Configuración de trabajos de procesador de importación

Con la función Procesador de importación, puede automatizar la importación masiva de documentos desde el correo electrónico, carpetas de red o archivos de lista en un procedimiento de Content Capture.

Para obtener más información sobre el procesamiento de importación y cómo configurarlo para automatizar la importación masiva de documentos, consulte:

Acerca del procesamiento de importación

El procesador de importación le permite automatizar la importación masiva de documentos (de imágenes y sin imágenes) en Oracle Content Management desde el correo electrónico, las carpetas de red o los archivos de lista.

Valores clave del trabajo de procesador de importación

Puede aplicar la importación automatizada de imágenes y otros documentos electrónicos del procesador de importación en Content Capture a aplicaciones como, por ejemplo, dispositivos multifuncionales, imágenes escaneadas con software de terceros y documentos enviados como anexos de correo electrónico.

Dependiendo de los archivos que desee importar, puede crear los siguientes trabajos de procesador de importación:
  • Origen de correo electrónico: para un trabajo de procesador de origen de correo electrónico, el procesador de importación importa los archivos asociados a los mensajes de correo electrónico entrantes en Content Capture. También puede importar el cuerpo del correo electrónico y el mensaje de correo electrónico completo.

  • Origen de carpeta: para un trabajo de procesador de origen de carpeta, el procesador de importación supervisa una carpeta de importación e importa todos los archivos que encuentra con una máscara de archivo especificada.

  • Origen de archivo de lista: el procesador de importación supervisa una carpeta de importación y lee un archivo de lista (texto) que contiene registros que identifican cada uno de los archivos que se van a importar, cero o más archivos de anexo que se van a importar y, opcionalmente, los valores de metadatos que se van a asignar al archivo.

Puntos importantes sobre el procesamiento de importación

  • A diferencia de otros procesadores de lotes que procesan los lotes que se ponen en cola, el procesador de importación realiza un sondeo con una frecuencia especificada (que varía de cada 30 segundos a una vez al día), en el que busca el origen especificado de los archivos que se van a importar y, si lo encuentra, empieza a procesarlos.

  • Puede configurar los valores específicos del origen seleccionado (correo electrónico o carpeta) en la página Configuración de origen de importación. Por ejemplo,
    • Para un origen de correo electrónico, puede especificar las cuentas de correo electrónico que desee que se supervisen y los mensajes de correo electrónico y/o los anexos que desee importar.

    • Para un trabajo de archivo de lista, puede identificar la carpeta y mostrar los archivos que desee que se lean.

    • Para un trabajo de importación de carpeta, puede identificar la carpeta y los tipos de archivo que desee importar.

Adición o edición de un trabajo de procesador de importación

  • No realice cambios importantes en los elementos del procedimiento de un trabajo de procesador de importación mientras esté conectado. Por ejemplo, si modifica o elimina los campos de metadatos que usa el trabajo, se producirán errores porque los datos del lote ya no coinciden con la configuración del trabajo.

  • Al editar la configuración del trabajo de procesador, ejecute el cliente para ver los lotes importados. En el cliente, debe refrescar la lista de lotes para ver los lotes recién importados.

Para agregar o editar un trabajo de procesador de importación:
  1. En el panel de procedimientos de la izquierda, seleccione el procedimiento.

    Las páginas de configuración del procedimiento seleccionado aparecen a la derecha.

  2. Abra el separador Capturar del procedimiento.

  3. En la tabla Trabajos de procesador de importación, haga clic en Adición de un trabajo del procesador de importación para crear un nuevo trabajo. Para editar un trabajo existente, selecciónelo y haga clic en Edición de un trabajo del procesador de importación.

    También puede copiar un trabajo de procesador de importación seleccionándolo, haciendo clic en Copiar trabajo de procesador de importación e introduciendo un nuevo nombre cuando se le solicite. Al copiar un trabajo puede duplicarlo rápidamente y modificarlo.

  4. Seleccione la configuración en la página Configuración regional.

    1. Introduzca un nombre en el campo Nombre de trabajo de importación y un prefijo en el campo Prefijo de lote. En los nombres de los lotes importados se agrega este prefijo, seguido de un número que se incrementa con cada nuevo lote.

    2. En el campo Origen de importación, especifique un origen para los archivos importados: Origen de correo electrónico, Origen de carpeta u Origen de archivo de lista.

      El origen que seleccione determina la configuración que se mostrará en la página Configuración de origen de importación.

    3. En Carpeta de origen u Origen de archivo de lista, en el campo Frecuencia de importación, especifique el intervalo de tiempo con el que el trabajo del procesador de importación comprueba la importación de los archivos. Puede seleccionar cada 30 segundos, cada 1, 5, 15 ó 30 minutos, cada hora o una vez al día. Si especifica cada día, defina una hora en los campos Tiempo Hora y Min.

    4. Configure las demás opciones de la página, como la especificación de un estado de lote por defecto o una prioridad para asignarla a los lotes durante la creación.

  5. En la página Configuración de imagen, configure las opciones relacionadas con el método de aplicar formato y validar los archivos de imagen importados.

    1. Seleccione la opción Conservar archivos de imágenes para conservar los archivos de imágenes y permitir al procesador de importación la importación de imágenes sin realizar ningún procesamiento de imágenes. Al seleccionar esta opción, se desactivan automáticamente el resto de opciones en esta página. No podrá editar los documentos de archivos de imágenes conservados (por ejemplo, agregar páginas, suprimir páginas o mover páginas).

    2. En el campo Conversión de imagen, especifique cómo convertir imágenes mediante la conservación de su formato (Ninguno), la conversión del color en escala de grises (Convertir color en escala de grises de 8 bits) o la conversión en blanco y negro (Convertir color o escala de grises en blanco y negro).

    3. En Calidad de imagen en JPEG, especifique un valor entre 0 y 99, donde 99 es la mayor calidad y 85 es el valor por defecto. Este campo no se aplica a imágenes en blanco y negro.

    4. En el campo Si falla la validación de imagen, especifique una acción si se produce un fallo en la validación de la descompresión de la página de imagen:
      • Abortar el lote: el lote completo pasa a estado de error y se envía al cliente de Content Capture.
      • Aislar el archivo: crea un nuevo lote que solo contiene el documento con fallos. Los demás documentos que no tengan fallos se procesan correctamente.
      • Suprimir lote: esta opción está disponible si ha seleccionado Origen de correo electrónico como origen de importación en la página Configuración general.
      • Omitir archivo: esta opción está disponible si ha seleccionado Origen de correo electrónico como origen de importación en la página Configuración general.
    5. En los campos Umbral de bytes de páginas en blanco para blanco y negro y Umbral de bytes de páginas en blanco para escala de grises o color, introduzca un valor de tamaño de archivo (en bytes). Las imágenes con un tamaño menor o igual al umbral se considerarán páginas en blanco y se suprimirán.

      Nota:

      Para imágenes en blanco y negro (200 x 200 PPP), el valor recomendado es 1500. Con esta configuración, se suelen diferenciar una página en blanco y una página con poco texto.
  6. En la página Perfil de documento, defina la configuración relacionada con la asignación de los metadatos a los documentos importados. Consulte Configuración de la asignación de metadatos durante la importación.

  7. En la página Configuración de origen de importación, defina la configuración específica de origen.

  8. En la página Procesamiento posterior, especifique lo que sucede una vez que finalice el procesamiento de la importación. Consulte Configuración del procesamiento posterior de un trabajo de procesador de importación.

  9. Revise la configuración de la página Resumen de trabajo de importación y haga clic en Enviar.

Ahora puede probar el trabajo de procesador de importación que ha creado y definir la frecuencia en cada 30 segundos y supervisar la carpeta o la cuenta de correo electrónico para ver la actividad de procesamiento.

Desactivación o supresión de un trabajo de procesador de importación

Cuando se suprime un trabajo de importación, el procesador de importación deja de supervisa los archivos con la frecuencia especificada. Si los trabajos de importación están en línea, se ejecutan en el intervalo especificado en el campo Frecuencia de importación en la página Configuración general del trabajo. Puede parar temporalmente la ejecución del trabajo (ponerlo fuera de línea) o cambiar un trabajo desactivado para que se vuelva a ejecutar.

Para desactivar o suprimir un trabajo de procesador de importación:
  1. En el panel de procedimientos de la izquierda, seleccione el procedimiento.
    Las páginas de configuración del procedimiento seleccionado aparecen a la derecha.
  2. Abra el separador Captura.
  3. En la tabla Trabajos de procesador de importación, seleccione el trabajo que desea desactivar primero y haga clic en Desactivar o activar trabajo de procesador.

    También puede desactivar o activar un trabajo de procesador de importación seleccionando o anulando la selección del campo En línea en la página Configuración general.

  4. Seleccione el trabajo desactivado y haga clic en Suprimir trabajo de procesador.
  5. Cuando se le solicite, haga clic en para confirmar que desea suprimir este trabajo de procesador de importación.

Configuración de detección de páginas en blanco en un trabajo de procesador de importación

Con frecuencia los usuarios importan documentos de imágenes que contienen páginas en blanco. Puede configurar Content Capture para que detecte y suprima automáticamente páginas en blanco de los documentos. Todo lo que tiene que hacer es especificar un tamaño de archivo umbral para que cualquier imagen cuyo tamaño sea menor o igual que este tamaño umbral se considere una página en blanco.

Para configurar la detección de páginas en blanco:
  1. Agregue o edite un trabajo de procesador de importación y, a continuación, seleccione la página Configuración de imagen.
  2. En los campos Umbral de bytes de páginas en blanco para blanco y negro y Umbral de bytes de páginas en blanco para escala de grises o color, introduzca un valor de tamaño de archivo (en bytes). Estos campos solo son aplicables a los archivos de imágenes importados y no sirven para los archivos sin imágenes. Si se deben conservar las imágenes en blanco, seleccione la opción Conservar archivos de imágenes en su lugar.
  3. Haga clic en Enviar para guardar el trabajo de procesador de importación.
Puede verificar el resultado de esta configuración en el cliente. Las imágenes en blanco se procesarán posteriormente como imágenes válidas.

Configuración del mensaje de correo electrónico e importación del anexo de correo electrónico

El procesador de importación importa archivos asociados en mensajes de correo electrónico entrantes junto con elementos del mensaje de correo electrónico, como el asunto y el texto del cuerpo, en Content Capture. Cada mensaje de correo electrónico importado se convierte en un lote, en el que los elementos de correo electrónico, como los anexos, el cuerpo del mensaje o el mensaje de correo electrónico completo, se crean como documentos independientes dentro del lote.

Para configurar los valores del trabajo de procesador de importación de correo electrónico:

  1. Para agregar, editar o copiar un trabajo de procesador de importación, seleccione Origen de correo electrónico en el campo Origen de importación en la página Configuración general.

  2. Para configurar la importación de correo electrónico, seleccione la página Configuración de origen de importación.

  3. En el separador Cuentas de correo electrónico, configure el servidor de correo electrónico al que debe conectarse el trabajo de procesador de importación.
    Protocolo de conexión Opciones disponibles Valor
    Servidor de correo electrónico IMAP estándar Servidor de correo electrónico IMAP estándar Introducir un nombre de DNS o una dirección IP Por ejemplo, emailserver.example.com. Este servidor de correo electrónico debe soportar TLS 1.2 o superior y aceptar conexiones a través del puerto 993.
    Servicios web de Exchange de Microsoft Tipo de servicio de intercambio: Autenticación básica. Solo credenciales de cuenta de correo electrónico. Introduzca la URL del servicio web de intercambio de Microsoft con el siguiente formato: https://<hostname>/ews/exchange.asmx. Por ejemplo, https://outlook.office365.com/ews/exchange.asmx.
    Servicios web de Exchange de Microsoft Tipo de servicio de intercambio: OAuth. Credenciales de cuentas de correo electrónico y claves de Exchange Online
    • Campo URL de Microsoft Email Exchange Service: introduzca la URL del servicio web de intercambio que se va a utilizar con el siguiente formato: https://<hostname>/ews/exchange.asmx. Por ejemplo, https://outlook.office365.com/ews/exchange.asmx.
    • ID de cliente de aplicación, Secreto de cliente de aplicación e ID de inquilino de aplicación: para obtener los valores de identificador de cliente, secreto de cliente e identificador de inquilino, registre una nueva aplicación mediante el portal de Azure. Para obtener más información, consulte Registro de una aplicación con la plataforma de identidad de Microsoft.
    • EWS.AccessAsUser.All en Ámbito de aplicación: introduzca los valores necesarios.
    • Agregue cuentas de usuario y configure otros valores del trabajo.
    Google Mail (OAuth) Google Mail (OAuth) Consulte Configuración de Google Mail (OAuth) para la importación de correo electrónico
  4. Configure las cuentas de correo electrónico en las que el trabajo debe comprobar si hay mensajes:
    1. En la tabla Cuentas de correo electrónico para procesar, haga clic en Agregar una cuenta de correo electrónico. En el cuadro de diálogo Agregar/editar cuenta de correo electrónico, introduzca una dirección de correo electrónico y una contraseña para proporcionar al trabajo acceso a la cuenta de correo electrónico.

    2. Haga clic en Verificar para confirmar que Content Capture puede conectarse al servidor de correo electrónico utilizando la información de cuenta especificada. Incluya direcciones de correo adicionales cuando sea necesario.

  5. En el separador Filtros de mensajes, especifique dónde y cómo buscar mensajes de correo electrónico y/o anexos.

    1. En el campo Carpetas para procesar, introduzca una o más carpetas de las cuentas de correo electrónico especificadas en las que buscar. El valor por defecto es el buzón del servidor. Para especificar varias carpetas, sepárelas con un punto y coma (;). Para especificar subcarpetas, incluya un delimitador de rutas aplicable al servidor de correo, como una / (barra inclinada), como en carpeta/subcarpeta.

    2. Por defecto, Content Capture procesa todos los correos electrónicos de la carpeta especificada a menos que se aplique un filtro de mensaje al trabajo. Opcionalmente, en la tabla Filtros de mensajes, seleccione el campo Activado para cada elemento de correo electrónico que buscar y, a continuación, introduzca los caracteres que buscar en el campo El campo contiene.

      Por ejemplo, para buscar correos electrónicos cuyo asunto o cuerpo de mensaje contenga la palabra payment, debería seleccionar Activado para campos de búsqueda, incluir payment en cada entrada El campo contiene y seleccionar el operador de búsqueda Or.

    3. En el campo Operador de búsqueda, seleccione el operador de búsqueda que usar para los filtros de mensajes especificados: And (valor por defecto) solo realiza la importación si todos los criterios de búsqueda coinciden, mientras que Or realiza la importación si coincide cualquiera de los criterios de búsqueda.

  6. En el separador En proceso, especifique cómo procesar los mensajes de correo electrónico y sus anexos. Puede especificar la información que se debe incluir y la prioridad que se debe asignar a los lotes, según la prioridad del correo electrónico.

    1. En Opciones de mensaje de correo electrónico, especifique si se debe importar el archivo del cuerpo del mensaje. Especifique su formato de importación (texto o EML) y si se debe incluir cuando no hay anexos, así como si se debe importar el mensaje de correo electrónico completo (incluidos los anexos) como archivo EML.

    2. En el campo Incluir anexos que coincidan con estas máscaras, especifique los archivos de anexos en función de sus máscaras de archivos. Puede introducir varias máscaras de archivos separadas por una coma o un punto y coma. Por ejemplo, podría incluir todos los archivos PDF (*.pdf).

    3. En el campo Excluir anexos que coincidan con estas máscaras, especifique los archivos de anexos que se van a excluir en función de sus máscaras de archivos. Puede introducir varias máscaras de archivos separadas por una coma o un punto y coma.

    4. También puede seleccionar Usar siempre el procesamiento posterior si los anexos no coinciden con las máscaras para realizar siempre el procesamiento posterior de los correos electrónicos cuando los anexos no coinciden con las máscaras especificadas en los campos, Incluir anexos que coincidan con estas máscaras y Excluir anexos que coincidan con estas máscaras. Si este campo está activado y los anexos no coinciden con las máscaras especificadas, la importación de correo electrónico se considera fallida y se procesa posteriormente según la configuración especificada en el campo Si fallo de importación en el separador Procesamiento posterior.

      Nota:

      El campo Realizar siempre el proceso posterior cuando los anexos no coinciden con la(s) máscara(s) está desactivado cuando los campos Importar Archivo de Cuerpo del Mensaje e Incluir si no Existen Anexos están activados a la vez.
    5. En Orden de documentos, especifique el orden en el que los elementos (por ejemplo, cuerpo y anexos del mensaje) de un mensaje de correo electrónico se van a ordenar como documentos en lotes importados.

    6. En Incluir en nota de lote, seleccione elementos de mensaje (como Fecha/hora de recepción, Dirección de origen, Dirección de respuesta, Asunto y Cuerpo del mensaje).

    7. En Prioridad de lote, puede asignar una prioridad a cada nuevo lote en función de su prioridad de correo electrónico (baja, normal o alta). Por ejemplo, introduzca 8 en el campo Alta para asignar a los correos electrónicos de prioridad alta una prioridad de lote 8 en Content Capture. Los correos electrónicos a los que no se ha asignado una prioridad se consideran de prioridad normal.

  7. En el separador Procesamiento posterior, especifique qué sucede a los mensajes de correo electrónico una vez importados correctamente o no. Puede suprimir mensajes, moverlos a una carpeta especificada de la cuenta de correo electrónico o, en el caso de una importación con fallos, evitar que los mensajes se supriman. Por ejemplo, si el trabajo se ejecuta de la forma habitual, podría evitar que los correos electrónicos importados correctamente se vuelvan a importar moviéndolos a una carpeta especificada.

  8. Complete el resto de páginas del trabajo de procesador de importación como se describe en Adición o edición de un trabajo de procesador de importación.

Ahora puede probar el trabajo de importación de correo electrónico. El procesador de importación comprueba las cuentas de correo electrónico para buscar mensajes y carpetas con correos electrónicos coincidentes. Si se encuentran correos electrónicos coincidentes, el procesador de importación crea un lote de Content Capture y un documento para cada documento que se esté importando desde el mensaje de correo electrónico. Opcionalmente, el procesador de importación rellena los campos de metadatos con los metadatos y suprime los mensajes correctamente importados, o bien los mueve a una carpeta.

De forma periódica, Content Capture recupera los correos electrónicos de la cuenta de correo electrónico que haya configurado en el separador Cuentas de correo electrónico. Sin embargo, si desea disparar una importación de correo electrónico en un momento determinado, seleccione un trabajo de importación de correo electrónico en la tabla Trabajos de procesador de importación y haga clic en el icono Comprobar correo electrónico. Este icono está desactivado si el trabajo de importación de correo electrónico está fuera de línea.

Configuración de importación de archivos de listas

Con un trabajo de importación de archivos de lista, el procesador de importación supervisa una carpeta de importación para encontrar archivos de lista coincidentes. Importa los archivos de documentos, los valores de metadatos y los anexos identificados en el archivo de lista.

Asegúrese de que el Agente de importación de archivos está activo y en ejecución en su computadora.

Para definir la configuración del trabajo del procesador de importación de archivos de lista:

  1. Genere un archivo de lista.

    Un archivo de lista es un archivo de texto que contiene registros de datos delimitados que identifican los nombres de los archivos que se van a importar y su ubicación. Cada registro también puede incluir valores de metadatos para asignarlos al documento o con los que comparar un archivo de base de datos. El archivo de lista también puede contener uno o varios registros de anexos que importar para un documento. Consulte Importación de anexos durante la importación de un archivo de lista.

  2. Agregue, edite o copie un trabajo de procesador de importación, seleccionando Origen de archivo de lista en el campo Origen de importación de la página Configuración general.

  3. En la página Configuración general, rellene los campos Configuración regional por defecto, Codificación y Formato de fecha por defecto.

    Estos campos permiten que el procesador de importación lea correctamente los archivos de lista en función de su configuración regional.

  4. En la página Perfil de documento, asigne campos de metadatos de Capture a valores de archivos de lista, identificando la posición en el archivo de lista con los atributos de metadatos Campo 1 - Campo n. También puede asignar campos de nivel de sistema, como se describe en Configuración de la asignación de metadatos durante la importación.

    Por ejemplo, para asignar un campo de metadatos Customer ID con el primer campo de cada registro en un archivo de lista, debería seleccionar el campo Customer ID de la tabla Asignaciones de campos de metadatos, hacer clic en Editar la tabla y seleccionar Campo 1 en el campo Atributos de metadatos del cuadro de diálogo Asignaciones de campo de metadatos.

  5. Defina la configuración en la página Configuración de origen de importación.

    1. En el campo Máscaras de archivo, especifique el tipo de archivos que importar especificando una extensión. Especifique *.* para importar todos los archivos. Separe las máscaras con un carácter de punto y coma (;).

    2. Para supervisar e importar archivos de lista de subcarpetas en la carpeta especificada, seleccione el campo Procesar subcarpetas.

    3. En las opciones de Crear nuevo lote, especifique si desea crear un nuevo lote para cada uno de los archivos de listas importados o para cada una de las carpetas importadas. Al crear un lote por carpeta, cada una de las subcarpetas procesadas creará un nuevo lote.

    4. En el campo Delimitador de campo, especifique cómo se delimitan los campos en el archivo de lista. Use un delimitador que no se utilizará en los metadatos del archivo de lista.

      Por ejemplo, introduzca | (barra vertical), , (coma) o ~ (tilde).

    5. En el campo Máximo de campos por documento, especifique un número máximo de campos en el archivo de lista para asignarlos a los campos de metadatos.

    6. En el campo Posición de campo de archivo de documento, introduzca la posición del campo de archivo de lista de los nombres y las ubicaciones de archivos de documentos. Por ejemplo, introduzca 1 si el primer campo del registro del archivo de lista identifica una ruta y un nombre de archivo de documento.

      Nota:

      Si la posición del campo de archivo de documento especificada no contiene una ruta al archivo que se va a importar, se asume que el archivo se encuentra en la misma carpeta que el archivo de lista que se está procesando.

    7. En los campos Procesamiento posterior de archivo de lista, especifique cómo cambiar los archivos de lista tras la importación para que no se vuelvan a importar si el trabajo se ejecuta de forma habitual. En otras palabras, debe cambiar los nombres de archivos de lista para que ya no coincidan con las máscaras de archivo especificadas para el trabajo. Puede suprimirlos, cambiar sus extensiones o agregarles prefijos.

    8. En el campo Procesamiento posterior de archivo de documento, especifique si desea suprimir los archivos de documentos y sus anexos de su ubicación especificada tras una importación correcta.

  6. Complete el resto de páginas del trabajo de procesador de importación como se describe en Adición o edición de un trabajo de procesador de importación.

  7. Pruebe el trabajo de importación de archivos de lista.

    Cuando se haya activado el trabajo a la frecuencia especificada, el procesador de importación comprueba la carpeta para buscar los archivos de lista que coincidan con las máscaras de archivos especificadas, importa los archivos de documentos y sus anexos identificados en el archivo de lista, y rellena opcionalmente los campos de metadatos con los datos de archivos de lista, suprime el archivo de lista o cambia su nombre.

Importación de anexos durante la importación de un archivo de lista

Al procesar un archivo de lista, el procesador de importación importa los archivos de documento, los valores de metadatos y los anexos identificados en el archivo de lista. El formato para definir un anexo en el archivo de lista es el siguiente:

@Attachment[delimiter][Attachment Type][delimiter][Attachment File]

o

@Support[delimiter][Attachment Type][delimiter][Attachment File]

Se recomienda el uso del comando @Attachment.

Cuando el procesador de importación procesa un registro de anexo, importa el anexo para el documento especificado en el registro anterior. Por tanto, el anexo no se debe especificar como el primer registro en el archivo de lista. La especificación del anexo como el primer registro provocará un error.

Ejemplo 11-1 Ejemplo:

Doc1.TIF|Corp 1|Invoice
@Attachment|PO|PO1.TIF
Doc2.TIF|Corp 2|Invoice

En el ejemplo anterior, PO1.TIF se importa como un anexo de documento para el documento Doc1.TIF. Es posible especificar varios registros de anexo para un documento.

Ejemplo 11-2 Ejemplo:

Doc1.TIF|Corp 1|Invoice
@Attachment|PO|PO1.TIF
@Attachment|Contract|Contract1.PDF
@Attachment|Contract|Amendment1.PDF
Doc2.TIF|Corp 2|Invoice

Si el archivo de anexo es un archivo TIFF de varias páginas, cada página se importa como un elemento de lote independiente y se ensambla en un anexo.

Configuración de importación de archivos desde una carpeta

Con un trabajo de importación de carpeta, el procesador de importación supervisa una carpeta de importación e importa todos los archivos que encuentra con una determinada máscara de archivo.

Asegúrese de que el Agente de importación de archivos está activo y en ejecución en su computadora.

Para configurar los valores del trabajo de procesador de importación de carpeta:

  1. Agregue, edite o copie un trabajo de procesador de importación y seleccione Origen de carpeta en el campo Origen de importación en la página Configuración general.

  2. Configure los valores de la página Configuración de origen de importación.

    1. En el campo Máscaras de archivo, especifique el tipo de archivo que desea importar introduciendo una extensión (por ejemplo, *.tif o *.pdf). Especifique *.* para importar todos los archivos. Separe las máscaras con un carácter de punto y coma (;).

    2. Si desea que el procesador de importación supervise e importe archivos de las subcarpetas de esta carpeta, seleccione el campo Procesar subcarpetas.

    3. En el campo Crear nuevo lote, especifique si desea crear un nuevo lote con cada uno de los archivos importados o con cada una de las carpetas importadas. Cuando se crea un lote por carpeta, también se crean lotes para las subcarpetas de la carpeta.

      Si se selecciona la opción Por carpeta, se activa Máximo de archivos importados por lote. Introduzca un número que no sea superior a 500.

    4. Opcionalmente, en el campo Archivo listo, introduzca un nombre de archivo que debe existir en la carpeta (y en cada subcarpeta, si procede) antes de procesar la carpeta. Esta opción retrasa el procesamiento de una carpeta hasta que aparezca el archivo listo. Cuando termina el procesamiento, se suprime el archivo listo.

    5. En los campos Orden de procesamiento de archivos, especifique el tipo de ordenación primaria y secundaria y el orden en el que se procesan los archivos en la carpeta de importación. Las opciones de tipo de ordenación son: Ninguno (ningún tipo de ordenación), Nombre de archivo, Extensión de archivo o Fecha de modificación de archivo, y las opciones de orden de clasificación son: Ascendente o Descendente.

    6. En los campos de Procesamiento posterior de archivo, especifique cómo cambiar archivos de imagen tras la importación para que no se vuelvan a importar si el trabajo se ejecuta de forma regular. Para ello, debe cambiar los nombres de archivo para que no vuelvan a coincidir con las Máscaras de archivo especificadas para el trabajo. Puede suprimir archivos, cambiar su extensión o agregarles un prefijo. También puede realizar una limpieza en las subcarpetas procesadas mediante la selección del campo Suprimir subcarpeta procesada si está vacía.

  3. Complete otras páginas del trabajo de procesador de importación.

  4. Pruebe el trabajo de importación de carpeta para asegurarse de que está activado con la frecuencia seleccionada.

El procesador de importación comprueba si la carpeta contiene archivos que coinciden con las máscaras de archivo. Si encuentra coincidencias, importa los archivos y crea nuevos lotes, rellena los campos de metadatos y suprime o renombra los archivos según haya especificado.

Configuración de la asignación de metadatos durante la importación

En la página Perfil de documento, puede configurar cómo los valores de trabajo de importación se asignan a los campos de metadatos de Content Capture durante el procesamiento de importación.

Para configurar la asignación de metadatos durante la importación:

  1. En un trabajo de procesador de importación, seleccione la página Perfil de documento.

  2. En el campo Perfil de documento por defecto, especifique un perfil de documento para asignar a los documentos importados. El perfil seleccionado clasifica el documento. Por ejemplo, si los usuarios abren el lote en el cliente, se selecciona este perfil de documento.

  3. En la tabla Asignaciones de campo de metadatos, asigne campos de metadatos de Content Capture a los valores específicos del origen de importación seleccionado.

    En la columna Campo de metadatos, seleccione un campo Capturar para rellenarlo y haga clic en Editar. Con independencia del perfil de documento por defecto seleccionado, todos los campos de metadatos del procedimiento se pueden asignar.

  4. Configure las opciones del cuadro de diálogo Asignaciones de campos de metadatos.

    1. Seleccione un valor de metadatos para el origen de importación en el campo Atributos de metadatos. Para rellenarlo con un valor por defecto, seleccione Valor por defecto en este campo, especifique el valor en el campo Valor por defecto.

    2. En un trabajo de importación de carpeta, seleccione entre los atributos relacionados con la carpeta, el archivo o la ruta de acceso que se muestran en esta tabla:

      Atributo del sistema Valor de la ruta de acceso de ejemplo para el archivo que se está importando (/import/expenses/20200426/Customer1.pdf)

      Nombre de archivo

      Customer1.pdf

      Nombre de archivo base

      Customer1

      Extensión de archivo

      pdf

      Ruta de acceso de la carpeta

      /import/expenses/20200426

      Nombre de carpeta

      20200426

      Ruta de acceso completa del archivo

      /import/expenses/20200426/Customer1.pdf

      Fecha/hora de modificación del archivo

      Fecha/hora de modificación del archivo: valor del sistema

      Nombre de host del agente de importación

      Nombre de host de la computadora en la que está instalado el Agente de importación de archivos.

    3. En un trabajo de importación de correo electrónico, realice una selección en los atributos relacionados con el mensaje de correo electrónico, mostrados en esta tabla:

      Atributo del sistema Descripción

      Nombre del remitente

      Alias de nombre de la dirección de origen

      Dirección de origen

      Dirección de correo electrónico del remitente

      Nombre de respuesta

      Nombre de respuesta del mensaje

      Dirección de respuesta

      Dirección de respuesta del mensaje

      Nombres de destinatarios

      Recopilación de nombres de destinatarios del mensaje

      Direcciones del destinatario

      Recopilación de dirección de destinatarios del mensaje

      Carpeta

      Nombre de la carpeta de la que se ha obtenido el mensaje

      Fecha de recepción

      Fecha y hora a las que se ha recibido el mensaje

      Fecha de envío

      Fecha y hora a la que se ha enviado el mensaje

      Asunto

      Asunto del mensaje

      Importancia de correo electrónico

      Valor de prioridad baja, normal y alta del mensaje

      MessageId

      ID único del mensaje

    4. En cualquier trabajo de importación, seleccione uno de los atributos del sistema habituales mostrados en esta tabla:

      Atributo del sistema Descripción

      Fecha/hora de importación

      Fecha y hora a las que se ha importado el lote

      Nombre de trabajo de importación

      Nombre asignado al trabajo del procesador de importación

      Valor por defecto

      Valor por defecto asignado según la especificación

  5. Asigne otros campos de metadatos en la tabla Asignaciones de campos de metadatos según sea necesario.

Configuración del procesamiento posterior de un trabajo de procesador de importación

La configuración del procesamiento posterior le permite controlar lo que ocurre una vez que el procesamiento de importación completa un lote.

Para configurar el procesamiento posterior de un trabajo de procesador de importación:

  1. Agregue o edite un trabajo de procesador de importación y, a continuación, seleccione la página Procesamiento posterior.
  2. En el campo Procesador de lotes, seleccione el siguiente paso (lo que ocurre una vez que se han creado los lotes y se ha completado el procesamiento de importación). La selección de Ninguno permite que el lote esté disponible inmediatamente en el cliente.
  3. En el campo Trabajo de procesador de lotes, seleccione un trabajo de reconocimiento, conversiones a TIFF/PDF, consulta de activos o transformación XML para ejecutarlo. Solo puede realizar esta selección si ha seleccionado un procesador de reconocimiento, un procesador de conversión, un procesador de consulta de activos o un procesador de transformación XML en el paso anterior.
  4. Haga clic en Enviar para guardar los cambios.