Identificación de doclets
Después de haber completado el asistente de creación del paquete de informes, el paso siguiente consiste en identificar las partes del informe que se convertirán en doclets. Los doclets son partes individuales de un informe asignadas a los autores para que indiquen contenido. Hay diferentes estrategias para dividir un informe en doclets. Veamos los componentes del informe para los que deseamos crear un paquete de informes y, después, examinemos cómo usar las distintas estrategias para dividirlo en doclets. Para ello, usaremos el paquete de informes de muestra basado en Word que se incluye en Narrative Reporting. Consulte Trabajar con el paquete de informes de muestra.
Nuestro informe de muestra tiene los componentes siguientes:
Examinemos algunas estrategias diferentes para dividir este informe en doclets.
División por la tabla de contenido
La forma más sencilla de dividir el informe es mediante la creación de un doclet por cada elemento de la tabla de contenido:
Este método es sencillo y fácil de seguir, y permite a los autores trabajar en cada elemento discreto y enviarlo por separado. Pero quizá no sea el método más eficiente de dividir el informe.
División por roles
También puede dividir el informe por roles. Si un área del informe tiene un autor o está aprobada por una persona, puede crear un único doclet para dicha área. En la figura anterior, observe que tres autores son responsables de los siete doclets.
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Adam es responsable de la portada y de la tabla de contenido.
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Annie es responsable de todos los extractos financieros.
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Peter es responsable de la declaración de las métricas.
Esto significa que aunque Annie es responsable de todos los extractos financieros, porque son doclets separados en los que tiene que trabajar y después enviar cada extracto financiero por separado. Por ejemplo, completa y envía el informe de ingresos, después el balance general y, finalmente, las notas. Si hay un aprobador común para esos extractos (un jefe de finanzas, por ejemplo), el aprobador también puede abrir y aprobar tres doclets separados. En este caso, una forma más eficiente de dividir el informe es por autoría común. En la figura siguiente, Adam trabaja en un doclet para la portada y tabla de contenido, Annie trabaja en un doclet que contiene todos los extractos financieros y Peter trabaja en un doclet para las métricas.
También se pueden dividir los doclets por revisor. Por ejemplo, si Annie es la autora de todos los extractos financieros, pero la cuenta de resultados la revisará un grupo y el balance general otro, puede crear un doclet para el extracto financiero y un segundo doclet para el balance general, de modo que cada uno de los grupos de revisores pueda tener acceso asignado al área apropiada.
División por cronología
También puede dividir un informe en doclets en función de cuándo estén disponibles los doclets para trabajar en ellos. Un informe puede recuperar información de distintos departamentos, y dichos departamentos pueden indicar esa información en diferentes programas. Esto significa que se puede trabajar en cada área del informe en momentos diferentes. Por ejemplo:
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Se puede trabajar en la portada en cualquier momento.
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La cuenta de resultados y el balance general estarán preparados el 6 de marzo.
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Las notas y las métricas finalizarán el 10 de marzo.
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La declaración de atrasos estará preparada el 13 de marzo.
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No se puede preparar la tabla de contenido hasta que todas las secciones se hayan enviado.
Si crea un único doclet para Annie, que es responsable de los extractos financieros y de las notas, no podría enviar su trabajo hasta que finalice la sección de notas el 10 de marzo, aunque haya finalizado su trabajo en la cuenta de resultados y en el balance general el 6 de marzo. En este caso, una mejor forma de dividir el informe es por cronología:
Este método permite a los autores trabajar en el contenido del doclet cuando esté disponible, en lugar de esperar hasta que esté preparado todo el contenido del que son responsables.