Bloqueo y desbloqueo de entidades

Puede ver el estado de bloqueo, así como bloquear y desbloquear entidades en la página Aprobaciones. También puede ver el estado de bloqueo y el estado del cálculo en el formulario Estado de los datos.

Con el proceso de carga de los datos no se cargan las entidades bloqueadas. Si una entidad está bloqueada o aprobada, no puede enviar, contabilizar ni descontabilizar un asiento; ni tampoco modificar un formulario de datos que contenga dicha entidad. Tampoco puede ejecutar las reglas de negocio Consolidación o Conversión predefinidas ni las reglas a petición en una entidad bloqueada.

Si está activada la opción Organización por periodo mejorada, si la unidad de aprobación de una instancia de una entidad compartida está bloqueada, no se pueden introducir datos comunes en ninguna instancia, con independencia del estado de dicha instancia. Sin embargo, los datos de nodos solo se bloquearán para la instancia (o instancias) para las que esté bloqueada su unidad de aprobación.

Tenga en cuenta que los datos del nodo tampoco estarán disponibles para introducirse en una entidad Inactive si su padre está bloqueado.

Vea el siguiente vídeo para obtener más información sobre el proceso de bloqueo y desbloqueo:

Ascenso, aprobación y bloqueo de datos

Para bloquear o desbloquear una entidad, debe crear una jerarquía de unidades de aprobación que contenga las entidades que desee bloquear. De forma predeterminada, Financial Consolidation and Close proporciona una unidad de aprobación llamada "Geografía total".

Para bloquear o desbloquear entidades, debe ser administrador del servicio o usuario avanzado. Al crear una aplicación, se define automáticamente un propietario para la unidad de aprobación "FCCS_Geografía total". El propietario es el mismo que el administrador del servicio.

Puede modificar la información del propietario de la jerarquía de unidades de aprobación predeterminada "FCCS_Total Geography" siempre y cuando el propietario sea un administrador del sistema o usuario avanzado válido con acceso de escritura a las entidades de la jerarquía de unidades de aprobación.

No hace falta definir un revisor para "FCCS_Total Geography", ya que este es opcional. Todos los descendientes de "FCCS_Total Geography" heredarán la misma información del propietario que su padre a menos que decida tener un propietario o revisor diferente para una entidad individual de la jerarquía de unidades de aprobación.

Si crea jerarquías fuera de "FCCS_Total Geography", debe definir un propietario válido para esa jerarquía.

Bloqueo de entidades

Solo puede bloquear datos si se cumplen las siguientes condiciones:

El estado del cálculo de la entidad debe ser Correcto, Sin datos o Cambio del sistema. No puede bloquear una entidad con estado Cálculo afectado.
Si está activada la opción Organización por periodo mejorada, las condiciones del estado de cálculo se aplican tanto al "estado de cálculo" que representan datos comunes como al "estado de nodo" que representa los datos del nodo. El valor de Estado del cálculo será el mismo en todas las instancias de una entidad compartida, pero el valor de Estado del nodo será específico de cada una de las instancias de una entidad compartida.
Los datos del periodo anterior deben estar bloqueados. Por ejemplo, solo puede bloquear una entidad en el periodo Febrero si está bloqueada en Enero.

Para bloquear entidades:

En la página de inicio, haga clic en Aprobaciones.
Seleccione la unidad de aprobación Geografía total.

De forma predeterminada, la unidad de aprobación Geografía total tiene el estado Sin sincronizar, y se debe sincronizar.
Haga clic en el icono Sincronizar para sincronizar la unidad de aprobación.

Nota:
Debe repetir este paso cada vez que agregue o elimine una entidad y refrescar la base de datos.
Para iniciar la unidad de aprobación, haga clic en el icono Navegador y, a continuación, seleccione Gestionar aprobaciones.

Si no inicia una unidad de aprobación, las entidades de esa unidad de aprobación permanecerán en estado "No iniciado".
Seleccione el escenario, año y período que desea iniciar y haga clic en Ir.
En la lista de vistas de la derecha, seleccione Vista de árbol.
Expanda "Geografía total" hasta que vea FCCS_Geografía total.

FCCS_Geografía total está en estado "No iniciado"
Haga clic en Iniciar para iniciar "FCCS_Geografía total".

A continuación, el sistema cambia al estado "Desbloqueado", junto con todos sus descendientes.
En la página de inicio, haga clic en Aprobaciones.
Haga clic en una unidad aprobación desbloqueada.
En la página Cambiar estado, haga clic en Cambiar estado para cambiar el estado a Bloqueado.
Haga clic en Listo.

Si se produce un error durante el proceso de bloqueo o desbloqueo, la página Aprobaciones muestra un estado Con errores junto a la unidad de aprobación. Haga clic en el enlace para ver un informe de validación detallado y resolver el error.

Desbloqueo de entidades

Solo puede desbloquear datos para un periodo si el periodo siguiente está desbloqueado. Por ejemplo, solo puede desbloquear una entidad en Febrero si la entidad está desbloqueada en Marzo.

Puede seleccionar la opción Desbloquear o Desbloquear uno:

Desbloquear: si selecciona la acción Desbloquear en una entidad padre, el sistema desbloquea la entidad padre y todos sus descendientes.
Desbloquear uno: si selecciona la acción Desbloquear uno en una entidad padre, el sistema solo desbloquea la entidad padre, pero no sus descendientes.

Al desbloquear una entidad y seleccionar el propietario de la entidad, puede ser cualquier propietario de la ruta jerárquica anterior, incluido el propietario actual. Si selecciona la opción Automático para el propietario, el nuevo propietario será el propietario actual de la entidad.

Para desbloquear entidades:

En la página Aprobaciones, haga clic en una unidad aprobación bloqueada.
En la página Cambiar estado, en la lista desplegable Acciones, seleccione una opción:
- Desbloquear: Desbloquea la entidad padre y todos sus descendientes.
- Desbloquear uno: Desbloquea solo la entidad padre.
Haga clic en Listo.

Desbloqueo de nuevas entidades

Al agregar una entidad nueva a una jerarquía, el sistema implementa un bloqueo como parte del proceso de sincronización. La entidad nueva hereda el estado de bloqueo de su padre de los periodos anteriores. El sistema realiza una comprobación desde el primer periodo de la aplicación en el que el padre está bloqueado. La entidad nueva se bloquea automáticamente si el padre está bloqueado.

Si la opción Organización por periodo mejorada está activada, las nuevas instancias de una entidad compartida se consideran como entidades nuevas.

El sistema bloquea la entidad (o la nueva instancia de una entidad compartida) si se cumplen las siguientes condiciones:

La entidad nueva tiene el estado NODATA y Sin iniciar.
El padre de la entidad nueva está bloqueado.
El periodo anterior de la entidad nueva está bloqueado.

Si no quiere que la entidad nueva esté bloqueada, tendrá que desbloquearla manualmente, lo que provocará que el padre se desbloquee.

Después de agregar una entidad nueva (o una nueva instancia de una entidad compartida), la jerarquía de unidades de aprobación tendrá el estado "Sin sincronizar", ya que ha cambiado los metadatos.

Para sincronizar jerarquías de unidades de aprobación:

Haga clic en el icono Navegador , y en Flujo de trabajo, haga clic en Unidad de aprobación.
Seleccione una jerarquía de unidades de aprobación mostrada como Sin sincronizar y haga clic en Sincronizar.
El sistema sincronizará todas las jerarquías de unidades de aprobación de la aplicación para evitar conflictos cuando una entidad pertenece a varias jerarquías.
Para consultar el estado del proceso de sincronización, vaya a la consola Trabajos.
La lista Trabajos incluye el estado de todas las jerarquías de unidades de aprobación que se están procesando, así como detalles de los errores que se produzcan.

Directrices para iniciar entidades

Si una entidad forma parte de una jerarquía de unidades de aprobación y si la jerarquía de unidades de aprobación está asignada a alguna combinación escenario/año/periodo, se considera que la entidad participa en el proceso de revisión.

Si una entidad no forma parte de una jerarquía de unidades de aprobación o si la jerarquía de unidades de aprobación no está asignada a ningún escenario/año/periodo, se considera que la entidad no participa en el proceso de revisión.

Para las entidades que participan en el proceso de revisión, el sistema solo permite la entrada de datos en la entidad una vez que esta ha iniciado el proceso de revisión (el estado es Desbloqueada en la plantilla Consolidación o En revisión en la plantilla Ascendente). Esta comprobación se realiza para evitar afectar a un padre bloqueado. Por tanto, tendrá que iniciar la entidad para poder introducir datos en la misma.

Si está activada la organización mejorada por periodo, el sistema solo permite la entrada de datos común en la entidad al menos una vez que esta ha iniciado el proceso de revisión (el estado es Desbloqueada en la plantilla Consolidación o En revisión en la plantilla Ascendente). El sistema solo permite la entrada de datos en el nodo en la entidad una vez que se haya iniciado el proceso de revisión de la instancia específica.

Esta directriz para iniciar entidades se aplica a todos los procesos de modificación de datos. Estos incluyen la entrada de datos a través de Formularios de datos y SmartView, la carga de datos, la copia y el borrado de datos, la contabilización de asientos, la contabilización de datos adicionales, la consolidación, la conversión y el cálculo de reglas a petición.

Si todavía no ha iniciado las entidades porque está cargando datos históricos, esto afectará a la carga de datos, ya que el sistema impide la entrada de datos a menos que la entidad se haya iniciado. Si no quiere iniciar el proceso de revisión mientras carga y concilia datos históricos, puede eliminar manualmente la asignación de unidades de aprobación de la jerarquía de unidades de aprobación. Cuando esté preparado para bloquear las entidades, tendrá que agregar manualmente la asignación de la jerarquía de unidades de aprobación e iniciar el proceso de revisión.

Directrices para las entidades Inactive si está activada la organización por periodo mejorada

Si la opción Organización por periodo mejorada está activada, y a una entidad de una jerarquía de unidades de aprobación se le ha asignado un método de consolidación Inactive, se modifican las dependencias jerárquicas.

Se crea un "punto de corte" entre la entidad Inactive y su padre de manera que ninguna dependencia jerárquica se arrastre al punto de corte. La entidad Inactive y su jerarquía secundaria se consideran como si se tratara de una jerarquía independiente. El bloqueo o desbloqueo de una entidad Inactive bloqueará o desbloqueará esa entidad y a sus descendientes activos, pero no afectará a sus antecesores. El bloqueo o el desbloqueo de un antecesor de una entidad Inactive no afectarán a la entidad Inactive o sus descendientes.

Se evitará la introducción de datos comunes en una instancia Inactive de una entidad compartida si alguna de las instancias de la entidad compartidas está bloqueada. Se evitará la introducción de datos de nodos en una instancia Inactive de una entidad compartida si la instancia Inactive de su padre está bloqueada. Una instancia Inactive no bloqueada de una entidad compartida permite la introducción de datos comunes si el resto de instancias de esa entidad compartida no están bloqueadas, pero durante la entrada de datos del nodo también es necesario que el padre (que se verá afectado por la entrada de datos del nodo de cualquier entidad hija, incluyendo a un hijo Inactive) esté desbloqueado.

El siguiente diagrama es un ejemplo de entidades Active/Inactive.

Ejemplo del bloqueo de entidades inactivas

En este ejemplo, selecciona la entidad Top para el proceso Start.

P1 y sus descendientes se omitirán, ya que el valor de P1 es Inactive.
P2 y E4 se incluirán.
P2A y sus descendientes, así como E5, se omitirán, ya que tienen el valor Inactive.
P3 se incluirá, pero E6 se omitirá porque su estado es Inactive.

En resumen, se incluirán las siguientes entidades en el proceso Start: Top, P2, E4, P3.

Tenga en cuenta que las siguientes acciones de aprobación se considerará que tienen el estado Active/Inactive:

Iniciar
Excluir
Ascender
Aprobar
Bloquear
Desbloquear