Los grupos pueden ayudarle a comunicarse y coordinarse con varias personas a la vez.
Repaso rápido sobre los grupos (solo en inglés).
Un grupo se puede agregar a una conversación, con lo que podrá iniciar rápidamente una colaboración con varias personas. O bien, puede agregar un grupo como miembro a una carpeta, lo que le permite compartir rápidamente el contenido de esa carpeta con otras personas. Los tipos de contenido también se pueden compartir con grupos, de la misma forma que se comparten con las personas. Lo único que no se puede compartir con un grupo son las recopilaciones y los enlaces públicos o de miembros.
Puede crear sus propios grupos o grupos que ya haya creado para la organización el administrador de servicio.
A continuación, se muestran algunos consejos que se deben tener en cuenta al crear y utilizar grupos:
- No duplique los grupos. Utilice la opción Buscar grupos públicos del menú Grupo para ver si ya existe un grupo que podría ser útil para la acción que va a realizar.
- Utilice un nombre significativo. No utilice acrónimos o abreviaturas para el nombre de grupo. Que sea significativo para que las personas identifiquen rápidamente su finalidad.
- Seleccione el control de privacidad adecuado para su grupo. Puede controlar quién puede encontrar o usar el grupo y si las personas se pueden agregar ellas mismas al grupo. Puede crear los siguientes tipos de grupos:
- Grupo público: un grupo público lo pueden ver todos los usuarios y cualquier persona se puede agregar al grupo. Debe utilizar este tipo de grupo con moderación. Por ejemplo, puede que haya implementado un proyecto y desee conocer los comentarios de cualquier persona que lo haya utilizado. Puede abrir un grupo para todos y permitir a los usuarios agregarse para que puedan incluir sus comentarios sobre ese proyecto específico.
- Grupo privado: un grupo privado es aquel que pueden ver todos, pero al que las personas no pueden agregarse por sí mismas. Esto puede resultar útil si desea limitar un grupo a un subjuego de personas. Las personas pueden descubrir que el grupo existe y utilizarlo para compartir información con esas personas. Por ejemplo, puede crear un grupo para el departamento de ingeniería. Otros usuarios que necesiten colaborar o compartir con ese departamento pueden agregar a ese grupo como miembro de una conversación o de una carpeta.
- Grupo cerrado: este tipo de grupo es el que proporciona un control más estricto sobre los miembros que lo componen. Nadie podrá ver el grupo, a menos que ya sean miembros, y nadie se puede agregar al grupo. Por ejemplo, puede que haya un pequeño grupo de personas que necesita hablar sobre una próxima adquisición o proyecto. No es necesario que nadie más de la organización conozca esta situación, por lo que, al crear un grupo para miembros restringidos, usted controla quién puede ver la información.
- Puede agregar un grupo como miembro a cualquier elemento. Si agrega un usuario a un grupo o lo elimina de un grupo, se agregará o eliminará del elemento. Si se ha agregado un individuo como individuo, pero no como parte de un grupo, se mantiene como miembro a menos que se elimine como individuo.
- Si agrega un grupo como miembro de un elemento que requiere un usuario específico rol, solo los usuarios con ese rol podrán acceder al elemento. Por ejemplo, si agrega un usuario con rol de usuario estándar a un grupo y, a continuación, agrega ese grupo como miembro de un repositorio, el usuario estándar no tendrá acceso al repositorio porque se necesita el rol de usuario de empresa para acceder a los repositorios.
- Si se suprime un grupo, se elimina el acceso a cualquier carpeta, tipo de contenido o conversación compartidos de las personas de ese grupo.
- Puede utilizar grupos en el dispositivo móvil y con la aplicación de escritorio, pero los grupos se gestionan con la interfaz del explorador web.
Para utilizar un grupo, selecciónelo como seleccionaría a una persona con la que compartir algo. Por ejemplo, cuando se comparte una carpeta o una conversación, escriba el nombre de un grupo en el cuadro de diálogo Miembros. Seleccione los permisos (Ver, Contribuyente, etc.) para los individuos del grupo y, a continuación, agregue el grupo como miembro a la carpeta o a la conversación.