Descripción general del Gestor de tareas
Con una suscripción a EPM Enterprise, el servicio tiene tareas de automatización de procesos y de usuario finales integradas cargadas previamente que se pueden utilizar en el proceso de negocio. Los administradores pueden agregar tareas adicionales integradas con otros procesos de negocio mediante conexiones con otros servicios de Oracle Fusion Cloud EPM. El servicio se puede seguir ampliando para incluir integraciones con aplicaciones que no sean de Cloud EPM. La suscripción de EPM Standard no incluye ninguna tarea integrada local y no se puede ampliar para incluir ninguna otra tarea integrada.
Con el Gestor de tareas, puede:
- Definir las tareas y programar para garantizar un flujo de tareas eficiente.
- Automatizar el proceso de negocio, realizar seguimiento de su estado y enviar notificaciones y alertas.
- Supervisar un proceso de negocio y actuar rápidamente con los posibles errores para evitar retrasos.
- Proporcionar notificaciones por correo electrónico para morosidades, fechas de vencimiento y cambios de estado.
- Analizar la efectividad del proceso de negocio.
Cómo funciona el Gestor de tareas
El Gestor de tareas proporciona un marco en el que se pueden definir los siguientes componentes clave para un proceso de negocio:
- Las unidades organizativas permiten modelar regiones, entidades, unidades de negocio, divisiones o cualquier otra división organizativa o geográfica que esté asociada a la tarea. Modele estas unidades organizativas como jerarquías para crear la estructura real y facilitar la generación de informes.
- Las reglas de vacaciones son recopilaciones de fechas de vacaciones que se utilizan al programar tareas.
- El administrador configura los tipos de tareas para garantizar la consistencia en las tareas y para aprovechar las integraciones de productos predefinidas. Si los tipos de tareas predefinidos no cumplen el requisito, pueden crear un tipo de tarea. Los tipos de tareas pueden ser automáticos o manuales con una persona asignada definida.
- La finalidad de las plantillas de tareas es usar un conjunto de tareas repetible en varios periodos. Estos programas representan la secuencia cronológica de tareas creadas al seleccionar una plantilla y asignar fechas naturales.
- Las tareas se pueden asignar a un usuario, equipo o grupo.
El proceso de negocio se inicia cuando el estado del programa cambia de Pendiente a Abierto. Durante el proceso de negocio, el usuario recibe notificaciones por correo electrónico acerca de las tareas asignadas y puede hacer clic en enlaces incluidos en el mensaje para acceder directamente a ellas. Los administradores tienen que activar las notificaciones por correo electrónico para permitir esta función. Los usuarios también pueden crear alertas para los posibles problemas, y estas se reenvían a las personas asignadas y a los aprobadores para que las solucionen.
Roles en el Gestor de tareas
El Gestor de tareas incluye tres roles clave:
- Administrador del servicio o Usuario avanzado: configura plantillas y tareas para el proceso de negocio y supervisa el estado de las actividades del panel.
- Usuario final: revisa y realiza las tareas asignadas. Pueden ver la lista de tareas asignadas en la aplicación o en el correo electrónico de la tarea asignada.
- Aprobador: revisa las tareas y determina si estas se pueden aprobar o no.
Para ver los flujos de tareas de ejemplo, consulte Flujos de tareas de muestra.
Tareas del administrador del servicio o del usuario avanzado:
- Configure usuarios. Consulte Gestión de usuarios y funciones en Guía de introducción para administradores.
- Realice los procedimientos de configuración necesarios:
- Configurar las unidades organizativas. Consulte Gestión de unidades organizativas del Gestor de tareas.
- Configurar los símbolos de integración global. Consulte Administración de símbolos de integración global.
- Configurar reglas de vacaciones. Consulte Gestión de reglas de vacaciones para tareas.
- Configuración del tamaño de adjunto y otros ajustes del sistema. Consulte Establecimiento de reguladores del Gestor de tareas.
-
Activación de notificaciones de correo electrónico. Consulte Configuración del correo electrónico para notificaciones en Trabajar con Tax Reporting.
- Revise las tareas necesarias para el proceso de negocio y configure los tipos de tarea para garantizar la consistencia en estas y para usar las integraciones de productos predefinidas. Consulte Administración de tipos de tarea.
- Defina y guarde un conjunto de tareas como plantilla para poder usarlas en periodos futuros, ya que muchos de los procesos de negocio son repetitivos. Consulte Gestión de plantillas de tareas.
Por ejemplo, un administrador puede configurar un proceso de negocio mensual o trimestral una vez y después utilizarlo de forma reiterada para todos los meses o todos los trimestres. Las tareas se definen con predecesores, personas asignadas y aprobadores de tareas.
- Genere un programa (un conjunto cronológico de tareas) seleccionando una plantilla y asignando fechas naturales para iniciar un proceso de negocio. Las tareas genéricas de la plantilla se aplican a fechas civiles. Consulte Administración de programas.
- Cambie el estado del programa de Pendiente a Abierto para iniciar un proceso de negocio.
- Modifique y supervise el programa de la forma necesaria.
Tareas de usuarios finales y de aprobadores:
Una vez que el administrador cambie el estado del programa (Abierto) para empezar un proceso de negocio, los usuarios pueden leer las instrucciones de la tarea, responder las preguntas, enviar, reasignar, aprobar y rechazar tareas y acceder a tareas desde notificaciones de correo electrónico o iniciando sesión en la aplicación.
Durante el proceso de negocio, los usuarios pueden:
- Recibir notificaciones por correo electrónico acerca de las tareas asignadas y hacer clic en enlaces incluidos en el mensaje para acceder directamente a ellas.
- También iniciar sesión para revisar y acceder a tareas asignadas en los diferentes tipos de vistas.
- Realizar tareas y enviarlas a los aprobadores, que otros usuarios podrán ver.
- Crear alertas sobre los problemas con los que se vayan encontrando, como, por ejemplo, problemas de hardware o software. Las alertas se reenvían a las personas asignadas y a los aprobadores para que las solucionen.
Vea este vídeo de descripción general para obtener más información.
Navegación por la interfaz de usuario del Gestor de tareas
- El administrador del servicio o los usuarios avanzados pueden acceder al Gestor de tareas desde Aplicaciones > Gestor de tareas.
- Los usuarios acceden al gestor de tareas desde Inicio > Tareas. Pueden acceder a Paneles desde Inicio > Operaciones para supervisar las ejecuciones de sus tareas. Se puede acceder a más informes desde Aplicación > Informes de tareas/adicionales.