Inicio del proceso de aprobación

Un administrador del servicio gestiona el proceso de aprobación, incluida la configuración de las jerarquías de unidades de aprobación y la asignación de la jerarquía a un escenario, año y periodo concretos, así como configurando las reglas de validación.

Consulte Creación de jerarquías de unidades de aprobación.

Durante el proceso de aprobación, un administrador o usuario avanzado puede supervisar el estado de cada entidad de la jerarquía de unidades de aprobación y realizar acciones de aprobaciones para las entidades. Otros usuarios pueden realizar acciones de aprobación desde la tarjeta Aprobaciones de la página de inicio. Consulte "Revisión y aprobación de datos" en Trabajar con Financial Consolidation and Close.

Después de definir y asignar la jerarquía de unidades de aprobación a un escenario, año y periodo específicos, un administrador del servicio o un usuario avanzado pueden iniciar el proceso de revisión.

En la pantalla Gestionar aprobación, el sistema muestra todas las entidades para las que el usuario avanzado tenga acceso de lectura o escritura. Si un usuario avanzado solo tiene acceso de lectura a una entidad, no puede iniciar ni excluir dicha entidad. Si el usuario avanzado tiene acceso de escritura a una entidad, puede iniciar y excluir la entidad. Si el usuario avanzado tiene acceso Ninguno a la entidad, la entidad no se mostrará en la lista.

Tenga en cuenta que si un usuario avanzado tiene acceso de escritura a una entidad padre y decide iniciar el proceso de aprobación desde la entidad padre, también se iniciarán todos los hijos de esa entidad padre, que pueden incluir entidades con acceso de Solo lectura o acceso Ninguno.

Una vez iniciado el proceso, la unidad de aprobación pasa de un revisor a otro hasta que termina el proceso. De forma predeterminada, el estado de aprobación es "Sin iniciar". El proceso de inicio cambia el estado de la unidad de aprobación a "En revisión".

Cuando se inicia el proceso de aprobación, el sistema inicia el proceso para las entidades que se encuentran dentro de la jerarquía de unidades de aprobación. En su lugar, puede iniciar cada entidad base por separado.

Tras el proceso de inicio, el propietario actual de cada entidad se establece como primer propietario en la ruta jerárquica, como se muestra en la columna "Propietario actual. Al promocionarse la unidad de aprobación dentro de la ruta jerárquica, el propietario actual y la ubicación se actualizan en consecuencia. Un administrador o un usuario avanzado pueden supervisar el estado de cada entidad de la jerarquía de unidades de aprobación y realizar una acción de aprobación para estas entidades en la pantalla Estado del proceso.

El administrador o el usuario avanzado pueden reiniciar el proceso en cualquier momento seleccionando Excluir para una entidad concreta. El sistema borra todo el historial de aprobación de la entidad, y puede seleccionar la opción para volver a empezar y, de esta forma, reiniciar el proceso de revisión, lo cual mueve la entidad hasta el primer propietario de la ruta jerárquica.

Si la aplicación no tiene activada la opción Organización por período mejorada, cuando inicie una entidad base, también se iniciarán su padre y sus antecesores. Si inicia una entidad padre, también se iniciarán todos sus descendientes.

Si la aplicación tiene activada la opción Organización por período mejorada, cuando inicia una entidad base, el sistema también tendrá en cuenta el estado "Activa/Inactiva" de la entidad para determinar si la acción Iniciar o Excluir debe detenerse cuando encuentra la entidad inactiva en la jerarquía. Se considera que una entidad está inactiva cuando tiene asignado el método de consolidación Inactiva. De lo contrario, la entidad se considerará "Activa".

En una aplicación con Organización por período mejorada, cuando se inicia una entidad base en la aplicación, el sistema también iniciará sus padres o antecesores activos. A medida que continúa en sentido ascendente por la jerarquía por los antecesores, el sistema solo incluirá los padres y antecesores activos. Por lo tanto, a medida que enumera en sentido ascendente los padres activos, se detendrá cuando encuentre un antecesor inactivo.

Cuando se inicia una entidad padre, el sistema solo iniciará sus hijos o descendientes activos. Mientras recorre la jerarquía, detiene la enumeración en sentido descendente cuando encuentra un hijo inactivo. El miembro hijo inactivo y sus descendientes no se tendrán en cuenta en el proceso de inicio.

Para iniciar el proceso de aprobación: