Establecimiento del acceso a plantillas de formulario

En el separador Acceso de la plantilla Formulario de datos adicionales, determine los usuarios que están autorizados y la función que realizan en el formulario.

  • El panel superior del separador Acceso muestra la lista de usuarios con acceso de visualización.

  • En el panel inferior se muestran los flujos de trabajo a los que puede acceder el usuario.

Puede importar listas de visores en los archivos CSV para asignar rápidamente el acceso a varios usuarios. Los visores pueden ser usuarios, grupos o equipos. A continuación, podrá utilizar la opción Ver para determinar la etapa en la que pueden acceder a un formulario. También puede exportar la lista de usuarios para que los administradores la analicen.

Nota:

Debe definir un flujo de trabajo antes de asignar el acceso al visor.

Nota:

Ahora puede hacer asignaciones ad hoc de usuario y visor incluso cuando no hay formularios recurrentes definidos en la plantilla.

Para agregar un acceso:

  1. En la página de inicio, haga clic en Aplicación y, a continuación, haga clic en Datos adicionales.
  2. Haga clic en el separador Plantillas de formulario a la izquierda.
  3. Haga clic en Nuevo formulario o en Editar formulario, y haga clic en el separador Acceder.
  4. Haga clic en Nuevo o seleccione un usuario y haga clic en Editar.
  5. En Acceso de visores, seleccione un usuario, un grupo o un equipo.
  6. En Flujo de trabajo, seleccione miembros de la dimensión de flujo de trabajo.
    El sistema muestra todas las combinaciones de los miembros de las dimensiones de flujo de trabajo.
  7. Seleccione una opción de visualización:

    • Siempre: puede ver los datos en cualquier momento, aunque la entrada de datos no esté completa o no se hayan enviado para su aprobación.

    • Después del envío: puede ver los datos en cuanto se le envíen, incluso antes de su aprobación.

    • Después de la aprobación: No podrá ver los datos hasta que se hayan otorgado todos los niveles de aprobación.

  8. Opcional: para cargar el acceso de visor para varios usuarios desde un archivo CSV:
    1. En la barra de menús, haga clic en Importar.
    2. Busque y seleccione el archivo.
    3. Para Tipo de importación, seleccione Reemplazar todo o Actualizar.
    4. En Delimitador de archivo, seleccione Coma, Tabulador o seleccione Otro y, a continuación, introduzca un delimitador.
    5. Haga clic en Importar.