Condiciones del Gestor de tareas

Las tareas son actividades realizadas durante un proceso de negocio, por ejemplo, Introducir datos de formulario o Revisar nuevas cuentas.

Los administradores del servicio y los usuarios avanzados definen las tareas para el proceso e incluyen detalles para cada una de las tareas, como las fechas de inicio y de finalización, las personas asignadas y los aprobadores. Los usuarios abren las tareas que tienen asignadas, leen las instrucciones, responden preguntas y, tras realizar las tareas, las envían.

Las plantillas definen un conjunto de tareas que se pueden repetir para un proceso de negocio. Los administradores pueden guardar un conjunto de tareas definidas como plantilla para utilizarla para periodos futuros, como mensuales o trimestrales, en lugar de volver a crear las tareas cada vez.

Por ejemplo, un administrador puede guardar un conjunto de tareas necesario para un proceso mensual y utilizar la misma plantilla para ese proceso cada mes.

Un programa es un conjunto ordenado de tareas para un proceso de negocio. Se pueden crear programas a partir de una plantilla de tareas predefinidas, o bien manualmente. Cuando los administradores crean un programa, asignan las fechas relativas definidas para las tareas, como Día 1 y 2 del proceso de negocio a las fechas naturales, como 1 y 2 de marzo. Cuando cambien el estado del programa a Abierto, las tareas se ejecutarán en las fechas y horas de inicio programadas.

Por ejemplo, un administrador crea un programa de proceso mensual para marzo, con la tarea Revisar nuevas cuentas asignada al 1 de marzo. Cuando el administrador cambia el programa de Pendiente a Abierto, el 1 de marzo, la tarea Revisar nuevas cuentas se inicia y la notificación por correo electrónico se envía a la persona asignada a la tarea.

Los tipos de tarea permiten estandarizar los detalles de las tareas en todas las tareas del mismo tipo. Todas las tareas creadas a partir del tipo de tarea heredan los detalles que se hayan definido en el tipo de tarea. Por ejemplo, cuando un administrador define la configuración de Tipo de tarea como instrucciones o reglas para el tipo de tarea Aprobar datos, esa configuración la compartirán todas las tareas creadas con el tipo de tarea Aprobar datos.

• Tarea básica: tipo de tarea predeterminada, que no contiene ningún detalle sobre la tarea.
• Tarea padre: tipo de tarea que permite crear tareas padre para jerarquías de tareas. Por ejemplo, la tarea padre Cargar datos puede tener tareas hijo de Cargar datos de ventas de EMEA y Cargar datos de ventas de NA.
• Tarea de integración: tipo de tarea que define una acción e incluye el componente de aplicación, como un formulario, o bien los parámetros necesarios para enlazar a una aplicación externa. Las integraciones y los tipos de tareas predefinidos se cargan automáticamente en su servicio. Cuando haya configurado una conexión a otro servicio, puede incluir tipos de tareas de integración de dicho servicio en las tareas.

  Por ejemplo, un administrador que utiliza el Gestor de tareas en un servicio puede activar y sincronizar conexiones a un servicio diferente, como Account Reconciliation, que carga los tipos de tareas y las integraciones de Account Reconciliation predefinidas.

Las integraciones se utilizan para automatizar tareas en procesos de negocio de Oracle Fusion Cloud EPM y aplicaciones externas. Puede definir tareas que incluyen integraciones con otras aplicaciones. Para los servicios de Cloud EPM, el servicio se configura automáticamente con integraciones predefinidas locales para el proceso de negocio.

Si está suscrito a otros servicios de Cloud EPM, puede crear conexiones entre servicios y activar integraciones con el Gestor de tareas. Las integraciones creadas previamente le permiten realizar tareas del Gestor de tareas que tienen acceso a otra funcionalidad de Cloud EPM. También puede crear integraciones personalizadas, por ejemplo, tareas de supervisión de eventos personalizadas.

Las tareas de integración se ejecutan en función de uno de estos tipos de ejecución definidos en la tarea:

• Usuario final: tarea que requiere que el usuario interactúe con una interfaz de usuario para llevarla a cabo. Cuando un usuario inicia una tarea de usuario final, la tarea abre automáticamente el componente de la interfaz de usuario necesario para realizar la tarea. Por ejemplo, en la tarea Introducir datos de formulario es necesario que un usuario introduzca datos. Cuando se inicia la tarea Introducir datos de formulario, se abre la interfaz de usuario del formulario.
• Automatización de procesos: tarea que se ejecuta en segundo plano, sin que sea necesario ningún tipo de interacción del usuario. Estas integraciones se ejecutan automáticamente en aplicaciones externas cuando se alcanza su hora y su fecha de inicio y terminan las tareas predecesoras. Por ejemplo, se puede definir una tarea de carga de datos para que se ejecute automáticamente por la noche en función de su fecha y hora de inicio.
• Supervisión de eventos: tarea utilizada para supervisar un evento concreto que se ha producido en un sistema externo. Cuando se produce la acción o se llega al estado en la aplicación externa, el estado de la tarea cambia a Cerrada. Por ejemplo, si está trabajando con el gestor de tareas en una aplicación, puede supervisar el estado de una tarea Copiar datos en una aplicación externa. Cuando la tarea Copiar datos se haya realizado y vea que su estado es Cerrada, puede iniciar la siguiente tarea de la aplicación, por ejemplo, Aprobar datos.

Las alertas son notificaciones de los usuarios acerca de problemas que encuentran durante el proceso, por ejemplo, problemas de hardware o software. Cuando los usuarios se encuentran con uno y crean una alerta al respecto, seleccionan en una lista de tipos de alerta predefinidas para identificar el problema. A continuación, se envía la alerta a la persona asignada que se haya definido en el tipo de alerta para que la resuelva.

Por ejemplo, un usuario tiene una tarea vencida y no puede acceder a las tareas que tiene asignadas. El usuario selecciona un tipo de alerta, como Problema de acceso, que envía la alerta a la persona asignada predefinida, por ejemplo, el administrador del sistema. El administrador del sistema resuelve el problema de acceso y cierra la alerta.

Los tipos de alertas son categorías de posibles problemas que se podrían producir durante el proceso de negocio. Los administradores pueden crear tipos de alertas como Sin datos o Problema de acceso. Cada tipo de alerta define un procedimiento que se utiliza para capturar información crítica sobre el problema y le asigna personal clave para que lo solucione.

Por ejemplo, un administrador puede crear un tipo de alerta denominado Problema de acceso, que contiene preguntas para que los usuarios ofrezcan información más detallada. El administrador define un flujo de trabajo para el tipo de alerta con una persona asignada para resolver el problema, como un administrador del sistema, y una persona asignada sustituta si se desea.

En Configuración del sistema los administradores del servicio pueden especificar valores predeterminados para la configuración del gestor de tareas.

Los administradores pueden definir símbolos de integración global para gestionar parámetros para URL, por ejemplo, en las instrucciones de tareas. Pueden determinar reglas de vacaciones para fechas de vacaciones que se aplican a programaciones, así como crear unidades organizativas de unidades de negocio o geográficas para asociarlas a la configuración de la tarea como vacaciones o zonas horarias. También pueden configurar opciones como comentarios o supresiones de tareas, notificaciones por correo electrónico, reguladores de tareas para definir valores máximos para los tamaños de listas y archivos, aprobaciones de solicitudes de reasignación, permisos para reabrir tareas y especificar cómo aparecen las tareas en Smart View, la lista de tareas y el panel de bienvenida.

Una lista de trabajo es la pantalla principal del usuario final donde los usuarios pueden trabajar fácilmente en las tareas que tengan asignadas.

En la página Tareas de programación se muestra una lista de programas y las tareas que contienen. De esta forma los usuarios pueden ver todas las tareas de un programa. Las opciones de filtrado y vistas guardadas permiten a los usuarios revisar rápidamente sus tareas.

El panel Descripción general proporciona una vista resumida de todas las tareas de un PDV. Puede filtrar tareas por año, periodo o programa. Puede ver las tareas por programa, prioridad, tipo de tarea o unidad organizativa y obtener detalles de las tareas.

En el panel Conformidad se proporcionan métricas sobre el modo en el que la empresa ha alcanzado sus objetivos de conformidad, distinguiendo las tareas que se han completado a tiempo de aquellas que se han ejecutado con retraso, y proporcionando un recuento de las que se han aprobado o rechazado. Puede filtrar tareas por año, periodo y programa, ver las métricas de rendimiento de usuarios en función del usuario y la unidad organizativa, así como obtener detalles de tareas.

El panel operativo proporciona un resumen general de los datos para un proceso del Gestor de tareas mediante distintas visualizaciones. Los paneles operativos pueden combinar gráficos, listas o vistas dinámicas.

Por ejemplo, puede crear un panel operativo denominado Rendimiento de tareas, que contiene un gráfico de barras para rendimiento a tiempo, un gráfico circular para el estado de la tarea y una vista dinámica para el estado por usuario.

El Informe de Gestor de tareas es un informe proporcionado de forma predeterminada sobre la ejecución de las tareas. Por ejemplo, muestra tareas en riesgo, adelantadas, con retraso o rechazadas por un aprobador. También muestra la conformidad de tareas, el rendimiento por unidad organizativa, los usuarios con tareas con retraso y la pista de auditoría de los cambios de tareas.

Los administradores pueden definir sus informes personalizados de la forma necesaria.