La operación de búsqueda devuelve una lista de resultados basándose en la localización de palabras clave de usuarios en metadatos específicos de documentos; por ejemplo, el nombre del documento, su fecha de creación o su autor (sólo en el caso de documentos de Financial Reporting, Word o PDF), y extrayendo información basada en contenido a partir de los documentos.
Los resultados se devuelven en forma de lista de referencias y sinopsis de documentos clasificados por orden de relevancia. Los resultados de la búsqueda:
Se categorizan según el tipo de contenido, la fecha de modificación y las ubicaciones de archivo dentro de Exploración de repositorios.
Ordenados por relevancia o por fecha de modificación.
Autorizados. Las credenciales de usuario aseguran que sólo se devuelva el contenido autorizado para el usuario.
Los resultados de la búsqueda incluyen:
El nombre del archivo (al hacer clic en él se accede al documento)
Descripción
El tipo de documento
La fecha de última modificación
La ruta al archivo (al hacer doble clic en ella se accede a la carpeta)
Puede ordenar los resultados de la búsqueda por puntuación o por fecha de última modificación.
De forma predeterminada, los resultados de la búsqueda se ordenan según la puntuación. La puntuación o relevancia de un documento viene determinada por el número de veces que aparece la palabra clave en el documento y el número de otras palabras clave que existen en él. Por ejemplo, un documento donde la palabra clave aparezca tres veces pero solo contenga cinco palabras puntúa más que un documento en que la palabra clave aparezca 10 veces pero junto con otras 1000 palabras clave.
También puede filtrar los resultados de la búsqueda según el tipo de documento, la fecha de modificación o el lugar de publicación.