Especificación de parámetros de flujo de trabajo de Enterprise Journals

En una plantilla de Asientos de Enterprise, utilice el separador Asientos para especificar los parámetros del flujo de trabajo de los asientos, incluidas las fechas de inicio y finalización y los usuarios del flujo de trabajo.

En función del valor "Programar a partir del" de plantilla, defina Desfase de días para inicio según cuándo desee que esté disponible el asiento. El asiento mantiene el estado Pendiente hasta que se cumple esa fecha. Por ejemplo, puede definir "Programar a partir del" en -25 para que los asientos relacionados con esa plantilla y período estén disponibles 25 días antes de la Fecha de finalización del período. La fecha de finalización utiliza la fecha de inicio y agrega la duración que ha asignado en la plantilla para los roles de preparador y aprobador.

Tenga en cuenta que se puede crear un asiento ad hoc en cualquier momento, sin embargo, las fechas de inicio y finalización se siguen asignando en función de la configuración de la plantilla. El día en el que cree el asiento ad hoc no guarda ninguna relación con las fechas de inicio y finalización.

La notificación Con retraso de un asiento se inicia una vez que ha pasado la fecha de finalización.

Los administradores pueden predefinir las rutas de flujo de trabajo de aprobación de asientos ad hoc para que los preparadores puedan seleccionar fácilmente una ruta de aprobación al crear o editar asientos ad hoc. Los usuarios individuales, los equipos o los grupos se pueden definir como aprobadores, y la ruta de aprobación se puede asignar a los preparadores de asientos ad hoc.

Nota:

El administrador también puede definir la opción Reemplazos de nivel de aprobador ad hoc en la Configuración del sistema para activar o desactivar que el preparador seleccione un nivel de aprobador al crear asientos ad hoc.

Para asignar el flujo de trabajo de asiento:

  1. En la página de inicio, haga clic en Aplicación y, a continuación en Asientos de Enterprise.
  2. Haga clic en el separador Plantillas de asientos situado a la izquierda.
  3. Haga clic en una fila de asiento y, después, haga clic en el icono Editar para abrir el asiento en modo de edición.
  4. Haga clic en el separador Asientos.
  5. En Cuándo empezar, seleccione los valores en las listas desplegables:

    • Programar a partir del:

      • Fecha de inicio: fecha de inicio del período.
      • Fecha de finalización: fecha de finalización del período.
      • Fecha de cierre: fecha de cierre especificada para el período.

    • Desfase de días para inicio: número de días antes o después de la Fecha de inicio, la Fecha de finalización o la Fecha de cierre en los que está autorizada la fecha de inicio de recopilación de datos. Puede ser un número positivo o negativo. Por ejemplo, puede preparar datos unos días antes de la fecha de inicio y definir -3 para que la recopilación se inicie 3 días después de esa fecha.

  6. En Flujo de trabajo, seleccione valores para lo siguiente:

    • Opción de flujo de trabajo: seleccione una opción.

      • Preparar
      • Preparar, Aprobar
      • Preparar, Aprobar, Contabilizar
      • Preparar, Contabilizar
      • Contabilizar

    • Nivel de aprobación: seleccione hasta 10 niveles de aprobadores.

    • Acceso de vista del aprobador: seleccione una opción.

      • Siempre: permite a los aprobadores ver los datos de asiento antes de que los envíe el preparador

      • Flujo de trabajo : permite a los aprobadores ver los datos de asiento solo cuando son responsables de acuerdo con el flujo de trabajo. Se trata de la opción predeterminada.

        Si los datos no están disponibles para que los vea el aprobador de acuerdo con el flujo de trabajo, el sistema muestra un mensaje de error que indica que no pueden ver el contiendo del asiento dado que este no se ha promocionado a su nivel dentro del flujo de trabajo.

    • Bloquear datos al contabilizar:opcional. Seleccione esta opción para que el sistema restrinja la funcionalidad Volver a abrir y Nuevo despliegue después de que se haya cerrado un asiento para su flujo de trabajo y se haya contabilizado en el ERP correctamente Esto garantiza que los datos no se verán afectados.

      Esta opción solo está disponible en las siguientes opciones del flujo de trabajo: Contabilizar, Preparar - Contabilizar, Preparar - Aprobar - Contabilizar.

    • Duración de: número máximo de días permitidos por usuario para una acción concreta.

      Estos datos determinan la fecha de finalización programada para el envío, la aprobación y la contabilización, según la opción de flujo de trabajo.

    • Contabilizar después de preparar: si está seleccionada esta opción, los asientos creados basándose en esta plantilla se pueden contabilizar en cuanto finalice la preparación. Esta opción solo está disponible si selecciona Preparar, Aprobar como Opción de flujo de trabajo.
  7. En la sección Usuarios, están disponibles las siguientes opciones: Asientos y Ad hoc. Puede definir las asignaciones de usuario Flujo de trabajo o Visor para Asientos o Ad hoc. Puede agregar usuarios en los campos activados.

    • Haga clic en Nuevo.

    • Para agregar un usuario:

      • En Asientos, seleccione un Flujo de trabajo y, a continuación, seleccione usuarios o grupos para el Preparador y el Aprobador. El selector de miembros de Flujo de trabajo se basa dinámicamente en la dimensión de flujo de trabajo seleccionada.
      • En Ad hoc, defina las rutas de aprobador, así como los preparadores y los aprobadores para cada ruta. Haga clic en Nuevo para agregar rutas de aprobador adicionales. Se puede definir un usuario individual, un equipo o un grupo como aprobador o preparador.
      • Haga clic en Buscar para mostrar los resultados de búsqueda. Puede utilizar esta opción para agregar o eliminar usuarios.

      Nota:

      La opción Permitir ad hoc aparece debajo del separador Flujo de trabajo y no se mostrará de forma predeterminada. Se rellenará solo cuando el número de la lista de usuarios ad hoc sea mayor que 0. Si la lista está vacía, esta opción se desactivará.

    • Para importar usuarios de un archivo CSV, haga clic en Importar

      • Haga clic en Examinar para seleccionar el archivo.
      • En Delimitador de archivo, seleccione Coma, Tabulador o seleccione Otro y, a continuación, introduzca un delimitador.
      • Haga clic en Importar.

      Nota:

      El formato de archivo Exportar/Importar permite incluir la opción Permitir ad hoc en una transacción.

    • Para restablecer todos los reemplazos de parámetro a sus valores predeterminados, haga clic en Restablecer.

    • Para eliminar un usuario, seleccione el usuario y, a continuación, en la barra de menús, haga clic en Suprimir (X).