Descripción general del Gestor de tareas
Con una suscripción a EPM Enterprise, el servicio tiene tareas de automatización de procesos y de usuario finales integradas cargadas previamente que se pueden utilizar en el proceso de negocio. Los administradores pueden agregar más tareas integradas con otros procesos de negocio mediante la creación de conexiones con otros servicios de EPM Cloud. El servicio se puede ampliar para incluir integraciones con aplicaciones que no sean de EPM Cloud. La suscripción de EPM Standard no incluye ninguna tarea integrada local y no se puede ampliar para incluir ninguna otra tarea integrada.
Con el Gestor de tareas, puede:
- Definir las tareas y programar para garantizar un flujo de tareas eficiente.
- Automatizar el proceso de negocio, realizar un seguimiento de su estado y enviar notificaciones y alertas.
- Supervisar un proceso de negocio y actuar rápidamente con los posibles errores para evitar retrasos.
- Proporcionar notificaciones por correo electrónico sobre morosidad, fechas de vencimiento y cambios de estado.
- Analizar la efectividad del proceso de negocio.
Cómo funciona el Gestor de tareas
El Gestor de tareas ofrece un marco donde se pueden definir los siguientes componentes clave de un proceso de negocio:
- Las unidades organizativas permiten modelar regiones, entidades, unidades de negocio, divisiones o cualquier otra división organizativa o geográfica que esté asociada a la tarea. Modele estas unidades organizativas como jerarquías para crear la estructura real y facilitar la generación de informes.
- Las reglas de vacaciones son una recopilación de fechas de vacaciones que se utiliza al programar tareas.
- El administrador configura los tipos de tareas para garantizar la consistencia en las tareas y para aprovechar las integraciones de productos predefinidas. Si los tipos de tareas predefinidos no cumplen el requisito, puede crear un tipo de tarea. Los tipos de tareas pueden ser automáticos o manuales con una persona asignada definida.
- La finalidad de las plantillas de tareas es usar un conjunto de tareas repetible en varios períodos. Estas programaciones representan la secuencia cronológica de tareas creada mediante la selección de una plantilla y la asignación de fechas del calendario.
- Se puede asignar tareas a un usuario o a un grupo.
El proceso de negocio se inicia cuando el estado de la programación cambia de Pendiente a Abierto. Durante el proceso de negocio, el usuario recibe notificaciones de correo electrónico de tareas asignadas, y puede hacer clic en los enlaces que incluye para acceder directamente a la tarea asignada. Los administradores tienen que activar las notificaciones de correo electrónico para permitir esta función. Los usuarios también pueden crear alertas para las posibles incidencias, y estas se reenvían a las personas asignadas y a los aprobadores para que las solucionen.
Roles del Gestor de tareas
El gestor de tareas incluye tres roles clave:
- Administrador del servicio o Usuario avanzado: configura plantillas y tareas para el proceso de negocio y supervisa el estado de las actividades del panel.
- Usuario final: revisa y realiza las tareas asignadas. Puede ver la lista de tareas asignadas en la aplicación o en el correo electrónico de la tarea asignada.
- Aprobador: revisa las tareas y determina si estas se pueden aprobar o no.
Para ver flujos de tareas de ejemplo, consulte Flujos de tareas de muestra.
Tareas del administrador del servicio o del usuario avanzado:
- Configurar usuarios. Consulte Gestión de usuarios y roles en la guía Introducción a Oracle Enterprise Performance Management Cloud para administradores.
- Completa los procedimientos de configuración necesarios:
- Configurar las unidades organizativas. Consulte Gestión de unidades organizativas del Gestor de tareas.
- Configurar los símbolos de integración global. Consulte Administración de símbolos de integración global.
- Configurar reglas de vacaciones. Consulte Gestión de reglas de vacaciones para tareas.
- Configurar el tamaño del archivo adjunto y otras opciones del sistema. Consulte Establecimiento de reguladores del Gestor de tareas.
-
Activar notificaciones de correo electrónico. Consulte "Notificaciones" en Configuración de las preferencias del usuario de Administración y trabajo con Enterprise Profitability and Cost Management.
- Revisar las tareas necesarias para el proceso de negocio y configurar los tipos de tarea para garantizar la consistencia entre tareas y utilizar las integraciones de productos predefinidas. Consulte Administración de tipos de tarea.
- Definir y guardar un conjunto de tareas como plantilla para poder usarlas en períodos futuros, ya que muchos de los procesos de negocio son repetitivos. Consulte Gestión de plantillas de tareas.
Por ejemplo, un administrador puede configurar un proceso de negocio mensual o trimestral una vez y después utilizarlo repetidamente todos los meses o todos los trimestres. Las tareas se definen con predecesores, personas asignadas y aprobadores de tareas.
- Generar una programación (un conjunto cronológico de tareas) seleccionando una plantilla y asignando fechas del calendario para iniciar un proceso de negocio. Las tareas genéricas de la plantilla se aplican a fechas civiles. Consulte Administración de programas.
- Cambiar el estado de la programación de Pendiente a Abierto para iniciar un proceso de negocio.
- Modificar y supervisar la programación según sea necesario.
Tareas del usuario final y del aprobador:
Una vez que el administrador haya cambiado el estado de la programación (Abierto) para iniciar un proceso de negocio, los usuarios pueden leer las instrucciones de la tarea, responder las preguntas, enviar, reasignar, aprobar y rechazar tareas y acceder a tareas desde notificaciones de correo electrónico o iniciando sesión en la aplicación.
Durante el proceso de negocio, los usuarios pueden:
- Recibir notificaciones de correo electrónico de tareas asignadas y hacer clic en los enlaces que contienen para acceder directamente a ellas.
- También pueden iniciar sesión para revisar y acceder a las tareas asignadas en diferentes tipos de vistas.
- Completar tareas, las cuales se envían a los aprobadores y las pueden visualizar otros usuarios.
- Crear alertas sobre incidencias que se vayan encontrando, como, por ejemplo, incidencias de hardware o software. Las alertas se reenvían a las personas asignadas y a los aprobadores para que las solucionen.
Vea este vídeo de descripción general para obtener más información.
Navegación a la interfaz de usuario del Gestor de tareas
- Los administradores de servicio y los usuarios avanzados acceden al Gestor de tareas desde Aplicaciones > Gestor de tareas.
- Los usuarios acceden a todas las funciones del Gestor de tareas desde Inicio > Tareas. Esto incluye todas las pantallas de listas de tareas y alertas, paneles e informes.