Condiciones del Gestor de tareas

Las tareas son actividades realizadas durante un proceso de negocio, por ejemplo, Introducir datos de formulario o Revisar nuevas cuentas.

Los administradores del servicio y los usuarios avanzados definen las tareas para el proceso e incluyen detalles para cada una de las tareas, como las fechas de inicio y de finalización, las personas asignadas y los aprobadores. Los usuarios abren las tareas asignadas, leen las instrucciones, responden preguntas y, después de completar las tareas, las envían.

Las plantillas definen un conjunto de tareas que se pueden repetir para un proceso de negocio. Los administradores pueden guardar un conjunto de tareas definidas como una plantilla y utilizarla para períodos futuros, como mensuales o trimestrales, en lugar de volver a crear las tareas cada vez.

Por ejemplo, un administrador puede guardar un conjunto de tareas necesario para un proceso mensual y utilizar la misma plantilla para ese proceso cada mes.

Una programación es un conjunto ordenado de tareas para un proceso de negocio. Se pueden crear programaciones a partir de una plantilla de tareas predefinidas, o bien manualmente. Cuando los administradores crean una programación, asignan las fechas relativas definidas para las tareas, como Día 1 y 2 del proceso de negocio a fechas del calendario, como el 1 y el 2 de marzo. Cuando cambien el estado de la programación a Abierto, las tareas se ejecutan en las fechas y horas de inicio programadas.

Por ejemplo, un administrador crea una programación de un proceso mensual para marzo, con la tarea Revisar nuevas cuentas asignada al 1 de marzo. Cuando el administrador cambia la programación de Pendiente a Abierto, el 1 de marzo, la tarea Revisar nuevas cuentas se inicia y se envía la notificación por correo electrónico a la persona asignada a la tarea.

Los tipos de tarea permiten estandarizar los detalles de tarea en todas las tareas del mismo tipo. Todas las tareas creadas a partir del tipo de tarea heredan los detalles definidos en el tipo de tarea. Por ejemplo, cuando un administrador define la configuración de Tipo de tarea, como instrucciones o reglas, para el tipo de tarea Aprobar datos, esa configuración la comparten todas las tareas creadas con el tipo de tarea Aprobar datos.

• Tarea básica: tipo de tarea predeterminada, que no contiene ningún detalle de tarea.
• Tarea padre: tipo de tarea que permite crear tareas padre para jerarquías de tareas. Por ejemplo, la tarea padre Cargar datos puede tener las tareas hijo Cargar datos de ventas de EMEA y Cargar datos de ventas de NA.
• Tarea de integración: tipo de tarea que define una acción e incluye el componente de aplicación, como un formulario, o los parámetros necesarios para enlazar a una aplicación externa. Las integraciones y los tipos de tareas predefinidos se cargan automáticamente para su servicio. Después de configurar una conexión a otro servicio, puede incluir tipos de tareas de integración de dicho servicio en las tareas.

  Por ejemplo, un administrador que utilice el Gestor de tareas en un servicio puede activar y sincronizar conexiones a otro servicio, como Account Reconciliation, que carga las integraciones y los tipos de tareas predefinidos de Account Reconciliation.

Las integraciones se utilizan para automatizar las tareas en procesos de negocio de EPM Cloud y aplicaciones externas. Puede definir tareas que incluyan integraciones con otras aplicaciones. En el caso de servicios de EPM Cloud, el servicio se configura automáticamente con integraciones predefinidas locales para el proceso de negocio.

Si está suscrito a otros servicios de EPM Cloud, puede crear conexiones entre servicios y activar integraciones mediante el Gestor de tareas. Las integraciones creadas previamente le permiten realizar tareas del Gestor de tareas que tienen acceso a otra funcionalidad de EPM Cloud. También puede crear integraciones personalizadas, por ejemplo, tareas de supervisión de eventos personalizadas.

Las tareas de integración se ejecutan en función de uno de estos tipos de ejecución definidos en la tarea:

• Usuario final: tarea que requiere que el usuario interactúe con una interfaz de usuario para completar la tarea. Cuando un usuario inicia una tarea de usuario final, la tarea abre automáticamente el componente de interfaz de usuario necesario para realizar la tarea. Por ejemplo, en la tarea Introducir datos de formulario es necesario que un usuario introduzca datos. Cuando se inicia la tarea Introducir datos de formulario, se abre la interfaz de usuario del formulario.
• Automatización de procesos: tarea que se ejecuta en segundo plano, sin que sea necesario ningún tipo de interacción del usuario. Estas integraciones se ejecutan automáticamente en aplicaciones externas cuando se cumple su hora y fecha de inicio y se han completado las tareas predecesoras. Por ejemplo, se puede definir una tarea de carga de datos para que se ejecute automáticamente por la noche según su fecha y hora de inicio.
• Supervisión de eventos: tarea utilizada para supervisar un evento concreto que se ha producido en un sistema externo. Cuando se produce la acción o se llega al estado en la aplicación externa, la tarea cambia a Cerrada. Por ejemplo, si está trabajando con el Gestor de tareas en una aplicación, puede supervisar el estado de una tarea Copiar datos en una aplicación externa. Cuando se haya completado la tarea Copiar datos y se muestre que la tarea está Cerrada, puede iniciar la siguiente tarea en la aplicación, por ejemplo, Aprobar datos.

Las alertas son notificaciones de los usuarios acerca de incidencias que encuentran durante el proceso, por ejemplo, incidencias de hardware o software. Cuando los usuarios encuentran una incidencia y crean una alerta para esta, seleccionan en una lista de tipos de alerta predefinidos para identificar la incidencia. A continuación, se envía la alerta a la persona asignada definida en el tipo de alerta para que la resuelva.

Por ejemplo, un usuario tiene una tarea vencida y no puede acceder a las tareas que tiene asignadas. El usuario selecciona un tipo de alerta, como Incidencia de acceso, que envía la alerta a la persona asignada predefinida, por ejemplo, el administrador del sistema. El administrador del sistema resuelve la incidencia de acceso y cierra la alerta.

Los tipos de alertas son categorías de posibles incidencias que se podrían producir durante el proceso de negocio. Los administradores pueden crear tipos de alerta como Faltan datos o Incidencia de acceso. Cada tipo de alerta define un procedimiento que se utiliza para capturar información crítica sobre la incidencia y le asigna personal clave para que la solucione.

Por ejemplo, un administrador puede crear un tipo de alerta denominado Incidencia de acceso, que contiene preguntas para que los usuarios proporcionen información más detallada. El administrador define un flujo de trabajo para el tipo de alerta con una persona asignada para resolver la incidencia, como un administrador del sistema, y una persona asignada sustituta si se desea.

En Configuración del sistema, los administradores del servicio pueden especificar valores predeterminados para la configuración del Gestor de tareas.

Los administradores pueden definir símbolos de integración global para gestionar parámetros para las URL, por ejemplo, en las instrucciones de tareas. Pueden determinar reglas de vacaciones para determinar qué fechas de vacaciones se aplican a las programaciones, así como crear unidades organizativas de unidades de negocio o geográficas para asociarlas a la configuración de la tarea, como vacaciones o zonas horarias. También pueden configurar opciones como comentarios o supresiones de tareas, notificaciones por correo electrónico, reguladores de tareas para definir valores máximos de tamaños de lista y archivo, aprobaciones de solicitudes de reasignación, permisos para reabrir tareas y especificar cómo aparecen las tareas en Smart View, la lista de tareas y el panel de bienvenida.

Una lista de trabajo es la pantalla principal del usuario final donde los usuarios pueden trabajar fácilmente en las tareas que tienen asignadas.

En la página Tareas de programación se muestra una lista de programaciones y las tareas que contienen. De esta forma los usuarios pueden ver todas las tareas incluidas en una programación. Las opciones de filtrado y vistas guardadas permiten a los usuarios revisar rápidamente sus tareas.

En el panel Descripción general se ofrece una vista resumida de todas las tareas de un PDV. Puede filtrar tareas por año, período y programación. Puede ver las tareas por programación, prioridad, tipo de tarea o unidad organizativa y obtener detalles de las tareas.

El panel Conformidad proporciona métricas sobre en qué medida la empresa ha alcanzado sus objetivos de conformidad, distinguiendo las tareas que se han completado a tiempo de aquellas que se han ejecutado con retraso, y proporcionando un recuento de las que se han aprobado o rechazado. Puede filtrar las tareas por año, período y programación, ver las métricas de rendimiento de usuario por usuario y unidad organizativa, así como obtener detalles de las tareas.

El panel organizativo proporciona un resumen general de los datos para un proceso del Gestor de tareas con distintas presentaciones. Los paneles operativos pueden combinar gráficos, listas o vistas dinámicas.

Por ejemplo, puede crear un panel operativo denominado Rendimiento de tareas, que contenga un gráfico de barras para el rendimiento a tiempo, un gráfico circular para el estado de la tarea y una vista dinámica para el estado por usuario.

Informe de Gestor de tareas es un informe predeterminado que informa sobre la ejecución de las tareas. Por ejemplo, muestra las tareas en riesgo, adelantadas, con retraso o rechazadas por un aprobador. También muestra la conformidad de tareas, el rendimiento por unidad organizativa, los usuarios con tareas con retraso y la pista de auditoría de los cambios de las tareas.

Los administradores pueden definir sus propios informes personalizados según sea necesario.