carpeta como nuevas cargas.